EOS for SharePoint в мэрии города Новосибирска: 5-летний юбилей работы единой СЭД

О заказчике

Новосибирск - самое крупное муниципальное образование в Российской Федерации, третий по численности населения город в России. Постоянное население на 1 января 2015 г. – 1567,1 тыс. человек (57,1 % населения Новосибирской области). Современный Новосибирск - это деловой, торгово-финансовый, научно-промышленный и культурный центр азиатской части России. По итогам 2015 года Новосибирск включен в топ-10 регионов России по уровню развития информационного общества. При составлении рейтинга учитывались инфраструктурные и отраслевые показатели. В числе первых – ИКТ-инфраструктура и управление информатизацией в органах госвласти. Попадание на верхние строчки рейтинга вполне объяснимо: руководство региона уделяет много внимания развитию и применению ИT в различных органах власти.

Здание мэрии Новосибирска (источник: Novo-sibirsk.ru)

Об исполнителе

Компания «Офис-Док» организована в 2001 году в Петербурге и специализируется на внедрении систем электронного документооборота и управления контентом. Компанией было осуществлено более 400 проектов, масштабы которых варьируются от 5 до 5 тыс. рабочих мест. Среди клиентов «Офис-Док» - как небольшие организации, так и крупные структуры, состоящие из десятков территориально распределенных объектов. В частности, заказчиками компании являются «Ленгазспецстрой», «Воздушные Ворота Северной Столицы» (управляющая компания аэропорта «Пулково»), «Ленинградская областная управляющая электросетевая компания», «Термекс», «Государственный Эрмитаж». Успешно осуществлены проекты в исполнительных и законодательных органах государственной власти 20 субъектов РФ и администрациях более 40 городов России. Проект внедрения электронного документооборота в Правительстве Республики Бурятия попал в список крупнейших проектов СЭД/ECM в госсекторе России за 2013-2014 годы. «Офис-Док» - золотой партнер компании ЭОС, награжден дипломами «Лучший партнер ЭОС» за 2007, 2008, 2009, 2010, 2011, 2012, 2013, 2014, 2015 годы.

Предпосылки проекта

Исторически в мэрии Новосибирска для работы с документами использовались 8 систем, созданных на разных платформах и работавших автономно. «Мы отдельно регистрировали обращения граждан по ФЗ-59, отдельно – нормативно-правовые акты, кроме того, функционировала система для работы с поручениями мэра, решение для планирования и так далее. Это было ужасно неудобно. Пришло время, когда мы поняли, что нам необходим новый единый инструмент для организации документооборота. При этом мы хотели, чтобы работать с документами в системе могли не только орготделы, но и руководство, и конечные специалисты, которым даются различные поручения», - рассказывает начальник управления информатизации мэрии города Новосибирска Олеся Филатова.

Начальник управления информатизации мэрии города Новосибирска Олеся Филатова

Платформа SharePoint, на базе которой было решено автоматизировать документооборот, использовалась в мэрии Новосибирска с 2007 года. В частности, именно на ней был построен внутренний портал мэрии, который содержит различные разделы для совместной работы структур мэрии и муниципальных учреждений, Совета депутатов города Новосибирска, городских служб. Позже на этом портале начали появляться небольшие отраслевые информационные системы для внутренней работы.

«Данная платформа была удобна, пользователи к ней привыкли. Конечно, мы оценили потенциал и других решений – например, присмотрелись к СЭД «ДЕЛО» компании ЭОС, к Lotus от IBM, которая использовалась в администрации области. Но раз уж платформа SharePoint хорошо себя зарекомендовала, мы посчитали логичным, если решение по документообороту будет также на SharePoint – это стало бы хорошим дополнением к уже имеющейся инфраструктуре. К тому же это упрощало процесс обучения сотрудников. Однако отмечу, что все-таки при выборе решения первоочередное внимание мы уделяли не столько самой технологии, сколько функциональным возможностям системы документооборота», - говорит Олеся Филатова.

В результате было выбрано решение EOS for SharePoint компании ЭОС, созданное на платформе SharePoint. Партнером по внедрению стала петербургская компания «Офис-Док». Изначально заказчику хотелось, чтобы интегратор располагался ближе к Новосибирску, но разные часовые пояса на внедрении и сопровождении проекта не отразились: партнеры обеспечили доступность во временном режиме Новосибирска и максимально оперативное реагирование на все возникающие проблемы.

