Проект перехода на импортонезависимую версию CompanyMedia в крупной нефтяной компании в Удмуртской республике

Предпосылки к переходу на импортонезависимую CompanyMedia

Сотрудничество с данным заказчиком продолжается на протяжении 20 лет. Особенность этой организации – классическая вертикально интегрированная организационная структура, со строго регламентированными процессами управления и соответствующей методологией постановки документооборота. Такой подход управления документооборотом со всеми нюансами реализован в CompanyMedia. 

Пилотное внедрение СЭД CompanyMedia у заказчика началось в 2002 году. CompanyMedia версии 2.0 была развернута на 30 рабочих местах. Впоследствии заказчик неоднократно докупал лицензии, самостоятельно подключал новых пользователей.

В 2004 году предприятие обновило версию CompanyMedia. Обновленная версия системы соответствовала потребностям клиента почти 15 лет. В CompanyMedia велось классическое делопроизводство, также была реализована интеграция с SAP в рамках работы с договорами. 

К выбору нового решения заказчик подошел в конце 2020 года. К этому времени некогда передовые технологии Lotus, на которых была построена система, безнадежно устарели. Новая система должна была работать на современных технологиях, отражать методологию организации документооборота в компании и иметь привычный способ взаимодействия пользователей с системой - чтобы не потребовалось глобального переобучения пользователей.

В процессе выбора новой СЭД были рассмотрены ряд решений. Поскольку головная организация заказчика работает на 1С, была рассмотрена СЭД данного вендора, как варианта для миграции. Второе решение, которое рассматривалось заказчиком – СЭД Directum. 

Однако, целью данного проекта было провести апгрейд СЭД максимально безболезненно, чтобы интерфейс остался понятным каждому пользователю и масштабное обучение не потребовалось. К тому же, будучи консервативной в части делопроизводства организацией, заказчик предпочел сохранить проверенную десятилетиями методологию ведения электронного документооборота, реализованную в CompanyMedia. 

В итоге было принято решение не менять партнера по автоматизации документооборота и перейти на современную версию CompanyMedia. Данная СЭД является абсолютно импортонезависимой, в ней реализуется привычная для предприятия методология работы с документами. Это позволило пользователям быстро сориентироваться в новом веб-интерфейсе, поскольку принципы работы остались неизменными. Дополнительным преимуществом такого выбора послужила предложенная «ИнтерТраст» возможность проведения миграции документов в новую версию СЭД в максимально сжатые сроки. Сыграла свою роль и предложенная разработчиком оптимальная стоимость такого проекта.

Процесс внедрения CompanyMedia и его особенности 

Контракт на перевод СЭД на новую версию CompanyMedia был заключен в марте 2021 года. Проект включал в себя миграцию документов, разработку дополнительных отчетов и полей, обучение пользователей. Согласно условиям контракта реализовать его требовалось за 3 месяца, и работа пользователей в новой версии СЭД должна была начаться 1 июля 2021 года. Важно отметить, что переход на новую версию должен был проводиться без перебоев (простоев) в работе СЭД. 

Компания «ИнтерТраст» выполнила все возложенные на нее задачи. Работы стартовали в начале апреля 2021 года, к концу июня проектная команда вышла на приемо-сдаточные испытания, а с 1 июля все пользователи полноценно перешли на работу в системе в рамках опытно-промышленной эксплуатации. К концу августа 2021 года СЭД была сдана в промышленную эксплуатацию.

Руководители высшего звена, менеджмент и делопроизводители заказчика прошли трехдневное углубленное очное обучение в рамках командировки преподавателей «ИнтерТраст». Для обучения работе в новом интерфейсе широкого круга пользователей компания «ИнтерТраст» провела несколько вебинаров. 

«Компания «ИнтерТраст» реализовала проект миграции с CompanyMedia старой версии на новую импортонезависимую быстро и качественно, проектная команда провела огромную работу в кратчайшие сроки, в том числе проведя миграцию документов. Проект перехода, включая обучение, занял всего три месяца. Это очень достойный результат, что также отметили представители заказчика. Переход на новую версию CompanyMedia стал для заказчика одновременно революционным - с точки зрения платформы, и в то же время не шокирующим для пользователей - с точки зрения методологии подхода к работе с документами», - отмечает директор центра продаж АО «КОМПАНИЯ «ИНТЕРТРАСТ» Михаил Колодин.

Функциональность CompanyMedia в данном проекте

В настоящее время в обновленной CompanyMedia работает больше 900 пользователей. С момента запуска системы работа с текущими документами ведется полностью в новой версии CompanyMedia. Проблем с переходом на новую версию не возникло.

Заказчик активно использует стандартные модули: 

• Входящие документы
• Исходящие документы
• Внутренние документы
• Организационно-распорядительные документы.

Прежняя версия CompanyMedia эксплуатируется в архивном режиме, где хранятся все документы за предыдущие периоды.

Результаты перехода на CompanyMedia:

• Работа с документами и обработка задач стали происходить намного быстрее.
• Интерфейс новой версии CompanyMedia признан более удобным большинством пользователей, особенно молодым поколением.
• Уход от «лотусовых» технологий позволил нарастить необходимые компетенции администраторов всего за полгода.
• Техническая поддержка CompanyMedia требуется от «ИнтерТраст» в минимальном объеме в виде консультаций.

Заказчик полностью удовлетворен работой CompanyMedia.