Внедрение системы электронного документооборота «Дело» компании ЭОС в ОАО «Танеко»

О заказчике

ЗАО «Нижнекамский нефтеперерабатывающий завод» («Нижнекамский НПЗ», с 12 октября 2005 года – ОАО «Танеко», дочерняя структура ОАО «Татнефть») – одно из крупнейших предприятий нефтехимической отрасли Республики Татарстан. ОАО «Танеко» является главным координатором строительства в Нижнекамске комплекса нефтеперерабатывающих и нефтехимических заводов, рассчитанного на ежегодную переработку 7 млн тонн высокосернистой нефти в широкую гамму нефтехимической продукции. «Танеко» взаимодействует с такими участниками проекта, как инжиниринговые и промышленные компании мирового масштаба Flour, Dupont, Schneider Electric, «Фостер Уиллер», банк BNP Paribas, «Хальдор Топсе А/О», «Татнефть», «ВНИИНефть» и другие организации из России, США, Италии, Великобритании, Франции, Канады.

Об исполнителе

ООО «НПФ «ИнфоИнжиниринг» (г. Казань) – Золотой дилер компании ЭОС в Республике Татарстан. Стороны сотрудничают с мая 2000 года. Первый проект по внедрению СЭД «Дело» (по автоматизации более 3,5 тыс. рабочих мест) интегратор провел в ОАО «Татнефть». Компания обладает сертификатом Гильдии управляющих документацией, подтверждающим профессиональный уровень проведения работ по предпроектному обследованию, внедрению и техническому сопровождению корпоративной системы автоматизации ДОУ «Дело» с учетом отечественных норм документационного обеспечения управления.

«ИнфоИнжиниринг» внедряет и развивает СЭД в госучреждениях и предприятиях Татарстана, Ульяновской области, Москвы, Санкт-Петербурга, Краснодара. Компания создала и развивает свою субпартнерскую сеть с партнерами ЭОС в Казани, Нижнекамске, Ульяновске, Альметьевске, Набережных Челнах.

Предпосылки проекта

«Нижнекамский НПЗ» начал автоматизировать документооборот в 2003 году. Тогда руководство заказчика сочло существующие механизмы информационно-справочной поддержки должностных лиц и специалистов подразделений, особенно по документации уровня «должностных знаний», несовершенными. При этом ежегодный прирост объема обрабатываемых в компании документов составлял 12-17 %. На предприятии наблюдался недостаточный уровень конфиденциальности и достоверности внутреннего и внешнего документооборота, информационной безопасности для информационных систем, интеграции корпоративных информационных ресурсов.

В результате было принято решение о внедрении системы «Дело», разработанной компанией ЭОС. При выборе системы учитывались многие факторы, основной из них – опыт использования системы «Дело» в группе компаний «Татнефть» и ОАО «Нижнекамскнефтехим» и других.

«В настоящее время у нас порядка 145 клиентов в нефтегазовой и нефтехимической отраслях. В числе наших клиентов ООО «Лукойл-Уралнефтепродукт», ОАО «Шешмаойл», «Лукойл Украина», ОАО «Роснефть-Архангельскнефтепродукт», ООО «Лукойл-Уралнефтепродукт», ООО «Калмнефть», ОАО НК «Туймаада-Нефть», ООО «Тангра-Ойл», ООО «НК «Приазовнефть», ОАО «Бавлынефтепродукт», ОАО «Чувашнефтепродукт», «Татнефть-Нефтхим», – рассказывают в ЭОС.

Немаловажную роль в процессе выбора системы электронного документооборота сыграла возможность организации удаленной работы пользователей с помощью дополнительного компонента СЭД «Дело» – подсистемы «Дело-Web».

Ход проекта

Внедрение системы электронного документооборота в ОАО «Танеко» прошло несколько этапов.

На 1-м этапе (его рабочее название «Делопроизводители в канцелярии и подразделениях аппарата ОАО», 2003-2004 годы) было запущено 20 мест СЭД «Дело» в канцелярии и подразделениях аппарата ОАО «Танеко» с целью автоматизации централизованного учета документов и контроля исполнения поручений.

На 2-м этапе («Делопроизводители подразделений ОАО и связь с СЭД «Дело» ОАО «Татнефть», 2004 год) проходила автоматизация децентрализованного учета документов и налаживался обмен документами с ОАО «Татнефть» и управлением по реализации нефти и нефтепродуктов. Были открыты 23 места СЭД «Дело» и 27 – «Дело-Web».

На 3-м этапе («Автоматизация сканирования и удаленный доступ к СЭД «Дело», 2005 год) был обеспечен удаленный доступ к СЭД «Дело» для 10 пользователей, автоматизировано сканирование с применением опции «Сканирование» на 7 местах, применены средства ЭЦП при документообмене с ОАО «Татнефть» на 3 местах. Число новых мест СЭД «Дело» составило 15.

