Развитие и тренды мирового ECM рынка

Современные предприятия переходят в эпоху обновления. Сегодня на рынке отчетливо виден тренд смены корпоративного ПО 5-8 летней давности, которое уже не может удовлетворять текущим стандартам. Вместо «тяжелых» и не гибких систем приходят легко масштабируемые сервис-ориентированные платформы, предоставляющие эффективные сервисы. Современные пользователи не готовы ждать, им нужен быстрый результат и максимальная отдача. Другими словами, ECM-система нового поколения становится интегрируемой, кросс-функциональной, мобильной и предоставляет требуемый уровень решений без усложнений и кастомизированных разработок. Фактически, современная ECM – это площадка, на которой вы расставляете кубики в виде нужных вам сервисов. Вы выбираете только то, что нужно вам и не переплачиваете за избыточность и излишний функционал по умолчанию «зашитый» в ядре системы.

ТОП факторов, влияющих на внедрение ECM-решений

Причины внедрения ECM

• Постоянный рост корпоративного контента
• Потребность в защите информации
• Необходимость повышения эффективности управления контентом и бизнес-процессами

Сдерживающие факторы

• Трудоемкость приведения корпоративной сети к единым стандартам управления информацией
• Негативное восприятие нововведений пользователями
• Необходимость существенных инвестиций

Современные возможности

• Рост уровня ИТ-зрелости современных предприятий, понимающих необходимость обновлений
• Существенный прогресс современных технологий, позволяющих автоматизировать недоступные ранее сегменты бизнеса (RPA, искусственный интеллект)
• Появление кросс-платформенных и сервис-ориентированных решений

Возможные проблемы

• Сложность миграции данных из устаревшего ПО и территориально-распределенных источников информации
• Рост популярности облачных технологий и связанные с этим риски безопасности информации
• Недостаток компетентности разработчиков, бизнес-аналитиков и внедренцев, ведущих к неправильному принятию стратегических решений

На данный момент все сдерживающие факторы перевешивает тенденция стремительного роста цифрового контента на предприятиях по всему миру. Сегодня объем данных растет быстрее, чем когда-либо. Почти 90% всех существующих в мире данных было создано за последние несколько лет. По прогнозам MarketsandMarkets к концу 2020 года мировой объем контента вырастет с 4,4 зетабайта до 44 зетабайта. Этот тренд стимулирует рост ECM рынка и вынуждает компании искать решения, эффективно справляющиеся с большими массивами данных, позволяющие управлять неструктурированной информацией, повышать производительность работы и автоматизировать ключевые бизнес-процессы. Другими словами, компании трезво оценивают последствия роста неуправляемых данных, которые могут захлестнуть и утопить практически любой бизнес, поэтому всеми силами стараются снизить затраты на содержание и управление информацией за счет инвестирования в современные технологии управления контентом.

Мнение эксперта

«Сегодня, когда по планете «гуляют» зеттабайты неструктурированной и одновременно ключевой информации принцип создания электронных архивов требует пересмотра. Современный электронный архив должен структурировать информацию, где бы она ни находилась. Электронный архив будущего – это ECM, BI, BPM, CRM, ИИ в одном флаконе. Похожий функционал мы создаем в нашей ECM-платформе Doxis4, которая «умеет» вести поиск с помощью ИИ по любым корпоративным ресурсам: порталы, CRM, электронная почта, рабочие ПК сотрудников и даже ноутбуки. Это позволяет из одной точки получать доступ к распределенной по компании информации. Мы считаем, что за такими решениями будущее» - комментирует Дмитрий Мервицкий глава представительства SER Group в России, СНГ и Восточной Европе

Экосистема ECM

Понятие экосистемы ECM – это задействованные на рынке игроки и процессы, которые определяют тенденции развития программного обеспечения и решений по управлению контентом на долгие годы вперед.

В экосистему ECM входят.

Поставщики

По оценкам Gartner, который на своем интернет-ресурсе собирает отзывы по программным продуктам мировых ECM-вендоров (CSP), список ТОП-15 с наибольшим количеством отзывов пользователей выглядит следующим образом.

Каждый вендор из списка является популярным производителем и получил наибольшее количество отзывов, а также совершенно разнообразные итоговые оценки пользователей. Например, такие производители как Hyland, IBM, OpenText, M-Files получили от пользователей более низкие оценки, чем Laserfiche или SER Group. Конечно, мнение пользователей часто субъективно, но общий список крупнейших ECM-вендоров, приведенный Gartner, достаточно объективен. Многие из них, в частности IBM, Oracle, Hyland, Laserfiche и SER Group присутствуют среди участников Magic Quadrant от Gartner, опубликованный в прошлом году. Среди вендоров по наибольшему количеству проектов можно выделить IBM и Microsoft, а также крупнейшего европейского вендора последних лет – компанию SER Group. Подобные оценки подтверждают и исследования Forrester, по прогнозам все эти вендоры еще достаточно много лет будут задавать тон в индустрии.

Технологии

Решения на базе ECM востребованы в большинстве отраслей: банки, промышленность, госуправление, коммерческий сектор и др. С помощью ECM автоматизируются процессы обработки и хранения документов бухгалтерии, производственных служб, банковской деятельности и делопроизводства, оптимизируются бизнес-процессы и обеспечивается безопасность информации. Подобные задачи известны давно, но есть ряд технологий, совсем недавно начавших свое активное шествие – это искусственный интеллект (ИИ) и RPA (Robotic Process Automation), которые сегодня все чаще неотрывно связаны с внедрением ECM-систем.