Ход проекта внедрения EOS for SharePoint

Проект внедрения EOS for SharePoint в мэрии города Новосибирска стартовал в 2010 году – тогда компанией «Офис-Док» был реализован пилотный проект, в рамках которого была проведена установка и внедрение 50 рабочих мест и автоматизирован учет документов. В 2011 году было приобретено еще 500 лицензий, что позволило масштабировать систему на все подразделения мэрии. После этого ежегодно количество лицензий увеличивалось.

Так как платформа SharePoint была хорошо знакома ИТ-специалистам заказчика, ряд работ они могли провести самостоятельно. Специалисты «Офис-Док» несколько раз приезжали для совместной реализации важных этапов проекта, в остальных случаях процесс вполне успешно шел удаленно.

При реализации каждого очередного этапа в мэрии Новосибирска последовательно отказывались от одной из восьми используемых до этого систем. «Нам необходимо было свести к минимуму человеческие затраты: нельзя было при внедрении единой системы нарушить существующую схему обмена документами, при этом нужно было избежать дублирующей регистрации документов и в старых, и в новой системе», - вспоминает Олеся Филатова.

Внедрять СЭД в каждом подразделении муниципалитета последовательно было невозможно. Заказчику пришлось идти, что называется, «широким фронтом». На первом этапе в СЭД начали работать специалисты комитета распорядительных документов: они регистрировали в системе все нормативно-правовые акты, а это около 1200 документов в месяц. Результат не заставил себя ждать: горы бумажных копий стали резко уменьшаться. Затем к СЭД подключилась канцелярия мэрии, вся входящая корреспонденция стала переводиться в электронный вид. Следующим шагом стало подключение к СЭД сразу всех организационно-контрольных отделов всех структур мэрии и аппарата мэра. Именно они являлись основными регистраторами исходящей корреспонденции, резолюций и поручений руководителей, приказов и распоряжений, протоколов совещаний. Конечно же, в ходе проекта совершенствовали и техническую базу – покупали серверное оборудование, хранилища данных, сканеры, принтеры штрих-кодирования, строили систему резервирования данных.

Что касается сложностей, которые возникли при внедрении, то, по словам Олеси Филатовой, самым сложным оказалось переломить психологию людей: пока система «пустая», очень трудно убедить пользователей в том, что она дает огромные возможности аналитики и контроля. Однако, когда документы стали накапливаться, и оказалось, что можно, не вставая с рабочего места, получить полную информацию о документе и поручениях, которые по нему даны, построить отчеты и проконтролировать исполнение резолюций – настал переломный момент.

Кстати, на платформе SharePoint в 2011 году был создан внешний интернет-ресурс мэрии – Муниципальный портал города Новосибирска, а в 2012 году - система «Общественная приемная».

Муниципальный портал города Новосибирска на платформе SharePoint

Особенности проекта

Целью проекта внедрения EOS for SharePoint было создание единой системы, охватывающей все задачи делопроизводства, но у мэрии Новосибирска было и много специфических требований. Это привело к тому, что решение было серьезно кастомизировано (EOS for SharePoint позволяет многие изменения делать за счет стандартных средств как системы, так и платформы). В ходе внедрения была проведена интеграция с другими системами, разработано большое количество отчетов.

«Как любая госструктура, мы не очень хотим перестраивать организационные моменты. Мэрия достаточно консервативна, поэтому нам хотелось не столько изменять регламенты, сколько адаптировать систему под наши процессы. Это, наверно, не совсем правильно с точки зрения внедрения электронного документооборота – все-таки лучше существующие процессы тоже оптимизировать и совершенствовать, но нам очень сложно изменить сложившуюся практику – проще реализовать в системе соответствующий функционал», - поясняет Олеся Филатова.

«Офис-Док» и ЭОС вдумчиво отнеслись к запросам заказчика, полезность пожеланий была серьезно проанализирована, так что некоторые из них были включены в «коробочное» решение и стали доступны и другим клиентам. Мэрия Новосибирска новый функционал получала при обновлении системы.

Миграция на SharePoint 2013

В новогодние каникулы текущего года мэрией Новосибирска был осуществлен переход на платформу SharePoint 2013, которая открывала новые возможности по производительности и надежности, предоставляла новый функционал, а также соответствующую версию EOS for SharePoint.

