Ивент-агентство интегрировало IP-телефонию MANGO OFFICE с Мегаплан и создало единое пространство для работы с клиентами

О заказчике

UNO Event Group организует мероприятия любого масштаба: деловые конференции, выставки, фестивали, корпоративные встречи и специальные события. Агентство берет на себя полный цикл работ — от концепции и дизайна до технического продакшна, логистики и пост-продакшна.

О поставщике решения

MANGO OFFICE — разработчик программного обеспечения и сервисов для бизнес-коммуникаций, один из ведущих поставщиков SaaS-решений и участник российского рынка виртуальных АТС. Продукты MANGO OFFICE дают возможность бизнесу выстроить прозрачную систему коммуникаций на всех уровнях, помогают повысить продажи, улучшить клиентское обслуживание и сервис, ускорить взаимодействие в команде.

Предпосылки проекта

До внедрения интеграции Виртуальной АТС MANGO OFFICE с CRM Мегаплан звонки не записывались и не фиксировались в единой UC-системе. Сотрудники хранили информацию в разных местах — в телефонах, Excel и Google-таблицах, ежедневниках и на стикерах. Руководство не видело, сколько поступало обращений, на каком этапе находится каждая сделка и кто за нее отвечает. С ростом числа проектов стало сложнее отслеживать обращения. Это привело к потере клиентов и путанице в задачах.

Ход проекта

UNO Event Group внедрила интеграцию Виртуальной АТС MANGO OFFICE с Мегаплан. Она объединила телефонию и CRM в единый процесс: теперь каждый звонок автоматически сохраняется и привязывается к карточке клиента.

В результате скорость обработки заявок выросла на 40 %, а время согласования проектов сократилось почти в два раза. Каждый звонок автоматически записывается и прикрепляется к карточке клиента в CRM. Новые контакты создаются без ручного ввода.

Звонки автоматически распределяются в зависимости от типа обращения. Новые заявки поступают в клиентскую службу, а вызовы по действующим проектам сразу направляются ответственному продюсеру. При смене менеджера новый сотрудник сразу видит полную историю работы с клиентом.

Руководство получило инструмент контроля качества общения: записи разговоров можно прослушать в любой момент. Статистика Виртуальной АТС показывает количество и продолжительность звонков, а также частоту обращений. Это помогает оценивать загрузку команды и распределять ресурсы на основе данных.

Итоги проекта

По итогам внедрения продуктов MANGO OFFICE:

• скорость обработки заявок выросла на 40%;
• время согласования проектов сократилось почти в два раза.

«В event-индустрии особенно важно не терять детали общения с клиентами. Одновременно могут идти десятки проектов, а каждый новый звонок влияет на сроки и качество подготовки мероприятия. Интеграция Виртуальной АТС MANGO OFFICE с CRM Мегаплан помогает собрать всю историю взаимодействия в одном месте и сделать работу команды более управляемой», - отметил директор департамента по работе с малым и средним бизнесом MANGO OFFICE Андрей Вашуркин.

«Раньше мы держали все в голове и на листочках. После того как подключили телефонию MANGO OFFICE и настроили интеграцию с CRM, каждый звонок автоматически становится частью проекта», - рассказал директор и основатель UNO Event Group Петр Лапин.

«Для event-проектов особенно важны скорость работы, соблюдение сроков и предсказуемость результата. Когда процесс подготовки мероприятия прозрачен, вы быстрее отвечаете заказчикам, меньше времени тратите на согласования и повышаете взаимный уровень доверия. Для нас важно, чтобы Мегаплан не просто закрывал отдельные задачи, а помогал event-компаниям выстраивать проектную работу системно, в том числе благодаря интеграциям с проверенными сервисами — такими, как АТС MANGO OFFICE», - резюмировал генеральный директор «Мегаплан» Сергей Козлов.