Без бумаги

Развитие бизнеса обычно сопровождается ростом объема документации. Помимо чисто экономических затрат на бумагу и оргтехнику (принтеры, копиры и т.п.), он влечет за собой потерю времени. "В современных рыночных условиях медленная реакция на документ, долгое его исполнение губительны для предприятия", - говорит директор петербургского офиса компании " АйТи" Рашид Поздняков. Кроме того, как отмечает руководитель отдела программного обеспечения DISPLAY Group Михаил Проект, возникает другая проблема - ухудшение контроля за исполнением документов. "Особенно часто с этим сталкиваются компании, в которых велика доля бизнес-процессов, связанных с обработкой бумажных документов. Например, предприятия с конструкторскими подразделениями, архивными службами и организации, продуктом труда которых являются бумажные документы - государственные учреждения и т.д.", - отмечает директор центра компетенции Digital Design Владимир Андреев. Спасением может стать установка системы электронного документооборота (СЭД). Именно она позволяет сократить издержки на обработку и хранение бумажных документов.

С точки зрения разнообразия петербургский рынок СЭД пока находится в начальной стадии развития: готовые профессиональные решения есть, но их немного. Активно работают лишь несколько компаний, предлагающих товары и услуги делопроизводителям. В Москве их тоже немного - около 20. На Западе же за место под солнцем на этом рынке сражаются сотни фирм.

Какие бывают?

Сегодня СЭД - это программные комплексы (очень редко сопровождаемые специальной компьютерной техникой), которые внедряются в вычислительную инфраструктуру предприятия. По сути - это специальное программное обеспечение (ПО), рассчитанное на групповую работу в сетевом окружении. Базовое и одновременно самое сложное понятие в СЭД - сам документ. Здесь он предстает как некая учетная карточка, содержащая необходимые поля (автор, дата создания, прикрепленные файлы и т.п.), которая по мере движения документа постоянно дополняется.

Исторически (в основном речь идет о западном опыте) СЭД делятся на несколько типов (DMS, WorkFlow, GroupWare), в зависимости от решаемых ими задач. Первая группа - это хранение архивов документов. Основная функция таких систем связана с возможностью ведения больших баз данных, управления архивами. Ко второму типу относится организация групповой работы с документами. На первом месте в таких системах находятся функции согласования, обсуждения и т.д. Третья группа систем специализируется на организации и управлении бизнес-процессами, связанными с документооборотом.

Поставщики СЭД по-разному оценивают эти составляющие. "Если несколько лет назад существовало четкое разделение систем по типам, то сейчас трудно выделить ту или иную функциональность, ПО стремится к интеграции всех трех классов. Правда, пока в равной пропорции это ни у кого не получилось. Все представленные на рынке системы имеют свои особенности", - говорит руководитель направления компании " Рексофт" Юрий Ибрагимов. Соответственно, руководитель, делая выбор, должен определить, что для него важнее - просто учет деловой корреспонденции, управление архивами или организация структурированной системы прохождения документов.

ПО для автоматизации документооборота разделяют также на "коробочные", настраиваемые и промышленные системы. "Коробочное" ПО обладает базовым набором программного обеспечения. Типовая поставка обычно включает такие функции, как управление контактами, учет инвентаря, контроль и учет исполнения документов и т.д. Однако поскольку обычно они плохо масштабируемы, в них трудно реализовать сложные схемы прохождения документов. Кроме того, часто существуют ограничения и по функциональности (например, организации и управления контроля доступа), объемам баз документов, количеству пользователей. Это ограничивает круг их применения мелкими и средними предприятиями.

Настраиваемые СЭД относятся к так называемым проектным системам, то есть для каждого предприятия создается свое решение. Эти системы подходят для средних и крупных предприятий. Если у заказчика специфическая задача (например, сканирование анкет с последующим сбором и сортировкой информации), то под нее разрабатывается специальный проект.

Промышленные системы - это платформы, когда решения пишутся на заказ фактически с нуля. Пользователями таких СЭД обычно являются крупные предприятия, чей документооборот отличается сложностью прохождения документов, большими объемами данных, множеством транзакций и необходимостью поддержки составных документов.

На какой платформе?

С технологической точки зрения СЭД различаются по платформам и системам управления базами данных, на которых работает электронный документооборот.

Наиболее популярны две платформы - это Lotus Notes (в частности, система "БОСС-Референт"), MS SQL и Oracle. Споры о том, какая из них эффективнее, ведутся давно и без явного перевеса в одну из сторон. Сторонники Lotus Notes говорят о том, что эта платформа изначально создавалась для организации разнообразных информационных потоков. Их противники упирают на массовость платформ MS SQL и Oracle. Впрочем, по данным исследовательской компании РБК, разработки на базе Lotus Domino/Notes контролируют большую часть российского рынка.

Некоторые отечественные компании предпочли разработать собственные платформы, которые в основном совместимы с самыми популярными операционными системами. Так, в частности, поступили петербургский Digital Design (платформа DocsVision), московские "Оптима", Cognitive Technologies ("Евфрат").

"По поводу оптимального выбора платформы можно долго дискутировать. С одной стороны, массовые системы управления базами данных кажутся более надежными и знакомыми, а СЭД является адаптивной настройкой над ними. С другой - платформы оригинальной разработки специально созданы для организации документооборота и не требуют особых условий эксплуатации, в частности приобретения дополнительного ПО", - говорит Михаил Проект.

Тем не менее вопрос платформы очень важен при выборе системы. Каждая компания имеет свою историю информационных технологий и исторически тяготеет к тому или иному типу платформ. Если компания использует Lotus, то переход на другую систему станет неоправданно дорогим.

