Александр Кузнецов (ЭЛАР): «Цель МЧД - подтвердить, что работник может подписывать документы от имени компании»

14.06.2023 |

Анна Тумакова.

Сервисы, встроенные в платформу ЭЛАР Контекст, позволяют проверять электронную подпись, вести списки уполномоченных для документооборота сотрудников и многое другое - в том числе они готовы обеспечивать работу с МЧД. Большинство заказчиков ЭЛАР пока что находятся в стадии изучения этого вопроса. Об МЧД в электронном документообороте говорит руководитель направления ECM корпорации ЭЛАР Александр Кузнецов.

ЭЛАР оцифровал для Русского музея тысячи книг и экспонатов из разных фондов. Специалистами корпорации ЭЛАР были созданы цифровые копии музейных коллекций Гравюры, предметов народного и древнерусского искусства, а также учётно-хранительской документации. Сотрудничество корпорации ЭЛАР и Русского музея началось еще в 2012-ом году (см. новость раздела «ЕСМ» от 22 февраля 2023 г.).

– Александр, расскажите, что такое МЧД, для чего это необходимо? Как наличие такой формы отражается на ведении электронного документооборота?

– С 1 сентября 2023 года будут действовать новые правила работы с электронной подписью. Теперь сотрудники будут подписывать документы электронной подписью физлица. Этот вид подписи заменяет подпись организации. К такой подписи нужно будет прикладывать машиночитаемую доверенность. Законом вводится необходимость использования машиночитаемой доверенности (МЧД). Ее подписывает руководитель компании квалифицированной подписью. Доверенность выпускается в электронном формате, она содержит сведения о работнике и его полномочиях в организации.

Другими словами, цель МЧД подтвердить, что работник может подписывать документы от имени компании.

Руководитель направления ECM корпорации ЭЛАР Александр Кузнецов

– Какие важные изменения в части МЧД происходят в законодательстве, как они отразятся на работе с СЭД и ЭП?

– Информационные системы должны уметь выпускать, подписывать и хранить МЧД, а также проверять полномочия и срок действия доверенности, при необходимости ее отзывать и переоформлять. Автоматически прикладывать нужную МЧД при подписании документов сотрудником.

Два новых сканера отечественного производства ЭларСкан А0 и ЭларСкан А2-400КС поставлены специалистам ППК «Роскадастр» для проведения работ по оцифровке материалов, содержащихся в Федеральном фонде пространственных данных (ФФПД). С помощью этого оборудования в цифровой вид переводятся государственные топографические карты и планы, составительские и издательские оригиналы, а также тиражные оттиски общегеографических, политико-административных, научно-справочных, исторических архивных карт (см. новость раздела «ЕСМ» от 28 марта 2023 г.).

Важно, что МЧД можно передоверять, поэтому первая МЧД выпускается руководителем. Затем остальные МЧД компании могут быть выпущены уполномоченным лицом, которому доверили право выдавать МЧД. То есть процесс можно обеспечить в рамках одного ответственного подразделения.

Не стоит забывать, что нужно будет перевести сотрудников на новый вид электронной подписи физлица.

– Какие действия предпринимают разработчики СЭД в свете этих нововведений?

– С технической точки зрения ничего глобально не меняется, есть файлы и есть электронная подпись. Меняется формат и добавляется новое звено в цепочке подтверждений. Скорее, важно подготовиться организационно и отладить бизнес-процессы. Электронный документооборот имеет разные границы. Выпустить и подписать доверенность можно и вне информационной системы, а хранить, допустим, у оператора ЭДО. Если организации будет этого достаточно, то корпоративную информационную систему трогать не будут. При больших объемах электронного документооборота встает вопрос о создании собственного сервиса по управлению МЧД организации, что потребует изменений в информационной системе.

– Какие инструменты, разработанные вашей компанией, обеспечивают работу с МЧД?

– В рамках проектов по управлению процессами ЭДО на базе нашей платформы ЭЛАР Контекст были разработаны универсальные коннекторы к операторам ЭДО и учетным ERP-системам. Готовый инструментарий позволяет осуществлять автоматическую маршрутизацию документов исходя из характеристик документа, контрагента, подразделения. Производится доставка документов из ERP-системы заказчика до контрагента через нужного оператора ЭДО. При этом все процессы согласования, подписания, архивирования и обогащения документов цепочкой подтверждений реализуются в системе ЭЛАР Контекст. В рамках этих процессов добавляется дополнительная сущность в виде МЧД.

Два новейших отечественных комплекса высококачественного сканирования, поставленные в Бахрушинский театральный музей, помогут оцифровать крупнейшее в мире собрание Бахрушинского, в состав которого входит более 1,5 млн экспонатов, в том числе эскизы костюмов и декораций мастеров сценографии, сценические костюмы великих актеров, предметы декоративно-прикладного искусства, программы и афиши спектаклей, фотографии, портреты и редкие издания (см. новость раздела «ЕСМ» от 18 апреля 2023 г.).

Встроенные в платформу сервисы позволяют проверять электронную подпись, вести списки уполномоченных для документооборота сотрудников. Хранить историю работы с документами и обеспечивать их юридически значимое долговременное хранение с автоматическим контролем срока действия сертификатов и переподписанием метки времени электронной подписи. Все эти сервисы также готовы обеспечивать работу с МЧД.

– Приведите в пример реализованные проекты, пожалуйста.

– Так как это новые правила, большинство заказчиков еще в стадии перехода или изучения этого вопроса.

– Ваши прогнозы дальнейшего развития рынка инструментов, связанных с применением МЧД.

– Будут появляться сервисы работы с МЧД и в ведомствах, обеспечивающих информационный обмен (ФНС, ФСР и прочие), и у операторов ЭДО. Должны появиться рекомендации регулятора по единому формату доверенности и порядку работы с МЧД.

– Большое спасибо за беседу!