Проектное подразделение ОАО «Институт Гипроникель»: перевод деятельности под управление семейства продуктов Microsoft Project.

О заказчике

Организация «Союзникельоловопроект», ныне - ООО «Институт Гипроникель», была создана в Ленинграде (Петербурге) 1 октября 1934 года для проектирования предприятий по добыче и переработке оловянных и никельсодержащих руд. С 1990 года институт «Гипроникель» входит в состав Государственного концерна «Норильский никель», объединившего Норильский ГМК, комбинат «Североникель», ГМК «Печенганикель», Красноярский завод цветных металлов, Оленегорский мехзавод и институт «Гипроникель». В апреле 1994 года концерн был преобразован в Российское акционерное общество по производству цветных и драгоценных металлов «Норильский никель», а входящие в него предприятия, в том числе институт «Гипроникель», стали его дочерними акционерными обществами. В 2007 году к Институту присоединены в качестве филиалов институт «Норильскпроект», Горно-металлургический опытно-исследовательский центр ЗФ ОАО «ГМК» Норильский никель» (ГМОИЦ), Норильская научно-техническая библиотека, проектно-исследовательский центр ОАО «Кольская ГМК» (ПИЦ), научно-техническая библиотека Кольской ГМК. Таким образом, компания ОАО «ГМК «Норильский никель» объединила возможности всех своих исследовательских и проектных подразделений, сформировав единый научно-проектный центр.

Сегодня ОАО «Институт Гипроникель» ведёт свою деятельность в научно-исследовательской и проектной областях. Проектная деятельность – наиболее крупная сфера приложения сил института «Гипроникель», который имеет опыт проектных работ во всех сферах горно-металлургического комплекса. Компания является одним из крупнейших металлургических институтов России – по ее проектам было построено более 80 предприятий и объектов цветной металлургии по всему миру. Главные потребители услуг института – компании, входящие в состав ОАО «ГМК «Норильский никель», акционерная компания АЛРОСА и ряд других. Ежегодно самим институтом и его субподрядчиками выполняется около 150 заказов, заключающихся в комплексном проектировании основных и вспомогательных объектов производства горных, горно-обогатительных и горно-металлургических предприятий.

В составе Института – несколько отделов: горный, металлургический, технико-экономический, инженерный, автоматизированных систем управления, информационных технологий, информации и патентования, а также группа оценки воздействия на окружающую среду (ОВОС), лаборатории пирометаллургии, гидрометаллургии, газофазной металлургии, геолого-технологического изучения сырья, очистки промстоков и переработки пром. отходов, сектора нормирования газообразных выбросов и стандартизации, метрологии, сертификации и качеств, испытательный аналитический центр. Единая информационная сеть, современные компьютерные технологии проектирования, 3D-технологии, прогрессивное оборудование и программное обеспечение обеспечивают качественное и быстрое выполнение любых проектных задач.

Цели проекта

Ранее для планирования и управления проектными работами в ОАО «Институт Гипроникель» применялся собственный программный комплекс формирования и диспетчеризации квартальных планов проектных работ. Его серверный сегмент базировался на СУБД Microsoft SQL Server 2000, а в клиентской части использовались приложения, написанные на языке Visual Basic 6.0. Однако данная система планирования была построена на принципе, который позволял регистрировать только факт наступления события, – ее возможностей не хватало на то, чтобы отслеживать процессы выполнения задач во времени, вести учет затрат трудовых ресурсов, определять трудоемкость и поддерживать сложную матричную структуру проектов.

Компания «Гипроникель» нуждалась в решении, которое помогло бы избавиться от проблем, мешавших дальнейшему развитию бизнеса. Прежде всего, речь шла о невозможности четкого прогнозирования реальных сроков и себестоимости выполняемых работ. Кроме того, к серьезным конфликтам вело отсутствие сведений о реальной загрузке ресурсов по направлениям проектов и подразделениям, а также четкого распределения полномочий между главными инженерами проектов и руководителями функциональных подразделений. В результате некоторые проекты компании становились убыточными.

В условиях роста числа одновременно выполняемых заказов руководство «Гипроникеля» поставило задачу по обеспечению предварительной калькуляции затрат (прежде всего по срокам и трудоемкости), обоснованию себестоимости работ и оценке эффективности реализации проектов.

«В нашей прежней системе фактически отсутствовало понятие трудоемкости задач и проектов. В результате мы имели дело с линейной, одноуровневой структурой проектов, при этом связь между их объемными и стоимостными показателями носила условный характер. С каждым годом «Институт Гипроникель» выполняет все больше новых проектов. В связи с этим появилась необходимость в расчетах сроков и трудоемкости проектов, а также в рациональном распределении нагрузки между сотрудниками. Старая система управления проектами не удовлетворяла этим требованиям. При выборе нового программного комплекса учитывалось множество параметров, и в результате мы остановились на продукте Microsoft Office Project 2003, ранее уже использовавшемся в институте при подготовке проектной документации», – отмечал тогда главный специалист по информационным технологиям ОАО «Институт Гипроникель» Сергей Зеленский.