Если говорить об ИИ, то наибольшее распространения получили решения для обработки и распознавания контента, а также алгоритмы поиска, способные существенно повышать релевантность результатов при поисковых запросах на естественном языке. В обоих случаях многие современные ECM обладают в своем составе подобными модулями и активно используют их для обработки потоков поступающих в компанию документов и организации корпоративного поиска.

Что касается RPA, направления для применения этой технологии до конца не сформированы и находятся в процессе изучения. Но на данный момент можно выделить главную задачу применения технологии RPA: автоматизация каких-либо рутинных операций под присмотром человека и встраивание в «длинные» BPM-процессы.

Модели внедрения

Частью экосистемы ECM является методика повышения ИТ-зрелости заказчиков, для чего собираются так называемые лучшие практики и набор правильных действий при реализации проектов. Приведем методичку, основанную на исследованиях AIIM. В соответствии с ней существуют основные шаги, которые приведут к успешному внедрению ECM. При каждом шаге компания должна ответить на несколько ключевых вопросов, которые помогут ей сделать проект по-настоящему эффективным. Мы выбрали самое важное. А как ответите вы?

1 шаг. Постановка задачи

• Вы определили главного функционального заказчика и итоговую цель проекта?
• Вы подготовили экономическое обоснования и просчитали все риски?

2 шаг. Управление информацией

• Определили ли вы структуру хранения информации и ее жизненный цикл в рамках системы?
• Рассматривали ли вы вопросы безопасности и контроля доступа?

3 шаг. Организационные действия

• Создали ли вы рабочую группу проекта и распределили зоны ответственности?
• Определи ли вы ответственное лицо, отчитывающееся о ходе реализации проекта?

4 шаг. Исследование

• Рассматривали ли вы пользу от внедрения проекта в течение определенного времени (5 лет)?
• Какие организационные изменения будут необходимы и приведет ли новый проект к изменению бизнес-процессов?
• Что изменится в ИТ-инфраструктуре, нужны ли будут новое оборудование и приложения?

5 шаг. Изучение документов и данных

• Какой контент и какого формата используется в компании?
• Какой контент должен быть загружен в систему, можно ли уничтожить часть невостребованной информации?
• Как можно рационализировать процессы обработки информации с точки зрения организации работ?

6 шаг. Начало реализации проекта

• Достаточно ли у вас исходных данных и компетенций для создания технико-экономического обоснования и технического задания?
• Требуются ли услуги стороннего подрядчика в части проведения консалтинга?

7 шаг. Согласование проекта

• Достаточно ли у вас информации, собраны ли все требования и составлены необходимые документы?
• Обеспечили ли вы лояльное отношения руководства, ИТ-специалистов и бизнес-пользователей к реализации нового проекта?
• Учли ли вы все требования конечных пользователей к новой системе и принципам работы с контентом?
• Уверены ли вы в разработчике и команде внедрения?

8 шаг. Схема реализации проекта

• Определили ли вы этапы реализации проекта и приоритетные направления?
• Проводили ли вы мониторинг рынка и сравнения программных продуктов?
• Есть ли у вас 2-3 поставщика готовых предоставить ознакомительную версию системы и реализовать пилотное внедрение?

9 шаг. Внедрение пилотного проекта

• Сможете ли дать объективную оценку того, какой эффект был достигнут от внедрения пилотного проекта?
• Включает ли пилотное внедрение весь функционал, который вы запланировали в проекте, удалось ли вам его протестировать в полной мере?
• Собирали ли вы отзывы и рекомендации пользователей?
• Подтвердил ли пилот ваше экономическое обоснование?
• Удовлетворены ли вы и ваши пользователи работой системы, оправдались ли ожидания?
• Можно ли использовать протестированную систему для полноценного внедрения?

10 шаг. Альтернативный сценарий

• Есть ли у вас план действий в случае провала внедрения пилотного проекта?
• Учитывали ли вы возможные непредвиденные обстоятельства и план преодоления чрезвычайных ситуаций?

11 шаг. Внедрение и эксплуатация

• Есть ли у вас план развития проекта?
• Нужно ли вам учитывать изменение и доработку системы в свете полученного при внедрении и эксплуатации опыта?
• Какой реальный эффект вы получили от реализации проекта, соответствует ли он установленным требованиям и первоначальным ожиданиям?
• За время внедрения появились ли на рынке технологии, которые вы смогли бы рассматривать в качестве альтернативы выбранному решению?

Каждый из пунктов экосистемы ECM – это самостоятельный сегмент рынка, открытый для изучения. Специалисты и эксперты ведущих мировых аналитических компаний сходятся во мнении, что при реализации ECM-проектов в первую очередь необходимо обратить внимание на показатели экосистемы: изучить потенциальных поставщиков, познакомиться с эффективными технологиями и сформировать модель внедрения на основе внутреннего аудита собственных бизнес-процессов. Только после этого постановка задачи проекта сможет стать наиболее объективной и шансы на беспроблемное внедрение сильно увеличатся.