Руководитель направления ECM корпорации ЭЛАР Александр Кузнецов: «У рынка есть потребность в специализированных системах электронных архивов»

– Александр, как, на ваш взгляд, происходит развитие систем электронных архивов в России, успевают ли отечественные разработчики за потребностями клиентов?

– Процесс импортозамещения иностранных решений длится уже несколько лет. Российские разработчики традиционно делают акцент на функциональности СЭД и автоматизации бизнес-процессов. Среди систем управления документами за эти годы появилось много конкурентных решений. Но промышленных специализированных платформ электронных архивов меньше. Электронные архивы многими воспринимаются как часть системы электронного документооборота или отдельное файловое хранилище. И это большая ошибка. Целесообразно выделять такие решения в отдельный класс продуктов, которые обладают особыми характеристиками, недоступными для традиционных СЭД и ЭДО.

До недавнего времени вопросу организации хранения электронной информации не уделялось должного внимания. Только когда заказчики сталкиваются с ухудшением работы профильных информационных систем, будь то ERP или СЭД, становится ясно, что подобные системы не могут обеспечить высокопроизводительное хранение больших и постоянно возрастающих объемов документов. Возникают проблемы сквозного поиска информации, так как каждая из корпоративных систем хранит только «свой» контент. При этом возрастают риски обеспечения информационной безопасности, вследствие отсутствия развитых средств защиты информации. В этой связи заказчики начинают искать специализированные решения, позволяющие разгрузить профильные информационные системы от архивных документов и обеспечить их долговременное защищенное хранение. Становится целесообразным создание единой системы электронного архива и подключение к ней основных корпоративных источников информации. Такой подход обеспечивает объединение разрозненных данных, организацию их структурированного хранения и удобный поиск любых сведений и документов в режиме «одного окна». При правильном подходе обеспечивается сохранность не только архивной информации, система электронного архива сохраняет любые текущие сведения, обрабатывающиеся в профильных бизнес-приложениях. Фактически формируется многослойный «пирог», где основа – это промышленная платформа электронного архива, обеспечивающая через интеграционную шину маршрутизацию, обработку и хранение любых корпоративных сведений и документов различных подразделений и профильных информационных систем.

Руководитель направления ECM корпорации ЭЛАР Александр Кузнецов

Стоит отметить, что крупные корпорации одними из первых начали решать подобные задачи, создавая специализированные системы электронных архивов на базе «тяжелых» корпоративных решений от IBM или OpenText. Сегодня, когда обслуживать и развивать иностранные решения становится невозможно, крупные заказчики ищут альтернативу из числа отечественных продуктов. При этом заменить их достаточно сложно, во многом из-за малого числа сопоставимых российских аналогов и сложности переноса большого количества системообразующих процессов, реализованных в них.

К примеру, одним из таких сопоставимых аналогов является наша разработка – отечественная платформа ЭЛАР Контекст (запись в реестре Минцифры №12298, www.elar-context.ru), на базе которой выполнено уже достаточно много крупных проектов по имортозамещению зарубежных ECM-систем и построению защищенных электронных архивов в госкорпорациях, на предприятиях ОПК, в органах власти и промышленности.

– Насколько существенно отразились на рынке российских систем электронных архивов события этого года и необходимость в скорейшем импортозамещении?

– Импортозамещение жизненно необходимо. Особенно на фоне растущих угроз информационной безопасности. Атаки на информационные ресурсы корпораций и ведомств происходят постоянно. Без надежной защиты обеспечить сохранность критически важной информации невозможно. Не стоит забывать, что утечка корпоративной тайны и блокирование доступа к сведениям в электронном виде, содержащимся в информационных системах, подвергшимся атаке – это еще полбеды. В случае форс-мажора деловые процессы переходят на бумажную основу – увеличивается нагрузка на архив, становится в разы тяжелее обрабатывать документы и управлять документационным обеспечением подразделений. Любая информация или документ доходит до ответственного сотрудника не за минуту, а за несколько часов. При этом риски безвозвратной утраты важной информации растут. Как следствие вышел Указ Президента РФ от 1 мая 2022 г. N 250 «О дополнительных мерах по обеспечению информационной безопасности Российской Федерации».

