Директор департамента проектного управления Группы «Борлас» Юрий Кекух: «Если вы хотите, чтобы ваши удаленные команды были эффективными, вы должны сделать их работу привлекательной»

– Юрий, какие общие рекомендации по грамотной организации удаленной работы для компании, ранее не практиковавшей подобные модели, вы могли бы дать?

– Переходите к системному проектному и сервисному управлению! Мы живем и работаем в мире нестабильности и стремительных изменений, а значит, в среде неопределенности и вариативности. Успешное современное предприятие должно быть гибким, только в этом случае, несмотря на потрясения, подобные нынешней пандемии и последовавшему экономическому кризису, компания останется на плаву, а может и станет сильнее. В практическом смысле лучший ответ на вызов времени - внедрение и развитие практики проектного и сервисного управления (в зависимости от того, что лучше подходит к конкретным условиям). Группа «Борлас» успешно сочетает обе модели в деятельности технологических подразделений и служб. Логичным и относительно безболезненным продолжением станет организация распределенных проектных и сервисных команд. Сфокусироваться нужно на людях, процессах и технологиях, а ключевые роли играют директор по персоналу и CIO.

Директор департамента проектного управления Группы «Борлас» Юрий Кекух

– Как организовать и контролировать труд удаленных сотрудников, чтобы они всегда были доступны, но не просто создавали видимость работы, а работали не менее эффективно, чем в офисе?

– Сотрудник не должен быть «доступен всегда». Когда вы контролируете присутствие, основной задачей сотрудников и становится присутствие с имитацией деятельности. С правильной культурой, процессами и инструментами этого не требуется. Мало того, «доступность всегда» вредит эффективному труду, сотрудник должен быть доступен тогда, когда это нужно – регулируется при помощи SLA в сервисном подходе, политикой и графиком встреч в любом подходе, организацией задач и проектов. Можно и нужно использовать ситуацию - правильно организованная удаленная работа повышает производительность и лояльность сотрудников, сокращает затраты. Одно из преимуществ работы из дома – баланс интересов и времени. Доступность в этом смысле означает, что можно назначить виртуальную встречу, и человек на нее явится. Управляйте удаленными командами через постановку и контроль исполнения задач. Для этого отлично подходит специально разработанное решение «Борлас» по организации удаленной работы на основе приложений-лидеров в этом классе Atlassian Jira, Confluence и аддонов к ним.

– Какие технологии и решения (электронная почта, системы командной работы, облачный офис, мессенджеры, IP-телефония и т.д.) являются строго обязательными для удаленной работы сотрудников, а какие можно считать «опциональными»?

– В зависимости от размера и типа организации, от ее традиций и корпоративной культуры, помимо стандартных традиционных инструментов, таких как почта и всевозможные мессенджеры, можно рекомендовать применить решения для управления по задачам как при помощи отдельных приложений, так и в составе интегрированной системы управления проектной деятельностью. Начать можно с малого, задач и совместного рабочего пространства, но к выбору нужно подойти тщательно и осознанно – лучше убедиться в способности адаптации инструментов под нужды конкретной компании как в настоящий момент, так и в перспективе.

Второй необходимый элемент – обеспечение коммуникаций всех типов: чат, как основной элемент коммуникации команд и всей компании, желательно с возможностью организации каналов, голосованием; конференции для всестороннего обсуждения сложных вопросов; аудио- и видеозвонки; платформа для обучения и семинаров. Для этих целей опять же подходят как отдельные приложения, так и надежные и безопасные многофункциональные платформы.

В дополнение будет полезным применить инструмент для учета рабочего времени удаленной работы. Мы в Группе «Борлас» выстроили интегрированное, производительное и удобное решение, ядром которого стали продукты экосистемы Atlassian. С удовольствием расскажем вашим читателям, что и как можно сделать, у нас есть подходы для компаний любого размера, типа и отрасли, от стандартного минимального развертывания за три дня до построения комплексной системы управления с автоматизацией множества процессов как бэкофиса, так и производственных.