На 4-м этапе («Автоматизированная регистрация поступающей документации по спецрегламенту FWF», 2005-2006 годы) была налажена автоматизированная регистрация в СЭД «Дело» документов от FWF и лицензиаров согласно спецрегламенту, настроен текущий мониторинг обработки в СЭД «Дело» документов от FWF и лицензиаров, спроектирована структура хранилища текущей текстовой документации подразделений и должностных лиц, настроен процесс предварительного согласования проектов договоров в СЭД «Дело».

5-й этап («Защищенный web-доступ», 2007 год) ознаменовался переходом на защищенный внешний доступ к СЭД «Дело». Было запущено 40 мест СЭД «Дело» и 10 мест «Дело-Web», автоматизированное сканирование для 4 дополнительных мест.

6-й этап («Расширение и оптимизация параметров СЭД», 2008 год) привнес в систему 48 мест СЭД «Дело» и 6 мест «Дело-Web».

В результате первых 6 этапов внедрения СЭД в ОАО «Танеко» база данных СЭД «Дело» аккумулировала сведения о более чем 200 тыс. зарегистрированных документах за 2004-2008 годы, их электронные копии и истории их исполнения. В СЭД «Дело» были реализованы такие задачи, как регистрация поступающей и отправляемой документации, служебной переписки между подразделениями, переход на электронный «безбумажный» корпоративный документооборот и контроль исполнения директивных документов и поручений руководства всех уровней. Кроме того, были созданы необходимая техническая инфраструктура СЭД и механизм информационно-справочной поддержки пользователей СЭД, реализован контур документооборота по специальному регламенту для обеспечения эффективного документного взаимодействия ОАО «Танеко» с участниками строительства комплекса нефтеперерабатывающих и нефтехимических заводов.

На 7-м этапе («Расширение и оптимизация параметров – СЭД», 2009 год) было установлено 68 мест СЭД «Дело» и 21 место «Дело-Web».

На 8-м этапе («Информационная безопасность, поиск путей интеграции информационных ресурсов и мониторинг бизнес-процессов», 2009 год) в марте 2009 года была закуплена 91 лицензия СЭД «Дело», отлажено интеграционное взаимодействие с электронным архивом Saperion, проходила подготовка к внедрению на рабочих местах комплекса опции «ЭЦП и шифрование», направленного на повышение достоверности и конфиденциальности электронного документооборота в ОАО «Танеко» и документного взаимодействия с участниками проекта строительства.

Наконец, в январе 2010 года, в рамках 9-го этапа проекта, было открыто 287 новых мест СЭД «Дело», идет дальнейшее совершенствование процессов электронного документооборота.

Таким образом, общее число открытых в системе рабочих мест на данный момент составляет 578 лицензий «Дело-Предприятие», 41 лицензия «Дело-Web», 11 лицензий «Сканирование», 3 лицензии опции «ЭЦП и шифрование».

В настоящее время проект продолжает развиваться. В частности, рассматривается возможность запуска опции «ЭЦП и шифрование» на 154 места и использования системы «Microsoft Office SharePoint Server 2007 + «EOS for SharePoint», внедрения средств усиленной аутентификации с помощью USB-ключа eToken, ПО «Аладдин-WSO», криптографической защиты каналов web-доступа – SSL, проработки механизма поддержки управленческой деятельности с помощью подсистемы «Мониторинг и управление процессами» СЭД «Дело».

«Новый завод «Танеко» растет и развивается, по мере роста функциональных подразделений и штата ОАО «Танеко» растет и СЭД «Дело», появляются и решаются новые задачи, направленные на совершенствование управленческой деятельности предприятия и его информационной политики», – говорит генеральный директор ООО «ИнфоИнжиниринг» Рустам Гайнутдинов.

Генеральный директор ООО «ИнфоИнжиниринг» Рустам Гайнутдинов

Рустам Гайнутдинов подчеркивает роль группы внедрения и участия в проекте собственных специалистов ОАО «Танеко» – руководителя группы электронных информационных ресурсов Андрея Терехина и специалиста группы электронных информационных ресурсов Раушанию Давлетову.

Итоги проекта

По оценке Рустама Гайнутдинова, проект в ОАО «Танеко» является уникальным по степени охвата системой основных документных бизнес-процессов предприятия, а также по организации в СЭД «Дело» документного взаимодействия между участниками проекта строительства нового нефтеперерабатывающего завода.

«Данное внедрение одно из самых масштабных в отрасли. Использование полноценного удаленного доступа и организация мобильных рабочих мест позволяет сотрудникам ОАО «Танеко» решать производственные задачи, находясь за пределами офиса. С помощью подсистемы «Дело-Web» руководители и специалисты, находящиеся в служебных поездках и удаленных подразделениях, могут принимать решения по документам, исполнять и контролировать их», – комментируют в ЭОС.

Ожидается, что благодаря применению СЭД в ОАО «Танеко» произойдет снижение бизнес-рисков вследствие сохранности информации, контроля над процессами, конфиденциальности, достоверности и целостности информации, разграничения доступа. При этом повысятся эффективность бизнес-процессов, производительность труда, изменится корпоративный климат и корпоративная культура. Как следствие, СЭД будет содействовать повышению капитализации ОАО «Танеко», получению конкурентных преимуществ и более эффективному противодействию неблагоприятным факторам кризиса.