Директор департамента управления данными и бизнес-аналитики компании OCS Андрей Смеречук: «Развивая BI, мы движемся к применению все более сложных технологий в работе с данными»

– Андрей, расскажите, пожалуйста, когда направление BI появилось в OCS, какое BI-решение и по каким причинам было выбрано?

– Компания OCS обратилась к BI около трех лет назад. Изначально мы рассматривали BI как инструмент для предоставления сотрудникам компании некой наглядной аналитики, которая позволяла бы показывать аналитические данные удобно, быстро, простым и понятным образом. Мы изучали различные продукты и в силу специфики OCS выбрали Microsoft Power BI. Это решение легко поднимать, с ним легко начинать работать, под него удобно подбирать и учить кадры. Подход Power BI очень дружественный для потребителей, которые, в основном, не аналитики, а исполнители ежедневной рутинной работы. Они хотят в отчете сразу увидеть все, что нужно, быстро сделать выводы и продолжать заниматься своими задачами. Power BI оправдал эти пожелания на 100 %. За те 3 года, которые мы его активно развиваем, мы ни разу не пожалели о выборе.

Power BI для нас очень хорош прежде всего тем, что он позволяет большинство отчетов делать за 1-2 дня от момента поступления заявки до появления отчета на нашем сервере. Конечно, большие продуктовые платформы готовятся медленнее, в том числе и потому, что довольно долго зреет понимание, как они должны работать, долго пишется финальное ТЗ. Но обычно больших и сложных ТЗ не требуется, Power BI позволяет нам реализовывать аналитику по частям, иногда даже опираясь не на базу данных, а на слова или письма. В итоге у нас на производстве аналитической отчетности занято всего 4 человека. Это очень немного для того объема информации, которым мы оперируем.

Директор департамента управления данными и бизнес аналитики компании OCS Андрей Смеречук

– Через какие этапы прошло построение системы аналитики с учетом огромного количества данных, накопившихся за 27 лет работы компании?

– На первом этапе мы изучали возможности платформы Power BI и других подобных платформ, смотрели, что они могут нам дать, какие специфические требования могут быть, особенно в контуре нашей компании, применительно к нашим данным, нашим информационным системам.

Параллельно мы выявляли связанные с данными проблемы. Подготовка к BI огромного информационного наследия потребовала очень большой работы, поскольку изначально данные не были структурированы правильным образом. Сейчас в значительной мере эта работа уже завершена. То есть, BI нам помогал не только строить отчетность, но и развивать работу с данными, постепенно, небольшими шагами упорядочивать их. BI - это финальная визуализация того, что мы смогли поднять и правильно показать, правильно интерпретировать.

Примерно через год работы мы созрели до необходимости построения аналитического хранилища - в принципе, без него в большой компании не обойтись. На данный момент оно у нас полностью реализовано, функционирует, помогает нам экстремально быстро строить аналитику в различных разрезах небольшим коллективом.

Завершающим этапом было наведение порядка на сервере аналитической платформы. У нас уже есть почти 500 отчетов, и всю эту информацию нужно каким-то образом правильно показывать, учить пользователей правильно искать нужные отчеты. Правильная подача материала и формирование каталога – та задача, которую мы выполняем сейчас.

Параллельно мы организовали платформу самообслуживания. В компании есть около 10 человек аналитиков, которые предпочитают сами делать отчеты. Мы помогаем им настроить витрины самообслуживания, которыми пользуемся сами, с учетом обеспечения прав доступа. В перспективе таких пользователей может стать больше, но не существенно. Большинству отделов проще заказать аналитику у нас, чем выращивать у себя такую функцию.

Благодаря скорости и наглядности BI становится в OCS все популярнее. Для понимания масштабов: на нашем сервере отчетности сейчас лежит несколько сотен отчетов различной сложности. BI-отчетностью регулярно пользуются более 1000 сотрудников компании. Это близко к максимальному охвату сотрудников, которым этот инструмент мог бы понадобиться в работе.

– Сегодня OCS - компания со штатом около 2500 человек и бизнесом на территории всей России. Как на BI влияют такие масштабы?

– Самым положительным образом. Бизнес нашей компании не только очень большой, но и разнообразный. У нас очень сложные и разнообразные бизнес-процессы. Масса сотрудников ежедневно выполняют очень сложные операции, решают различные задачи, под которые нужно максимально быстро готовить аналитику.