– Многие люди уже привыкли пользоваться всевозможными облачными сервисами и хотели бы применять их и для решения корпоративных задач. Подходят ли для этого сервисы для индивидуальных пользователей или же следует, все-таки, работать с облачными продуктами для предприятий?

– Время гибридных решений и подходов допускает, предполагает и даже заставляет использовать открывающиеся возможности, каков бы ни был их источник. При должном внимании к вопросам безопасности в деле применимы любые инструменты. Как временное решение для среднего и крупного бизнеса подходит любой индивидуальный инструментарий. Дальше его можно оставить для частных задач, например, для взаимодействия с заказчиком, а основная тяжесть должна быть перенесена в предназначенную для этого «взрослую» среду, инструменты корпоративного класса. Среди них, кстати, есть уникальные масштабируемые решения, которые подходят буквально всем – от одного человека до многотысячных команд.

Наша компания владеет такими инструментами и успешно использует, в том числе совместно со своими заказчиками.

– Какие системы и бизнес-процессы сегодня можно было бы безболезненно вывести в облако для удаленной работы?

– Это зависит от типа предприятия, и все же облачные технологии находятся на таком уровне развития, их преимущества настолько весомы, что вопрос сейчас стоит по-другому: какие системы и процессы не нужно выносить в облако? Только то, что не может быть объективно, физически выведено в облачную инфраструктуру (обработка «первички» как пример) или то, что должно остаться в периметре по соображениям экономической безопасности. Для всего остального границ нет, и более того, нет смысла возвращаться к состоянию «до Covid-19» после снятия ограничений, распределенные команды повышают эффективность и снижают затраты компании.

– В офисе за информационную безопасность отвечают ИТ и ИБ-специалисты. В удаленном режиме сотрудников контролировать сложнее, особенно если к компьютеру имеют доступ и другие члены семьи. Как решить эту проблему? Какие рекомендации вы могли бы дать для сотрудников ИБ-подразделений по поддержке удаленных сотрудников?

– Переход сотрудников на удалённую работу влечет за собой риск утечки коммерческих и персональных данных из компании. Для предотвращения такого развития событий необходимо минимизировать права доступа с учетом важности информации. Например, когда сотруднику для выполнения своих обязанностей достаточно электронной почты и облачных сервисов, не нужно ему предоставлять доступ к Интранет-ресурсам, папкам и хранилищам. Особая категория сотрудников, имеющих доступ к критически важной информации, требует пристального внимания, особой организации труда, возможно, без перевода на удаленный режим.

Меры обеспечения безопасности удаленной работы начинаются с правильно оформленного трудового договора с четкой фиксацией, что такое коммерческая тайна и какие санкции влечет ее разглашение. Далее, при работе с чувствительной информацией и при доступе к внутренним ресурсам, удаленная работа должна быть организована только через VPN-каналы, а на устройстве доступа установлена последняя версия ОС и актуальный антивирус. Политика парольной защиты соответствует современным представлениям о безопасности. Наилучший вариант – использование защищенных корпоративных ноутбуков или виртуальных рабочих столов, ведь удаленные сотрудники с собственным оборудованием могут бесконтрольно устанавливать ПО или посещать вредоносные ресурсы. Сотрудникам ИТ-служб стоит так же уделить внимание отслеживанию необычной активности пользователей, ограничению количества и длительности рабочих сессий.

– Как мотивировать удаленно работающих сотрудников?

– Удаленная работа может дать импульс сотрудникам. Ключ в том, чтобы не поддаваться искушению сделать работу рутиной только через строгие процессы, правила и процедуры. Правильно выстроенные границы помогают делу, слишком большие же ограничения демотивируют. В таких случаях люди, как правило, перестают решать проблемы и творчески мыслить, а вместо этого выполняют необходимый минимум.