При выборе возможных вариантов специалисты ИТ-отдела выработали ряд критериев, которым должна была удовлетворять будущая система управления проектами. Предпочтение отдавалось продукту, обладающему достаточной функциональностью, имеющему заметное положение на ИТ-рынке, отличающемуся простотой освоения и наличием стандартизированных интерфейсов, предусматривающему интеграцию с CAD-системами и системами документооборота. Немаловажное значение имели и такие факторы, как цена, поддержка интернет/интранет-технологий и наличие квалифицированного поставщика решений по системной интеграции, консалтингу и обучению.

Для решения поставленной задачи были привлечены специалисты одного из крупнейших системных интеграторов Северо-Запада России – компании «Поликом Про». «К тому времени мы уже имели наработанный опыт аналогичных проектов, что и явилось ключевым фактором при выборе подрядчика», - сообщил PR-менеджер компании «Поликом Про» Денис Макашов. Сотрудничество стартовало весной 2003 года.

Ход проекта

Отметим, что в «Гипроникеле» и прежде имелись интеграционные ИТ-системы, обеспечивавшие единые интерфейсы пользователей для работы с приложениями и данными (в частности, портальные решения в компании применяются с 1999 года), что существенно ускорило и упростило внедрение Microsoft Project. Сыграла роль и подготовка и сертификация по стандартам ISO 9001:2000, которая позволила упорядочить и формализовать описание процессов управления производственной деятельностью, а также четко определить структуру связей между участниками процессов и их функциональные обязанности.

Компания «Поликом Про», занимавшаяся внедрением новой системы, подготовила оптимальное предложение, которое заключалось в постепенном переводе проектной деятельности ОАО «Институт Гипроникель» под управление Microsoft Office Project Server 2003.

Уже к лету 2003 года специалисты «Поликом Про» подготовили плацдарм для внедрения информационного комплекса на базе Microsoft Office Project 2003, который удовлетворял установленным требованиям заказчика. По словам Сергея Зеленского, внедрение этого решения было сопряжено с рядом организационных изменений, однако все понимали важность оптимизации проектной деятельности, что нашло активную поддержку со стороны руководства.

Дальнейшее внедрение осуществлялось в два этапа. Во время первого (пилотного) в одном из отделов института был установлен сервер Microsoft Project Server 2002, а на рабочих местах – клиентские приложения Microsoft Project 2002. Затем специалисты отобрали четыре проекта «Гипроникеля» по различным направлениям деятельности, на основе которых были определены необходимые параметры настройки системы. Пилотные испытания, в которых участвовало около 50 сотрудников «Гипроникеля», позволили разработать и принять основные рабочие формы (таблицы и отчеты), разграничить полномочия и ответственность менеджеров проектов и ресурсов, сформировать параметры и правила отчетности исполнителей, а также подготовить методические указания по выполнению отдельных видов процедур и организации управления проектными работами на основе Microsoft Project.

Кроме того, в рамках пилотного этапа прошло обучение его участников и консультационное сопровождение проекта. Программа тренинга была адаптирована в соответствии с требованиями института: в нее добавился раздел по методологии управления проектами. Учебные занятия по методологии включали как лекционный материал, так и проведение дискуссий. Для ознакомления с принципами работы в Microsoft Office Project Professional 2003 были созданы две группы сотрудников, имеющих различные требования к системе: главные инженеры проектов (ГИП) и начальники отделов. Отдельно проводился тренинг для исполнителей. Таким образом, совместными усилиями «Поликом Про» и «Гипроникеля» были подготовлены тестовые проекты и общий корпоративный шаблон, сформулированы первоначальные требования к настройке системы, описана структура создания и управления проектами, а также налажен механизм взаимодействия отделов. Попутно специалисты реализовали механизм удаленного доступа к внутренним ресурсам ОАО «Гипроникель» посредством Microsoft Office Project Web Access 2003.

Внедрение было сопряжено с необходимостью принятия мер по части организационных изменений в компании «Гипроникель». Тем не менее, благодаря активной позиции руководства, хорошей технической подготовленности сотрудников организации и общему стремлению к оптимизации проектной деятельности реализация системы прошла в запланированные сроки.

Учитывая положительные результаты, достигнутые в рамках пилотного внедрения, руководство «Гипроникеля» приняло решение о масштабном развертывании системы на базе Microsoft Office Project 2003 с возможностью совместной работы в Microsoft Office 2003. С января 2004 года к новой системе подключились все ресурсы проектного подразделения компании: главные инженеры проектов, начальники производственных отделов и непосредственные исполнители. Все проекты в институте теперь выполняются в Microsoft Office Project 2003.