Если ИТ-инфраструктура для документооборота строится с нуля, то следует учитывать, что каждая из платформ обладает своей функциональностью. Например, Lotus, как говорят специалисты, - это хорошая система управления электронными документами, которая успешно реализует работу с карточками, включая такие функции, как регистрация документов, согласование и т.п. Lotus WorkFlow расширяет этот набор функций за счет добавления конструктора бизнес-процессов. Правильный выбор системы позволит не только грамотно оптимизировать документооборот, но и сэкономить деньги. В частности, для небольших отделов с узкими задачами подойдет даже MS Exchange, который благодаря своему родству с остальными продуктами Microsoft обеспечивает знакомую среду и не требует лишних лицензионных отчислений, если он уже установлен на предприятии.

У кого?

На российском рынке насчитывается более двух десятков компаний, продвигающих системы электронного документооборота. В Петербурге активных игроков можно пересчитать по пальцам, в первую очередь это компании "АйТи", Digital Design, Display Group, которые работают приблизительно в одной нише. Затем идут "Гарант" и "Кодекс", которые ориентируются на средние и малые предприятия. Среди компаний, занимающихся тяжелыми промышленными системами, на рынке, по оценкам экспертов, выделяется лишь "Рексофт", который продвигает Documentum.
Documentum - одна из трех представленных в России западных систем документооборота. Кроме нее это DOCS Open/DOCS Fusion и Lotus Domino.Doc. Они представляют собой не готовые системы, а платформы, на основе которых под конкретный заказ разрабатывается проект, а заказчик получает походящий для его нужд электронный документооборот. Другая сторона такого подхода - относительная дороговизна, длительные сроки предварительного обследования и установки системы. Рынок, на который ориентируются российские партнеры зарубежных компаний, - крупные предприятия, в основном имеющие западных акционеров. Примечательно, что в разное время на отечественный рынок делали попытки выйти и другие иностранные разработчики, причем весьма именитые. В России промелькнули такие имена, как FileNet (главным партнером была петербургская фирма ВСС), Inoculan от Siemens, Work Expeditor от Compaq. Основная проблема при продвижении западного ПО в нашей стране - локализация. Практика показывает, что перенос на российскую почву зарубежных систем обходится достаточно дорого.

Заглянем в будущее

В целом сейчас выбор СЭД на российском рынке невелик. Более того, все системы зачастую обладают одинаковым набором типовых качеств и недостатков. Поэтому, если для компании масштабная автоматизация документооборота пока не является критической задачей, с выбором системы можно подождать еще года два. По прошествии этого срока, по всем прогнозам, рынок СЭД будет куда более разнообразным, а сами системы намного полноценнее.

Во-первых, на массовом рынке в ближайшее время станут набирать обороты комплексные системы. В эту нишу будут стремиться и поставщики "коробочных" решений. Другая тенденция - все чаще появляются специальные отраслевые СЭД, предназначенные, в частности, для нужд специфических компаний, например конструкторских бюро, или реализующих одну из базовых функций. Так, "Рексофт" на основе платформы Documentum разработал собственную систему "Documentum/ОРД" (организационно-распорядительная документация).

"Сейчас происходит смещение акцента в той роли, которую система электронного документо-оборота играет в компании. Если раньше основными преимуществами систем электронного документооборота считались сокращение потребления бумаги, уменьшение доли потерянных документов, снижение непроизводительных затрат рабочего времени (на ожидание в приемных и т.д.), то теперь акцент ставится на управлении компанией, коллективной работе и принятии стратегических решений", - говорит Рашид Поздняков.

Во-вторых, уже сейчас существует возможность создания нового класса приложений - систем управления знаниями. Их можно создать, когда на предприятии существует множество документов. В рамках таких систем можно проводить аналитические и статистические исследования, искать закономерности, например определить, как сотрудники загружены на рабочем месте. Как отмечает Владимир Андреев, системы управления знаниями - это новый вызов для рынка, и поставщики ответили на него по-разному, предложив свои трактовки и подходы к решению таких задач.

Кроме того, одной из задач документооборота (особенно для крупных холдингов) становится обмен корреспонденцией. Поэтому сейчас многие поставщики интегрируют в СЭД веб-сервисы, в частности решения, основанные на языке XML, которые позволяют объединять документооборот в единое информационное пространство.

На Западе также появляются системы, которые призваны эффективно решать отдельные задачи СЭД. Среди них, например, Data Record Management - управление аудитом документов. Такие системы могут пригодиться для компаний, обязанных отчитываться об использовании документов, их изменениях, например - в сфере государственных контрактов. Кроме того, за рубежом появляются решения, которые поддерживают медийные документы, например управление аудио- и видеоданными, их хранением.

Одним из существенных пробелов в истории развития систем документооборота была его оторванность от учетно-управленческих корпоративных систем. СЭД существовали в своей отдельной нише. Во многом это объясняется историческими причинами - первоначально автоматизированный документооборот отвечал за обособленные задачи на предприятии, такие как канцелярия, архив, система контроля исполнения и т.д. Однако по мере развития СЭД и вовлечения внешних процессов поставщики стали предлагать специальные модули, которые интегрируют электронный документооборот в другие корпоративные системы.

Наконец, как отмечает Юрий Ибрагимов, в ближайшее время возрастет роль консалтинга при организации документооборота. Если консультанты весьма востребованы, например на рынке больших информационных систем, то в случае с СЭД они пока играют второстепенную роль (хотя в некоторых случаях консалтинг может составлять до 30% от стоимости установленной системы документооборота).