Поэтому на сегодня крайне важно не только субъекту критической информационной инфраструктуры, но и каждому ведомству, корпорации и предприятию обеспечить себя полностью импортонезависимой и защищенной платформой электронного архива, которая будет в реальном времени архивировать важные сведения и документы. Обеспечивать их долговременное юридически-значимое хранение. А в случае чрезвычайной ситуации предоставлять оперативный и непрекращающийся доступ к любой необходимой информации – электронным документам, копиям архивных бумажных документов, базам знаний, справочникам и реестрам, цифровым данным корпоративных информационных систем.

– Какие российские продукты и проекты можно назвать передовыми, в чем заключается их инновационность и актуальность, насколько широко можно применить этот опыт?

– Я бы выделил несколько наиболее актуальных сейчас направлений. Во-первых, создание защищенных доверенных электронных архивов для госсектора и предприятий ОПК. Такие решения позволяют обеспечить обработку и хранение любой документации, в том числе секретной. Внедрение системы призвано обеспечить сохранность и устранить риск безвозвратной утраты ценных сведений и документов, минимизировать обращения к бумажному архиву предприятия, заменив бумагу цифровыми копиями.

Во-вторых, импортозамещение крупных зарубежных систем в распределенных холдингах с большим количеством пользователей и огромным объемом информации. Подобные проекты требуют высокой квалификации исполнителя и качественного российского продукта, который будет способен адекватно заменить проверенный временем импортный стек без снижения производительности и замедления процессов, без долгого простоя и постоянного устранения неисправностей, что чревато финансовыми потерями.

В-третьих, обеспечение долговременной сохранности цифровой информации. Это могут быть документы ЭДО и КЭДО, файлы инженерных приложений, документы ведомственных систем документооборота и сведения из ГИС, то есть любая цифровая информация и электронные подлинники документов, рождающиеся в процессе деятельности предприятий, ведомств или органов власти, в том числе в рамках целого региона. Такая информация требует архивирования, учета и юридически-значимого хранения в течение неограниченного количества времени. Главная задача подобных решений обеспечить сохранность информации и доступ к хранимым документам независимо от устаревания технической инфраструктуры или замены информационных систем.

В нашем портфеле есть примеры проектов по всем вышеперечисленным направлениям. И все они были реализованы на базе отечественной платформы ЭЛАР Контекст.

– Достаточно ли существующих законодательных инициатив для развития этого рынка, какие из них особенно важны? Отсутствие каких ощущается особенно остро?

– Ожидаем выхода закона об электронном дубликате, соответствующий законопроект (№ 1173189-7) о внесении изменений в Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» находится на рассмотрении в Государственной Думе. В первую очередь, этот закон позволит заказчикам создавать равнозначные электронные дубликаты бумажных документов, что позволит отказаться от дорогостоящего хранения бумаги в пользу организации электронных архивов. Нормы не будут распространяться на документы Архивного фонда, гостайну и ряд других категорий. Но всё же, это большой шаг вперед.

