Внедрение СЭД «Дело» в администрации правительства ХМАО-Югры

О заказчике

Ханты-Мансийский автономный округ – Югра является субъектом Российской Федерации с административным центром в городе Ханты-Мансийск. Численность населения – 1536,9 тыс. человек, площадь – 534,8 тыс. кв. км. Ханты-Мансийский автономный округ добывает около 7 % мировой нефти и более половины – российской. В составе Югры – 106 муниципальных образований. Правительство региона насчитывает 31 региональный орган исполнительной власти (РОИВ). Функции по реализации единой государственной политики и нормативному правовому регулированию в сфере информационных технологий, связи и телекоммуникаций возложены на Департамент информационных технологий Ханты-Мансийского автономного округа – Югры.

Об исполнителе

Компания «Прайм Груп» была основана в 1999 году и на сегодняшний день является ведущим системным интегратором с огромным опытом реализации ИТ-проектов различного масштаба и уровня сложности. «Прайм Груп» предоставляет полный спектр ИТ-услуг по созданию и развитию ИТ-инфраструктуры, разработке и сопровождению информационно-управляющих систем, а также по поставке оборудования и программного обеспечения. Департамент информационно-управляющих систем компании занимается автоматизацией документооборота и делопроизводства, автоматизацией межведомственного взаимодействия, созданием информационно-аналитических систем различного назначения, ситуационных и диспетчерских центров. С июля 2010 года компания «Прайм Груп» является партнёром компании «Электронные офисные системы» (ЭОС).

Предыстория проекта

В 2010 году в администрации Ханты-Мансийского автономного округа – Югры возникла потребность в модернизации системы электронного документооборота и делопроизводства, которая была бы способна автоматизировать не только ежедневный труд делопроизводителей, но и являлась интегрированной средой, ядром которой являются официальные документы. Проще говоря, требовалась система, в которой можно регистрировать документы, создавать, контролировать, исполнять поручения. При этом крайне важно, чтобы возможность для проведения этих операций была не только у сотрудников отделов делопроизводства, но и непосредственно у должностных лиц разного уровня, от руководителей в аппарате губернатора до конечных исполнителей в департаментах и службах.

В связи с этим сотрудниками компании «Прайм Груп» совместно с департаментом информационных технологий был проведен аудит существующих на рынке СЭД. Во время проведения аудита удалось сформировать критерии оценки для будущей системы электронного документооборота. Прежде всего, это надежность системы, быстродействие, безусловно насыщенный функционал для делопроизводителей, гибкая система отчетности, а также полноценный веб-интерфейс для руководителей и исполнителей. Также немаловажным является наличие положительных отзывов крупных заказчиков.

По результатам исследования СЭД «Дело» производства компании «Электронные офисные системы» (ЭОС) оказалась системой, которая наиболее полно удовлетворяет заявленным требованиям.

Цель проекта

Замена существующей системы учета документов правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры на современную многофункциональную систему электронного документооборота с возможностью интеграции с федеральной системой межведомственного электронного документооборота (МЭДО), подключением территориально-распределенных подразделений по всему округу и обеспечением внутризащищенной сети юридически значимого электронного документооборота.

Структура системы «Дело» и ее подсистем
 

Сроки и этапы

2010 г. – проведение аудита ранее установленной системы, пилотное внедрение СЭД «Дело» в Департаменте здравоохранения и Департамента госзаказа Ханты-Мансийского автономного округа – Югра.
2011 – 2012 гг. – внедрение СЭД «Дело» во аппарате правительства, а также во всех органах государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, которые расположены в г. Ханты-Мансийске.
2013 г. – подключение к системе территориально-распределенной сети девяти органов государственной власти по всему автономному округу.

Итоги проекта

На конец 2012 года в СЭД «Дело» работало около 2200 человек всех региональных органов государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа – Югра. Каждый документ, зарегистрированный в подразделении, сканируется и передается для работы уже в электронном виде. Руководители и исполнители работают в подсистеме «Дело-Web».

Особенности реализации проекта

Ключевой особенностью реализации проекта внедрения системы электронного документооборота «Дело» в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре стало создание подсистемы защиты информации на основе решения ViPNet компании «ИнфоТеКС», имеющего все необходимые сертификаты регуляторов (ФСО, ФСТЭК) и рекомендованного для использования при защите информационных систем. На рабочих местах пользователей, в том числе на ноутбуках, установлен ViPNet-клиент, работающий под управлением ОС Windows (сертифицированы решения для всех систем, начиная с ОС Windows 2000 и до Windows 7). Он выполняет функции VPN-клиента для защиты почтовой системы, а также криптографические функции для прикладных программ, использующих цифровую подпись и шифрование. Соответственно, на всех рабочих местах СЭД «Дело» устанавливались и были настроены ViPNet-клиенты, что позволило защитить информацию ограниченного распространения и составляющую служебную тайну, а также персональные данные граждан и самих пользователей. В результате в настоящее время у пользователей существует возможность доступа к системе «Дело» из любой точки земного шара, где есть выход в Интернет с использованием защищенных и сертифицированных средств.

Кроме того, в рамках проекта внедрения управлению аппарата губернатора по регистрации нормативно-правовых актов требовалась совершенно особая система регистрации, учета реквизитов и т. д. Для этого в СЭД «Дело» было создано более 100 дополнительных реквизитов карточки документа, а также разработаны дополнительные отчетные формы. Сейчас предстоит перенос накопленной ранее информации из Excel в систему «Дело», для чего в настоящее время специалисты «Прайм Груп» совместно с ЭОС разрабатывают конвертер. Таким образом, сотрудники управления аппарата губернатора по регистрации нормативно-правовых актов будут работать в стандартной системе «Дело» с учетом настроенных карточек документов и разработанных отчетов под их нужды.

Решаемые задачи документооборота в организации с помощью СЭД «Дело»

Текущая стадия реализации проекта и ближайшие планы

В настоящее время идет работа по подключению к единой базе СЭД «Дело» территориально-распределенной сети девяти региональных органов государственной власти по всему Ханты-Мансийскому автономному округу – Югра. В каждом таком территориально-удаленном подразделении устанавливаются защищенные каналы ViPNet, подключаются рабочие места «Дело-Web» и происходит обучение сотрудников по всему округу (города Нижневартовск, Сургут, Лангепас, Мегион, Радужный и т. д.) – всего планируется подключить еще около 600 автоматизированных рабочих мест.