Миграция с SharePoint 2010 на SharePoint 2013 – это не просто обновление версии. Сами платформы весьма серьезно отличаются друг от друга. Кроме того, помимо больших объемов данных, нужно было перенести различные персональные настройки на платформе, отчеты, интеграционные механизмы и многое другое. Поэтому процесс требовал примерно двухнедельной проработки и – самое главное – остановки системы. Прервать на две недели работу мэрии невозможно, в связи с чем пришлось использовать новогодние праздники. С помощью специалистов «Офис-Док» переход прошел довольно легко, хотя к этому времени в системе было уже более 360 тыс. документов, не говоря о проектах, поручениях, отметках об утверждении и согласовании. «Благодаря очень слаженной работе наших партнеров, которые пожертвовали каникулами, и специалистов управления информатизации мэрии, а также проведенной серьезной подготовительной работе, мы успешно перешли на новую платформу, ни один документ, ни одна резолюция не были потеряны, и мы почувствовали доверие пользователей системы», - сообщает Олеся Филатова.

После перехода на новую версию EOS for SharePoint внешний вид системы значительно изменился. Все сотрудники привыкли к старому интерфейсу, но новый оказался удобнее и привлекательнее: новая версия требует меньше переключений между окнами, пользователь может выбрать, больше информации отображать на экране или наоборот меньше, если она не нужна. Функционально система также стала лучше: те функции, которые на платформе SharePoint 2010 не могли быть реализованы, на SharePoint 2013 стали возможны.

Итоги проекта

В 2016 году исполняется 5 лет с момента внедрения единой СЭД в мэрии города Новосибирска. Сейчас к СЭД подключены почти все работники мэрии, которые работают с документами и поручениями, а также специалисты муниципальных учреждений и предприятий – около 2200 рабочих мест. На сегодняшний день реализована вся необходимая функциональность, информация более чем по 430 тыс. документов хранится в системе. Совместными с «Офис-Док» усилиями заказчику удалось реализовать полный цикл жизни документа – от создания проекта до списания в архив. Была проведена большая работа и по интеграции СЭД с иными информационными системами – например, с крупной геоинформационной системой департамента строительства и архитектуры мэрии, а также с системой городского архива «Архивное дело».

Бумажный документооборот сократился, но пока специалисты мэрии Новосибирска вынуждены сохранять бумажный оригинал документа, так как в мэрии не внедрена юридически значимая ЭП. Зато создание большого количества копий больше не требуется: раньше, к примеру, если давалось комплексное поручение нескольким департаментам, необходимо было каждому предоставить бумажную копию – сейчас достаточно электронной версии. Электронная рассылка нормативно-правовых актов, которые могут иметь несколько сотен страниц, дает очень существенную экономию.

Также стало удобнее взаимодействовать с администрациями районов – их в Новосибирске восемь, и они расположены довольно далеко от центра. До внедрения EOS for SharePoint их представителям приходилось 1-2 раза в день, а по срочным вопросам и чаще, приезжать в мэрию Новосибирска за документами. Сейчас все документы отправляются в электронном виде, происходит экономия времени и затрат на бензин.

Кроме того, EOS for SharePoint предоставила мэрии новые функциональные возможности, которые ранее не существовали. Это, например, функционал для составления аналитических отчетов. Раньше их не могли сделать автоматически, применялись таблицы в Excel, данные для их наполнения собирала определенная служба, которая контролирует исполнение поручений мэра, все делалось в ручном режиме. Сейчас каждый специалист, включая начальников отдела или департамента, может сформировать любой отчет и посмотреть аналитику по исполнению поручений его отделом – это можно сделать в любое время за любой период по любым документам. Для проведения расширенных аппаратных совещаний, которые мэр проводит раз в месяц, готовятся отчеты по исполнительской дисциплине. Это очень удобно, позволяет усилить контроль над исполнением поручений.

Перспективы проекта

В настоящее время рассматриваются возможности развития и совершенствования проекта – например, увеличения серверных мощностей, оптимизации хранения данных, оптимизации нагрузки, автоматизации резервирования и восстановления данных.

Сейчас заказчик намерен заняться не столько масштабированием в рамках распространенной структуры организации, сколько техническим масштабированием. «Документооборот растет, нам нужно понимать, где все генерируемые документы хранить – будем работать в этом направлении», - поясняем Олеся Филатова.

Также в планах – внедрение мобильной версии системы. Руководители мэрии часто находятся в разъездах, однако им нужно принимать решения максимально оперативно, поэтому доступ к документам с мобильного устройства будет востребован.

Рассматривается и возможность использования юридически значимой ЭП – у мэрии Новосибирска есть свой удостоверяющий центр, имеющий право выдавать ЭП. «Однако пока не доработана нормативно-правовая база внутри мэрии, нас устраивает текущая ситуация с документооборотом, поэтому на данный момент внедрение ЭП стоит в планах», - резюмирует Олеся Филатова.