Компания «Компьютер – Центр «Кей»: внедрение автоматизированной системы управления Dynamics AX

О компании:
Компания «Компьютер-Центр «Кей» была основана в 1991 году и первоначально специализировалась на продаже ПО собственной разработки, а также расходных материалов для компьютерной техники. В 1992 году компания вышла на розничный рынок, открыв свой первый магазин. На сегодня в сети «Кей» - 16 магазинов, включая центральный двухэтажный компьютерный супермаркет на Московском проспекте. В конце прошлого года компания вышла на рынок Великого Новгорода (см. выпуск новостей от 14 декабря 2004 г.), перестав быть «питерской». Сейчас «Кей» открыл магазины в Воронеже, Череповце, Петрозаводске и в скором времени планирует открытие магазина в Липецке. Компания входит в первую тройку игроков, контролируя, по оценкам аналитиков, около 30 % местного рынка. В числе партнеров компании - Intel, Microsoft, Canon, HP, Xerox, Epson, Lexmark, Samsung, LG, Sony, Philips, NEC, Seagate, MSI, ASUS и другие. Ассортимент магазинов сети включает более 28 тыс. позиций.

О подрядчике:
Columbus IT Partner – международная компания с представительствами в 22 странах мира. Компания специализируется на предоставлении консультационных услуг по выбору, внедрению и сопровождению корпоративных информационных систем, а также на управленческом консалтинге. Columbus IT Partner является партнером таких поставщиков бизнес-приложений, как Microsoft Business Solutions (MBS) и Cognos. Также компания уделяет большое внимание разработке отраслевых решений на базе приложений MBS. За 8 лет работы в России Columbus IT Partner завершил более 200 проектов, среди которых: «ССМ-Тяжмаш», «Л'Этуаль», «Юнимилк», «Браас», «Исток» и др. Сейчас российское подразделение является самым крупным и успешным в группе Columbus IT Partner: доля в общем обороте компании составляет 10 - 15 %.

Напомним, что российское подразделение Columbus IT Partner давно работает с розничным сектором и, в частности, является официальным партнером Microsoft по разработке вертикальных решений для автоматизации крупного ретейла (среди реализованных проектов интегратора – «Перекресток», «Дикси», «Старик Хоттабыч», «СВ Техносила», «Техмаркет», «Лама», сеть аптек «Ригла», сеть обувных магазинов «Карло Пазолини» и др.). В конечном счете, розничная торговля и дистрибьюция была выбрана одной из приоритетных для компании Columbus IT Partner отраслей, так как по оценкам экспертов сейчас этот сегмент – один из наиболее перспективных потребителей услуг в области корпоративных информационных систем (см. выпуск новостей от 07 ноября 2005 г.).

«Кей» подыскивал систему «на вырост».

Цели проекта
Одним из важных обстоятельств принятия решения о внедрении Microsoft Dynamics AX (Axapta) стало изменение бизнес-процессов компании «Компьютер центр «Кей» и, в частности, выход ретейлера на рынки других областей Северо-Западного региона. При этом в течение 2003 – начала 2004 года компания проводила оптимизацию своего бизнеса. За это время компания прекратила развитие своей сети: так, 9-й магазин был открыт в октябре 2002 года, а 10-й – в августе 2004 года (см. выпуск новостей от 17 августа 2004 г.).

Ранее в «Кей» использовалась система собственной разработки, выполненная на DOS-платформе. По словам директора по информационным технологиям «Кей» Олега Вайнберга, старое ПО не позволяло использовать современные методы обработки данных, такие как, например, OLAP. «Кроме того, построение региональных отделений потребовало создания системы с более широкими возможностями масштабирования. Очевидно, глобальная перестройка системы на устаревшей платформе была совершенно нецелесообразна», - сообщил он. С расширением розничной сети компании дальнейшая эксплуатация системы стала критичной: она могла не справиться с возросшей нагрузкой. Кроме того, поддержка системы находилась в сильной зависимости от ее разработчиков: этот человеческий фактор повышал риски ее эксплуатации. Однако от самописной системы «Кей» все-таки не отказался: она до сих пор используется во фронт-офисах.

На момент проведения тендера по выбору новой ERP-системы по оценкам ИТ-специалистов компании самописная система могла бы прослужить полноценным инструментом еще в течение двух лет. Как раз этого срока должно было хватить на выбор и внедрение нового программного продукта. Выбор новой корпоративной системы проходил в компании в течение 5 месяцев: изучались как предлагаемые на рынке системы, так и опыт клиентов, использующих эти системы. Например, в процессе выбора системы ИТ-службой «Кей» было проведено исследование среди компаний, которые входят в ТОП-40 отрасли ретейла. Это исследование показало, что те из них, кто занимает в рейтинге позиции с 1 по 10, без исключения используют в качестве ERP-системы SAP, с 10 по 20 – Axapta, ниже 20 – не демонстрируют единообразия в вопросе выбора ERP системы, но в основном пользуются системами самописными и также отечественного производства.

