Внедрение системы «Дело-WEB» в ГУП МО «МОБТИ»

Московское областное бюро технической инвентаризации (МОБТИ) было создано в 1927 году. Бюро специализируется на государственном учете и технической инвентаризации объектов капитального строительства Московского региона. Среди дополнительных видов деятельности организации - землеустройство, рыночная оценка, проектирование, судебная экспертиза, риелторские и юридические услуги. В ведении МОБТИ находится 378 муниципальных образований в 38 районах Московской области. База МОБТИ насчитывает более 2,5 млн объектов капитального строительства. Центральный офис БТИ находится в г. Мытищи, филиальная сеть насчитывает 84 подразделения, включая 73 филиала в МО, численность персонала - более 2,5 тыс. человек, генеральный директор Владимир Денисов.

Об исполнителе

ООО «Юниксофт» (г. Мытищи) - ведущий партнёр компании ЭОС в Московской области - занимается поставкой и внедрением системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело-Предприятие» и другого ПО компании ЭОС. Компанией были реализованы проекты для администраций городов Долгопрудный, Котельники, Троицк, администраций Орехово-Зуевского, Истринского, Шаховского, Луховицкого муниципальных районов МО, комитета по управлению имуществом Орехово-Зуевского района, комитета по труду и занятости населения МО, ФГУП ФНЦГ им. Ф.Ф. Эрисмана, 25 муниципальных архивов МО, «Всероссийского научно-исследовательского и конструкторско-технологического института подвижного состава» (г. Коломна).

Предпосылки проекта

В 2005 году МОБТИ приобрело 3 лицензии «Дело-Предприятие» и самостоятельно провело внедрение системы с ограниченным использованием функционала. Выбранный продукт, по оценкам руководства МОБТИ, полностью соответствует всем нормативным требованиям делопроизводства в государственных структурах и, кроме того, имеет значительное число внедрений и опыт успешной эксплуатации в организациях Московского региона. Предпосылками для более масштабной автоматизации документооборота стали значительные объемы работы с бумажными документами, трудности контроля исполнения поручений при работе с удалёнными филиалами.

Ход проекта

В 2008 году компания «Юниксофт» предложила МОБТИ комплексную автоматизацию делопроизводства и электронного документооборота с подключением всех 73 филиалов в Московской области. Специалистами компании было предложено два варианта автоматизации. Первый - внедрение в каждом филиале МОБТИ отдельной базы данных системы «Дело-Предприятие», включая установку, настройку и обучение пользователей в каждом филиале отдельно. Второй - внедрение системы «Дело-WEB» в МОБТИ с созданием единой базы данных в центральном офисе МОБТИ и подключением к ней всех филиалов через Интернет. Обучение пользователей филиалов при такой схеме подключения предлагалось организовать в центральном офисе группами по 10 человек.

Предпочтение было отдано второму варианту как более надёжному, дешевому и простому технически (для его реализации в каждом филиале достаточно было иметь один компьютер и подключение к Интернету, а все данные хранятся на общем сервере МОБТИ под присмотром опытных администраторов). При этом нет необходимости устанавливать какое-либо дополнительное ПО в филиалах, вся работа происходит через интернет-браузер.

В ноябре 2008 года «Юниксофт» и ГУП МО «МОБТИ» подписали соглашение о сотрудничестве в области автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, согласно которого был смоделирован и предложен на рассмотрение заказчику макет системы «Дело-WEB» на примере работы 1 филиала по нескольким типовым задачам. Макет был одобрен, и заказчик принял решение о внедрении пилотного проекта в 10 филиалах с марта 2009 года. После опытной эксплуатации поэтапно к общей системе были подключены остальные филиалы, и в марте 2010 года проект был введён в промышленную эксплуатацию.

Итоги проекта

В результате внедрения системы в ГУП МО «МОБТИ» была создана единая база документов по всем филиалам в центральном офисе, появилась возможность ведения внутреннего делопроизводства каждого филиала в своей «ячейке» единой документационной системы. Была значительно упрощена процедура контроля исполнения поручений, т.к. отпала необходимость рассылки документов по электронной почте. Теперь достаточно лишь разместить документы в системе, указав сроки их исполнения, и затем контролировать их сразу по всем филиалам, либо по отдельным исполнителям. Кроме того, стал возможным быстрый поиск документов по любым реквизитам, что позволяет давать в сжатые сроки ответы на запросы различного содержания и уровня. Налажено гибкое разграничение прав доступа к документам, в следствие чего разграничены полномочия центра и отдельных филиалов.

«В ходе проекта была достигнута цель - создание единого информационного пространства МОБТИ с удалёнными филиалами, решена проблема нестабильной работы Интернета в некоторых филиалах», - комментирует итоги проекта генеральный директор ООО «Юниксофт» Юрий Некрасов.

На данный момент у МОБТИ 80 пользователей «Дело-WEB». Сейчас в системе работают по одному делопроизводителю в каждом из 73-х филиалов во всех городах МО. В центральном офисе МОБТИ используется 5 рабочих мест «Дело-Предприятие» и 7 рабочих мест «Дело-WEB». В дальнейшем возможно расширение системы до необходимого количества рабочих мест.