Управление казначейством в группе «Ашан». Автоматизировала ГК «Борлас»

О заказчике

Торговая группа Auchan - один из крупнейших мировых розничных операторов. Создана в 1961 году Жераром Мюлье. «Ашан Россия» на российском рынке работает с 2002 года и входит в число лидеров в сфере розничных продаж и управления торговой недвижимостью.

Об исполнителе

Компания «Борлас» - ведущая консалтинговая группа России и СНГ, обладающая более чем 24-летним опытом создания информационных систем, современных и эффективных технологий управления. Спектр услуг «Борлас» включает управленческий консалтинг, разработку ИТ-стратегии, создание комплексных систем управления и систем управления жизненным циклом изделий, построение серверно-сетевой инфраструктуры и комплексных систем безопасности, обучение и техподдержку.

Предпосылки проекта

Когда в «Ашан Россия» назрела необходимость внедрения системы казначейского управления денежными средствами, выбор ее поставщика осуществлялся согласно внутренним процедурам группы «Ашан». «При выборе вариантов внедрения системы для корпоративного казначейства важными критериями для нас были как релевантность бизнес-модели продукта к российским реалиям, так и опыт интегратора в автоматизации казначейских функций для транснациональных компаний», - отметила руководитель казначейства группы «Ашан» в России Елена Тишакова.

Это не первый опыт сотрудничества сторон. Так, более 5 лет назад «Борлас» проводил внедрение Oracle E-Business Suite в торговой сети Auchan Ukraine. А в 2011 году коллектив «Борлас» был приглашен «Ашан Россия» в качестве организации-консультанта проекта совершенствования бизнес-процессов финансовых подразделений торговой сети. Основной целью проекта было автоматизировать и обеспечить безопасность процессов обработки и оплаты счетов и счетов-фактур по общехозяйственным расходам, капитальным вложениям и инвестициям с учётом норм российского законодательства. Решение было создано на основе бизнес-приложений Oracle E-Business Suite «Кредиторы» и «Управление денежными средствами», а также их российской локализации и дополнительных расширений, разработанных специалистами КГ «Борлас» согласно пожеланиям «Ашан Россия».

Цели проекта

Основной целью проекта запуска системы казначейского управления денежными средствами в «Ашан Россия» являлась интеграция данных из ERP-систем для планирования и управления финансовыми потоками. Для этого использовалось специализированное программное решение.

В периметр проекта вошли следующие бизнес-направления группы:

• сеть гипермаркетов «АШАН» в России: 57 классических гипермаркетов, 27 гипермаркета формата «АШАН Сити» и 7 гипермаркетов «Наша Радуга»;
• российская сеть супермаркетов «АТАК», включающая 175 магазинов;
• подразделение «Иммошан» (управляет в России 35 торговыми центрами и галереями, в портфеле свыше 152 000 кв м торговых площадей).

Ход проекта

Проект был реализован на базе программного решения «Система казначейского управления денежными средствами», которое используется в составе корпоративной информационной системы управления на основе комплекса бизнес-приложений Oracle E-Business Suite.

Ключевые выгоды внедрения «Системы казначейского управления денежными средствами»:

• Полная централизация процесса управления денежными средствами в единой информационной системе;
• Повышение финансовой дисциплины и контроля над денежными средствами: исключение возможности бесконтрольного расходования денежных средств, злоупотреблений и ошибок при исполнении платежей;
• Работа в единой информационной среде и снижение затрат на разработку и поддержку интеграции с внешними системами.

Интеграция «Системы казначейского управления денежными средствами»
с модулями OEBS и другими системами (1С, «Галактика», «Парус»)

Функциональные свойства системы:

• Формирование плановых заявок, которые выполняют функцию формирования и согласования финансового плана и могут быть сформированы из договорного и логистического контуров, а так же систем бюджетирования и прогнозирования. Плановые заявки отражаются в плановом платежном календаре как прогноз платежей и при необходимости корректируются для балансирования по операционным дням с целью устранения красного сальдо.
• Платежный календарь выполняет функцию прогноза движения денежных средств. Он позволяет сформировать данные о притоке и оттоке денежных средств с возможностью корректировки дат плановых платежей, а также осуществлять ежедневное планирование движения денежных средств по юридическим лицам и банковским счетам группы.
• Регистрация данных о кредитах, кредитных линиях, депозитах, внешних и внутригрупповых займах, сделках хеджирования и других финансовых операциях позволяет автоматизировать процесс планирования и контроля операций по финансовой деятельности.
• Встроенная система оповещений позволяет как контролировать ход регистрации данных, так и минимизировать риски выплаты не в срок по платежам с жесткими датами оплат (например, по финансовой деятельности).
• Автоматическая загрузка банковских выписок из системы клиент-банк и автоматическое распознавание строк банковской выписки по статьям движения денежных средств позволяет оперативно сформировать отчетность по фактическому движению денежных средств.

Как сообщил руководитель отдела «Финансы» департамента бизнес-приложений группы «Борлас» Расиль Тухбатов, «Наши решения по управлению движением денежных средств на базе Oracle e-Business Suite  в настоящее время успешно применяется крупнейшими российскими предприятиями, среди которых  АО «Мосводоканал», ОАО «Магнитогорский металлургический комбинат», ОКБ Сухого, ПАО « Челябэнергосбыт» и другие. Система казначейского управления движением денежных средств особенно актуальна в нестабильный период развития экономики и позволяет компаниям эффективно реагировать на внешние и внутренние финансовые вызовы».

Результаты проекта

В ходе внедрения «Системы казначейского управления денежными средствами» в «Ашан Россия» были автоматизированы следующие ключевые задачи:

• планирование денежных потоков в разрезе операционного дня на краткосрочный и среднесрочный горизонт планирования;
• ежедневное планирование денежных потоков и распределение денежных средств;
• загрузка данных о фактических притоках и оттоках денежных средств в необходимой аналитике управленческого учета по всем банкам группы;
• ведение данных о кредитных линиях, кредитах, депозитах и финансовых инструментах;
• регистрация операций хеджирования;
• автоматическая сверка казначейства с данными бухгалтерского учета предприятий;
• формирование необходимой отчетности казначейства как для руководства российских бизнес-подразделений, так и для штаб-квартиры группы.

Система облегчает адаптацию ERP под требования концепции общих центров обслуживания (ОЦО) казначейства в группе «Ашан» с учетом российской специфики. Созданной системой пользуется финансовая команда группы «Ашан».

«По результатам завершения проекта мы можем отметить, что с командой «Борлас» нам удалось достичь поставленных целей проекта в достаточно ограниченные временные рамки», - рассказывает Елена Тишакова.

«В целом в «Ашане» очень профессиональная и эффективная финансовая команда, что в купе с нашей экспертизой и стало залогом качественного проектного успеха», - добавляет Расиль Тухбатов.

Перспективы проекта

В числе совместных планов сторон - развитие корпоративных систем группы «Ашан» как по направлению «Финансы», так и другим бизнес-областям компании.