Внедрение ЕСМ-системы eDocLib в компании «Диаконт»

Сфера деятельности компании ООО НПК «Диаконт» связана с обслуживанием магистральных газопроводов в различных регионах России. В числе предоставляемых компанией услуг – проведение экспертизы промышленной безопасности технических устройств, применяемых на опасных производственных объектах, проведение контроля оборудования и материалов неразрушающими методами контроля, паспортизация объектов нефтегазового комплекса, разработка нормативных документов и другое. В структуре «Диаконт» имеются отдел паспортизации технологических трубопроводов и оборудования на объектах нефтегазового комплекса, лаборатория неразрушающего контроля и диагностики оборудования и трубопроводов, лаборатория по контролю и диагностике защиты от подземной и атмосферной коррозии, отдел экспертизы промышленной безопасности опасных производственных объектов, научно-технический отдел и техническая библиотека. В компании работает около 30 человек.

Компания «Медиалюкс» (Уфа) создавалась с целью продвижения систем электронного документооборота на рынке Республики Башкортостан и в 2003 году подписала первый партнерский договор с ЭОС. Поводом для сотрудничества послужил тот факт, что система «Дело» уже тогда была популярна в крупнейших российских организациях. В первые же месяцы после начала сотрудничества с ЭОС «Медиалюксом» были заключены договоры с клиентами на поставку и внедрение продуктов разработчика. Сегодня проекты на основе решений ЭОС составляют 90 % внедрений игрока. «Концентрация усилий команды на внедрениях только продуктов ЭОС позволяет нам довести технологию автоматизации документооборота на их основе до совершенства и, следовательно, удовлетворять запросы самых требовательных клиентов», – говорит директор ООО «Медиалюкс» Валерий Брекоткин.

В настоящий момент «Медиалюкс» продвигает все основные продукты ЭОС: «Дело», «Кадры», «Архив», eDocLib, EOS for Sharepoint. Среди клиентов «Медиалюкс» есть промышленные, государственные, коммерческие и общественные организации. В числе постоянно развивающихся проектов, которые ведет «Медиалюкс» по продуктам ЭОС, – проект в «Роспотребнадзоре», завод «Гидравлика» (см. новость раздела «Электронный документооборот» от 27 июня 2008 г.), «Транстерминал», Министерство сельского хозяйства, «Башэлектромонтаж» (см. новость раздела «Электронный документооборот» от 4 июля 2008 г.). 

«Медиалюкс» и прежде сотрудничал с ООО НПК «Диаконт» – в 2009 году по СЭД «Дело».

«Заказчик выбрал «Дело», как только узнал, что с помощью этой системы можно организовать правильный документооборот по всем канонам делопроизводства. Причем отличие «Дела» от конкурентных российских СЭД состоит в том, что, работая в СЭД «Дело», заказчику не нужно думать, с помощью каких механизмов организовывать взаимодействие отделов. В «Деле» есть все необходимые механизмы с заранее определённой, хочу подчеркнуть, правильной логикой: поручения, пункты совещаний, визирование, обычная пересылка плюс, конечно же, worflow. Не нужно переосмысливать терминологию и учить «новый язык» при внедрении системы, в то время как при работе с другими СЭД мы и заказчики сталкивались с запутанными терминами («Задачи», «Задания», «Инициатор»). Наличие их существенно затрудняет и удлиняет процесс внедрения СЭД по причине возникновения у клиента сложностей с пониманием своих процессов взаимодействия отделов в контексте такой терминологии. Кроме того, работая в «Деле», заказчику не нужно задумываться о том, что еще может ему понадобиться в дальнейшем – купив один раз «Дело», он может развивать корпоративную систему документооборота в нужном ему направлении, а при необходимости дополняя её совместимым «Едоклибом», – рассказывает Валерий Брекоткин.

В ходе запуска СЭД «Дело» в «Диаконт» было подключено 25 рабочих мест. По словам Валерия Брекоткина, отличительной чертой проекта был прямой интерес к нему первого лица компании – генерального директора Дмитрия Валекжанина. Он лично принимал решения по вопросам выстраивания порядка взаимодействия отделов. В результате система «Дело» идеально встроилась в современное, динамичное предприятие, каким является «Диаконт». Процессы передачи информации, контроль исполнения и скорость исполнения, естественно, выросли. Проект был сдан в конце 2009 года.

Прежде библиотека компании «Диаконт» состояла из бумажных документов и отдельных электронных файлов. Сотрудникам, находящимся в командировке, приходилось запрашивать необходимую информацию по электронной почте. Поэтому основной задачей проекта внедрения eDocLib являлась организация к научно-технической документации и документам по выполненным работам централизованного доступа, в том числе удаленного. 

«Выбором решения также занимался сам Дмитрий Валекжанин, который был наслышан о возможностях MOSS и был намерен внедрить решение с аналогичным функционалом. В итоге цена и гибкость eDocLib без программирования сыграла свою роль в выборе в пользу этой платформы», – рассказывает Валерий Брекоткин. 

Напомним, что eDocLib – корпоративный портал для создания общего информационного пространства и для организации on-line взаимодействия с сотрудниками и клиентами, а также для удаленного доступа к информации с использованием современных веб-технологий. На базе ECM-системы eDocLib разработан широкий набор бизнес-решений для управления корпоративным контентом и организации взаимодействия пользователей: система электронного документооборота «eDocLib:Документооборот», система «Приемная Руководителя» для автоматизации работы по организации контактов руководителя и формированию плана мероприятий с его участием, корпоративная электронная библиотека нормативных и справочных документов, различные системы учета и архивного хранения. Подробнее о системе – см. материал раздела Электронный документооборот от 23 июня 2010 г.

Над проектом внедрения ЕСМ-системы eDocLib в компании «Диаконт» работали по 2 специалиста со стороны «Медиалюкс» и заказчика. «Особенностью проекта стали скорость и простота решения актуальной для каждого предприятия задачи. Сейчас модно внедрять СЭД по полгода. Суть конкурентных систем та же, что и у eDocLib, только некоторые из них раз в 15 дороже и во столько же раз больше времени требуют на внедрение при одинаковом результате и удобстве интерфейса. В совокупности работы по запуску eDocLib заняли 8 часов на сбор и обработку информации и еще 8 часов на настройку системы», – говорит Валерий Брекоткин. 

В результате eDocLib было охвачено порядка 10 рабочих мест. О стоимости проекта можно сделать вывод из текущего прайса – открытие одного рабочего места сейчас стоит в среднем 1600 рублей, плюс интегратору было оплачено несколько часов настройки системы.

В рамках проекта на основе базовой конфигурации eDocLib были настроены виды документов по регистрации научно-технической документации (ГОСТ, СНиП, методические материалы, технические требования и т. п.) и по регистрации выполненных работ. В документе фиксируются сведения о договоре, сроках работ, списке объектов контрагента, на которых выполнялись работы и т. д. Также были настроены удаленный доступ к системе из сети Интернет, рубрикатор в соответствии с привычным для пользователей деревом папок, в котором ранее хранились документы, а для каждого пользователя – папки «Новые документы», «Измененные документы», в которые автоматически попадают новые и измененные документы. Проведен импорт в систему порядка 3 тыс. документов. Теперь поиск документов возможен как по реквизитам, так и по содержанию вложенных файлов. Найти документы возможно при помощи поисковых запросов и при помощи рубрикатора.

В ближайшем будущем возможно совершенствование построенной системы: ее обновление, развитие функционала, подключение новых задач, каких именно – будет решать заказчик.