Ход проекта
Первое предложение о внедрении новой системы класса ERP поступило в ИТ-службу компании от SAP. Как такового тендера при выборе системы не проводилось, но в конечном счете он был сделан в пользу MS Dynamics AX. По словам Олега Вайнберга, было очевидно, что при внедрении системы в любом случае потребуется ее адаптация и доработка, и еще большие изменения и доработки будут постоянно необходимы в процессе развития бизнеса, а SAP – решение еще более жесткое, чем Axapta, с этой точки зрения. Особенности ретейла таковы, что игрокам этого рынка приходится очень часто кардинально пересматривать подходы к ведению бизнеса в зависимости от потребностей пользователя. Кроме того, цена внедрения SAP значительно превышала цену внедрения Axapta. Услуги по внедрению Axapta компании «Компьютер центр «Кей» предложили несколько петербургских интеграторов, в итоге к ведению проекта приступила Columbus IT. О начале проекта было объявлено еще в феврале 2005 года (см. выпуск новостей от 10 февраля 2005 г.).

«Основная цель проекта заключалась в том, чтобы консолидировать управление закупками и продажами, оптимизировать товарные потоки и получить в свое распоряжение мощный аналитический инструмент. Так как мы по праву считаем себя лидерами регионального рынка, мы хотели получить систему, полностью удовлетворяющую особенностям нашего бизнеса и при этом не утратить разработанные собственными силами ноу-хау», - отметил директор по ИТ компании «Компьютер центр «Кей» Олег Вайнберг.

Сотрудничество «Кей» и Columbus IT строилось по принципу Time&Material, то есть по результатам проекта оплачивалось затраченное разработчиком время, а не заранее оговоренная фиксированная цена (Fixed Price). Применение такого подхода оправдывает себя, особенно в тех случаях, когда объем проекта может измениться. В частности, например, в ходе проекта, было принято решение отказаться от автоматизации одного из подразделений, так как его бизнеспроцессы требовали реинжениринга.

Внедрение Microsoft Axapta позволило автоматизировать работу центрального офиса компании, а именно - центрального склада, коммерческой службы, отдела логистики и аудита. Помимо прочего, в «Кей» используется ряд других специальных программ, от DOS фронт-офиса до «1С» версии 8.0, которые также интегрированы с Axapta. Интеграция проводилась совместными усилиями специалистов «Кей» и Columbus IT. Внедрение позволило «Кей» решить ключевые задачи центрального офиса, включая прогнозирование продаж, планирование закупок товара на основе полученных прогнозов продаж, ценообразование, планирование запасов – на складах и в магазинах, планирование ассортимента на основе полученных прогнозов продаж, автоматизация процессов управления поставками и др. Всего «Кей» приобретено 35 пользовательских лицензий системы.

Решением оказались не охвачены 15 магазинов «Компьютер центр «Кей», расположенных в разных районах города. Препятствием для включения их в систему послужило низкое качество городских каналов передачи данных. Пропадание связи с центральным офисом в такой системе очень затрудняло бы работу магазина. Другим сдерживающим фактором оказалась стоимость пользовательских лицензий, которые пришлось бы приобрести в количестве 20-30 штук по числу пользователей в магазинах.

Итоги проекта
Всего продолжительность установки ПО составила 8 месяцев. В промышленную эксплуатацию система была запущена 4 сентября 2005 года, на 4 дня позже запланированного. Отступление на 4 дня от первоначально оговоренного срока 1 сентября позволило внести ряд оперативных доработок и изменений. Таким образом, реализация проекта прошла в оговоренных бюджетных и временных рамках. «Целью проекта было перейти на новую систему и при этом не остановить бизнес. В результате эта задача была выполнена», - заявил Олег Вайнберг. Компания «Компьютер центр «Кей» при помощи Axapta получила возможность следить за политикой ценообразовании во всех регионах присутствия компании, а также в более полном объеме получать аналитические данные. «Наша задача – стать компанией федерального масштаба, и в этом плане Axapta позволила расти в этом направлении, что не могла сделать старая система», - добавил он.

Система находится в эксплуатации более года и постоянно дорабатывается и развивается силами сотрудников отдела ИТ.

Справка
Всего в «Компьютер центр «Кей» 500 автоматизированных рабочих мест, объединенных в локальную сеть. По IP-каналу все телефонные абоненты компании объединены в единую сеть с короткими номерами. Каналы связи и передачи данных «Кей» предоставляют провайдеры и операторы «IWAN», «ПетерСтар», «Петербургская Телефонная Сеть». Структурированная кабельная сеть (СКС) создана собственными силами. Организован Service Desk и развивается веб-направление. Всего ИТ-служба компании состоит из 15 специалистов в подразделениях телефонии и связи, прикладного софта, обслуживания пользовательских станций, контроля доступа и противокражных систем. Управление ИТ-инфраструктурой компании осуществляется централизованно: в штате региональных представительств не имеется специалистов по ИТ.