На втором этапе внедрения компания поставила задачи по отработке методических принципов проектного управления, накоплению базы данных по фактическим трудозатратам на проектирование, формированию базы шаблонов по основным объектам-представителям и освоению финансового блока средств управления проектами.

Как пояснил Денис Макашов, проектная команда, состоявшая из инженеров интегратора, работала в тесном контакте со специалистами заказчика. Такая практика взаимодействия характерна для абсолютного большинства проектов «Поликом Про».

Итоги проекта

Переход на новую версию системы Microsoft Office Project 2003 способствовал повышению эффективности работы в компании «Гипроникель» за счет улучшенных возможностей учета пользователей на сервере, гибкой настройки механизма учета фактических данных от исполнителей, автоматического учета загрузки исполнителей по внепроектной деятельности и поддержки версионности документов. Отдельным пунктом стоит отметить реализацию удаленного соединения через клиентское приложение Microsoft Office Project Web Access 2003, которое позволяет отслеживать ход выполнения проектов из любого места за пределами локальной сети.

Уже через несколько месяцев после запуска новой системы руководство «Гипроникеля» отмечало ряд преимуществ, полученных благодаря проекту. Так, были повышены информированность о состоянии всех проектов организации и эффективность принятия управленческих решений за счет централизации хранения проектной информации и применения средств анализа портфеля проектов, снижены ресурсные риски из-за недогрузки или перегрузки. Рентабельности проектов возросла за счет более строгого контроля сроков выполнения работ и использования ресурсов. В целом была усовершенствована информационная инфраструктура предприятия.

В силу этого «Гипроникель» запланировал полностью перевести под управление Microsoft Office Project 2003 и свою научно-исследовательскую часть, что даст возможность более тесной интеграции с другими приложениями, используемыми на предприятии, и расширит зоны эффективного применения данного продукта.

«Корпоративная версия Microsoft Office Project 2003 может эффективно использоваться проектными организациями. Причем ее внедрение целесообразно проводить через пилотный проект, успешность которого зависит от поддержки руководства, активного вовлечения основных участников проекта в работу с продуктом и оперативной консультационной и технической поддержки», – подводит итог Сергей Зеленский.

«Сейчас мы продолжаем активно сотрудничать: «Гипроникель» - наш давний Заказчик, и мы, узнавая новые задачи, которые встают перед ним, помогаем в их реализации. Не всегда такой процесс проходит быстро, потому что требуется много уточнений в плане технических деталей, но в конечном итоге результаты работы удовлетворяют и заказчика, и нас. Как только новые цели будут поставлены, мы вновь приступим к работам», - рассказывает Денис Макашов.

Об исполнителе

«Поликом Про» - российский системный интегратор, поставщик решений, услуг и продуктов в сфере информационных технологий и автоматизации бизнес-процессов. Внедряемые компанией ИТ-системы являются рациональными, управляемыми и обеспечивают комплексное решение бизнес-задач клиента, используя технологии мировых и отечественных производителей. Внедрение каждой системы осуществляется с учетом экономической эффективности, инвестиционной окупаемости и минимизации рисков. Выбор технологической платформы осуществляется с учетом индивидуальных особенностей деятельности заказчика.

Microsoft – один из важнейших партнеров интегратора. «Поликом Про» является центром компетенции Microsoft со статусом Microsoft Gold Certified Partner. Напомним, что в сентябре 2006 года совместно с российским представительством вендора «Поликом Про» открыл на своей базе первый в Петербурге Центр Решений Microsoft. Главная задача Центра - предоставить возможность средним и малым предприятиям и организациям Северо-Запада сделать обоснованный выбор решения в сфере информационных технологий, спланировать оптимальную конфигурацию решения и процесс его внедрения с минимальными затратами. В Центре представлены лучшие решения, разработанные инженерами и ведущими специалистами Microsoft и «Поликом Про», в том числе, по корпоративному управлению проектами предприятия. Решения включают в себя программное обеспечение и технологии, а также методологию внедрения, интеграции и настройки для нужд конкретного предприятия.

Кроме того, «Поликом Про» обладает высшими партнерскими статусами таких мировых и российских производителей в области информационных технологий, как IBM Premier Business Partner, Trend Micro AffinityOne Partner, Symantec Gold Partner, Aladdin Platinum Business Partner, Cisco Premier Partner, Kaspersky Premier Partner и др. Клиентами «Поликом Про» являются более 5 тыс. российских и зарубежных компаний. Офисы интегратора расположены в Москве, Петербурге, Челябинске и Череповце.