Если вы хотите, чтобы ваши команды были эффективными, вы должны сделать их работу привлекательной. Прямой способ сделать это - дать возможность экспериментировать и решать действительно важные проблемы, для каждого уровня и каждой команды они могут быть свои. Каждый человек должен чувствовать, что есть задача, которую он может и должен решить. Убедитесь, что ваш интерес, как руководителя, в глазах сотрудников не ограничен только текущими делами, рутиной, которую вы должны выполнять изо дня в день. Существенное внимание уделите повышению производительности, где нет четкого плана, а есть пространство для экспериментов и решении проблем. Например, можно выработать недельный цикл групповых и индивидуальных встреч с сотрудниками с фокусом на планировании в понедельник, выделенным временем для экспериментов в течение недели, анализом эффективности в пятницу.

– Удаленная работа - вопрос, по большей части, технологический. В этой связи особые задачи ложатся на ИТ-специалистов. Что от них требуется? Каких специалистов желательно оставить в офисе для поддержки и решения неотложных вопросов?

– Среди задач, которые бизнес ставит перед ИТ-службой, всегда присутствовали как поддержка деятельности пользователей, так и обеспечение сотрудников всем необходимым для выполнения своих функций. Решение указанных задач, помимо отлаженных процессов и оптимальных процедур, требуют наличия специального программного обеспечения, установленного на рабочих местах.

С учетом специфики производства нашей компании мы и раньше широко использовали в своей работе средства удаленного взаимодействия с пользователями. Более того, в условиях изолированных рабочих групп появилась возможность оставить в офисах минимально необходимый дежурный персонал. В идеальном случае достаточно одного человека на локацию. Конечно, при этом следует обеспечить сотрудников удобными средствами коммуникации, гарнитурами, средствами удаленного управления рабочими столами, VPN-клиентами для подключения к информационным сетям заказчиков и компании. Обеспечить сотрудников стабильным доступом в Интернет, проследить за тем, что стандартный софт у всех установлен, работает, персонал обучен. Требуется обеспечить исполнение SLA поддержки с использованием удобного и надежного Service Desk-приложения и других каналов связи.

– Как настроить сотрудников, помочь им быстрее адаптироваться к новым условиям работы?

– Как подойти к организации удаленной работы системно? Прежде всего - четкие прозрачные правила в русле рекомендаций властей, здравого смысла и максимальной эффективности. Нужно договориться и внедрить в практику ряд правил, в том числе в операционной деятельности, принять, что инструменты регистрации рабочего времени менее эффективны, чем инструменты проектного управления. Совещания должны приобрести стабильный ритм, заданный график. Нужно активное использование визуальных отчетно-демонстрационные инструментов, конечно же, фиксация решений, общее рабочее пространство. Приоритет должен быть отдан визуальному общению. Для коммуникаций происходит стандартизация каналов, при этом исключаем «бомбардировку» сообщениями и сами всегда отвечаем на обращения. Можно установить стандарты реагирования, к примеру 4 часа на обычное сообщение, 1 час на экстренное. Важный момент - социализация (частичное управление нерабочим временем сотрудников). Для этого лучше использовать отдельное пространство – группа в мессенджере или вообще другой канал – кому как удобнее.

Руководитель должен говорить открыто с людьми, давать признание сотрудникам, контактировать с людьми не только по узким профессиональным задачам, но и выяснять, что они чувствуют, в каких условиях работают – это высвобождает все непродуктивное и повышает эффективность. Нужно также «давать новые смыслы» - рассказывать, что будет «после», когда мы переживем кризис - например, какими будут новые продукты и направления.

– Какие типичные ошибки и заблуждения бывают у заказчиков относительно удаленной работы и как заранее уберечь их от этих «граблей»?

– Если у компании в организации хаос, нет понимания, кто за что отвечает, и не выстроены процессы, в практике бесчисленные длительные совещания, то волшебства не будет – эти пороки благополучно перенесутся онлайн и даже еще больше усугубятся.

Здесь, как и в любом другом преобразовании деятельности, прежде требуется правильная и четкая организация, что позволит в полной мере воспользоваться всеми возможностями и преимуществами инструментов автоматизации.

– Большое спасибо за беседу!