Наш BI затрагивает различные виды управленческой отчетности, финансовые показатели, данные о продажах и все, что с этим связано. Мы строим отчеты о взаимодействии с партнерами и вендорами, отчетность для наших коммерсантов, сейлов, логистов и других направлений компании. Отчеты могут быть сложными, подготовленными на основе десятков информационных потоков, а могут быть простыми, когда показывается отдельный срез данных, например, движение по каким-либо договорам.

На данный момент мы сфокусированы только на внутренних нуждах компании, хотя возможно, что в будущем внешние задачи тоже появятся.

– Что за специалисты поддерживают BI в OCS, какие нетривиальные задачи им приходится решать?

– Как я уже сказал, непосредственно BI в департаменте управления данными и бизнес-аналитики OCS занимаются всего 4 человека. Плюс довольно большая команда выполняет технические работы. В моем департаменте, например, есть подразделение управления данными, это те специалисты, которые развивают аналитическое хранилище и готовят данные для аналитики, причем не только для BI, но и, например, для ML (Machine Learning).

Специфика отечественного рынка такова, что BI-специалистов с опытом работы сложно найти. Поэтому всех своих специалистов мы выучили сами, и, на самом деле, это наше очень большое преимущество, потому что компетенции нам требуются специфические. У нас нет простых процессов, которые можно «отлить в бронзе», наша отчетность - это большой комплекс задач. Любого самого талантливого сотрудника надо погружать в реальные задачи, чтоб он понимал, что он делает и зачем. К тому же мои коллеги должны неплохо разбираться, как BI можно настраивать, чтоб работать не только с конструктором из «коробки», а многое кастомизировать своими руками.

Чаще всего к нам приходят специалисты с высшим образованием, не обязательно с техническим, хотя оно помогает. Главное, что требуется от соискателя - базовое понимание информационных технологий и работы с данными, готовность к большой вовлеченности в работу, желание обучаться. Power BI, по сути, это так называемая low-code платформа для аналитики, при наличии перечисленных качеств обучиться работе на ней несложно. Из-за того, что у нас широкое разнообразие задач, новые сотрудники уже в первые недели могут, например, заниматься настройкой и описанием отчетов. Но полноценный специалист, который может самостоятельно готовить сложные отчеты и сам взаимодействовать с бизнесом, формируется примерно через год.

– Какие результаты дает BI для OCS, какие цифровые возможности открывает?

– Самое главное - сотрудники компании получают быстрый доступ к тем данным, которые им нужны для работы. У нас сейчас практически любой сотрудник может заказать аналитику для себя, и она будет всегда актуальной.

Второе - изучая данные в комплексе, мы можем находить закономерности для развития бизнеса. Так как у нас в руках сейчас очень большой массив данных по всем аспектам деятельности компании, мы можем изучать выявленные проблемы под различным углом, помогать менеджерам контролировать бизнес и влиять на ситуацию.

Благодаря BI мы реализовали большую и сложную аналитическую платформу «Рабочее место сейла», где реализован глобальный отчет, интересный сейлам. В нем связана вся аналитика по текущей деятельности компании по взаимодействию с партнерами, с анализом различных аспектов деятельности, продаж, дебиторки и так далее. Он существенно ускоряет и упрощает работу сейлов, наполняет ее дополнительной информацией, которая позволяет работать эффективнее. Для понимания важности сейлового отчета: им пользуются не только специалисты, но и руководители, которые управляют продажами.

Сопоставимая по сложности аналитика реализована для продуктовых департаментов, она объединяет большое количество отчетов под специфику каждого такого департамента. Каждый из этих отчетов проще глобального сейлового, но вместе они представляют собой очень сложную единую платформу.

– В каких направлениях в дальнейшем планируется развивать BI?

– BI дает нам комплексное понимание данных, которые есть в компании. Мы можем легко оперировать нашими структурированными, проверенными, качественными данными, что позволяет переходить к более сложной аналитике, построению прогнозных моделей, исследованию скрытых данных, Data mining, предотвращению угроз для бизнеса, подсвечиванию открывающихся возможностей. Это направлением мы планируем активно развивать в ближайшее время.

Вообще же, наш департамент развивается согласно долгосрочному плану, пошагово, мы движемся к применению все более сложных технологий в работе с данными и аналитикой. Мы уверены, что сила аналитической платформы OCS - в гибкости и комплексном подходе.

– Большое спасибо за беседу!