Внедрение информационной системы управления проектами на базе Microsoft EPM Solution 2007 в компании «Энергоформ»

О заказчике

ООО «Энергоформ» – российская компания, созданная в 1992 году. До 1996 года основной профиль компании – прокладка газопроводов. Сейчас основной деятельностью «Энергоформ» является предоставление полного комплекса работ по устройству современных экономичных источников тепловой и электрической энергии.

Об исполнителе

Компания «АстроСофт» основана в июле 1991 года и с тех пор развивалась как поставщик и разработчик программного обеспечения для бизнеса. «АстроСофт» сегодня – это офисы в Санкт-Петербурге и Москве, собственные центры разработки программного обеспечения в Санкт-Петербурге, Красноярске и Великом Новгороде, представительства в Европе, партнерство с ведущими отечественными и мировыми производителями программного обеспечения. Общая численность сотрудников компании составляет около 300 человек. В работе у «АстроСофт» постоянно находятся более 20 проектов, ежегодно компания выполняет около 100 проектов для заказчиков из разных сфер бизнеса. Сотрудничество с корпорацией Microsoft «АстроСофт» ведет с 1993 года.

Предпосылки проекта

На ранних этапах деятельности в ООО «Энергоформ» для решения задач управления проектами и коммуникациями использовались такие инструменты, как Microsoft Excel, электронная почта. Однако по мере роста бизнеса электронные таблицы стали слишком громоздкими, и работа с ними требовала значительных трудозатрат. Руководители и главные инженеры проектов были вынуждены тратить в среднем один рабочий день в неделю на корректировку планов. При этом руководство компании не получало необходимые данные для принятия управленческих решений с нужной оперативностью и не могло оценить актуальную картину проектной деятельности.

Для изменения ситуации в 2010 году компания «Энергоформ» приняла решение о создании корпоративной системы управления проектами. В качестве платформы было выбрано решение Microsoft EPM Solution 2007, внедрение которого осуществила компания «АстроСофт».

С помощью данной системы планировалось автоматизировать ряд критически важных бизнес-процессов: календарное и ресурсное планирование проектов, контроль выполнения проектов, проектные коммуникации и обмен информацией.

Надежда Цветкова, project manager, «АстроСофт»

Ход проекта

Система управления проектами на базе Microsoft EPM Solution 2007 создавалась проектной командой, в которую вошли как специалисты «АстроСофт», так и ключевые пользователи со стороны заказчика.

Проект проводился в 2010 – 2011 годах и был разделен на три этапа. Первый из них – аудит состояния процессов управления проектами у заказчика, формирование технического задания на ИСУП – имел две основные цели. Во-первых, требовалось разработать технологическую модель системы управления проектами с учетом специфики заказчика, определить контур автоматизации, сформулировать техническое задание на ИСУП. Во-вторых, передать команде проекта со стороны заказчика базовую компетенцию по Microsoft EPM.

В ходе второго этапа – проектирования и развертывания ИСУП – было необходимо спроектировать, развернуть и настроить информационную систему управления проектами заказчика для передачи в тестовую эксплуатацию.

В ходе третьего этапа – внедрения ИСУП – система была переведена в промышленную эксплуатацию. Были также обучены ключевые пользователи и администраторы, сформирована программа дальнейшего развития ИСУП с учетом потребностей заказчика.

Результаты проекта

Проект по внедрению информационной системы управления проектами в ООО «Энергоформ» был завершен в установленные сроки. Благодаря взаимодействию сотрудников «Энергоформ» и специалистов «АстроСофт» на всех этапах проекта разработанная система максимально адаптирована к специфике заказчика. 15 сотрудников «Энергоформ» – ключевые пользователи системы – прошли обучение по Microsoft EPM Solution 2007 и получили необходимые навыки для самостоятельной работы в системе, что позволило перейти к работе в ней с минимальным количеством ошибок и сбоев.

В результате проекта компания «Энергоформ» получила технологическую модель системы управления проектами, включающую описание основных элементов системы, позволяющую формализовать существующие у заказчика требования к системе управления проектами. Было настроено информационное решение для поддержки ключевых задач процессов управления проектами, таких как календарное и ресурсное планирование, оперативный ввод актуальной информации о ходе проектов, мониторинг выполнения проектов, контроль результативности сотрудников по основным KPI (загрузка, эффективность, качество), консолидация информации о реализуемых проектах для проведения анализа и формирования отчетности. Стало возможным получать объективные и актуальные данные о результатах проектной деятельности для поддержки управленческих решений, структурировать централизованное хранилище электронных проектных документов.

«Деятельность нашей компании строится на проектной основе, поэтому так важно было оптимизировать процесс управления проектами. Автоматизация этого процесса позволила нам вывести управление проектами на новый уровень: повысить прозрачность проектных процессов, принимать решения на основе полной, достоверной и актуальной информации, оптимально распределять и планировать ресурсы, которыми мы располагаем», – отметил начальник отдела организационно-технического развития компании «Энергоформ» Григорий Тимофеев.