В этом году вышло ПП РФ от 2 марта 2022 г. N 279 «О государственной информационной системе «Платформа «Центр хранения электронных документов». ГИС ЦХЭД обеспечивает хранение архивных документов на федеральном уровне. При этом государство не регламентирует подобные процессы на региональном уровне. В свою очередь в соответствии с поручением Президента Российской Федерации Пр-290 п.8 от 10.02.2022 г. рассматривается вопрос о цифровизации архивной отрасли, в том числе на уровне субъектов РФ. В этой связи мы разработали комплексное решение по цифровизации архивной сферы для субъектов РФ, которое подразумевает объединение региональных органов власти-источников комплектования и государственных и муниципальных архивов региона в рамках единой цифровой экосистемы. Решение реализуется только с использованием отечественным технологий: на базе системы автоматизации архивной деятельности АИС ЭЛАР-Архив, платформы ЭЛАР Контекст и ряда других уникальных разработок. Проект подразумевает бесшовное взаимодействие ведомственных СЭД и учетных архивных систем, которые будут связаны с единым цифровым хранилищем документов. Это позволит органам власти всегда иметь доступ к своим архивным документам временных и постоянных сроков хранения в электронном виде, а муниципальным архивам автоматизировать процессы комплектования и учета, как бумажных, так и электронных документов.

Стоит отметить выход № 339-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации». Закон вводит необходимость создания нотариальных архивов на база Нотариальных палат субъектов РФ. В этой области мы подготовили специализированные решения для формирования цифрового архива, включающих сканеры для перевода сшитых нотариальных документов в электронный вид и систему электронного архива.

– Расскажите об опыте вашей компании в этой сфере. Какие решения разработаны, используются?

– Мы предлагаем специальную сертифицированную ФСТЭК версию защищенного электронного архива на базе отечественной платформы ЭЛАР Контекст из реестра Минцифры. В платформе реализованы дополнительные решения по защите информации. Например, мандатная модель доступа к данным, гибкий механизм определения уровня доступа к документу по совокупности сведений. Платформа поддерживает отечественный стек на базе Линукс и Postgres, совместима с защитными механизмами Астра и Альт Линукс. Платформа подготовлена для сертификационных испытаний и реализации систем до класса защищенности 1Б, что позволяет обеспечить обработку и хранение секретных документов под грифом (С и СС). Подобные технологии исключительно важны и позволяют обеспечить комплексную защиту от любых угроз.

Стоит отметить отдельные решения для определенных видов документов – технической, финансовой, кадровой или банковской документации. К примеру, система электронного архива технической документации – это комплексное решение, позволяющее управлять научно-технической, проектной, конструкторской и другой технической документацией предприятия. Система позволяет сформировать базу знаний, вести специализированные реестры, интегрироваться с профильными приложениями инженерного проектирования и технического документооборота (PDM/PLM).

Должен упомянуть интеллектуальные решения ЭЛАР – управление большими данными и искусственный интеллект. У нас существенные компетенции по созданию специализированных хранилищ больших данных, которые используются для формирования цифровых двойников и геоинформационных систем. Наши технологии искусственного интеллекта являются полностью российскими решениями для управления документами и данными. Используются в части анализа информации и помощи в принятии решений в ведомственных информационных системах, для распознавания и классификации документов, работая гораздо эффективнее ушедших с рынка OCR платформ. Еще одним направлением применения технологий ИИ является обработка и нормализация разрозненных данных и записей, в том числе в виде исправления ошибок, исключения дублирования и формирования эталонных реестров и справочников. Все эти интеллектуальные решения могут встраиваться в систему электронного архива, обеспечивая автоматизацию ввода документов и «очистку» информационных ресурсов.

– Какие наиболее интересные проекты реализованы вашей компанией?

– Наш опыт в сфере оцифровки и создания доверенных электронных хранилищ более 30 лет. В России –  мы первопроходцы, многие наши решения до сих пор лидеры рынка. Мы работаем по всему фронту цифровизации и импортозамещения. Предлагаем замену ушедших вендоров и иностранных систем в госсекторе, промышленности и ОПК. Все наши продукты включены в реестры Минцифры и Мипромторга. Мы являемся разработчиками специализированной отечественной платформы электронного архива, которая используется в Администрации Президента РФ, Росгвардии, Минобороны РФ, в крупнейших холдингах, среди которых ОМК, КОМОС ГРУПП, а также во многих других ведомствах, органах власти и предприятиях.

Стоит отметить проекты цифровой трансформации судебной системы. С помощью отечественных решений мы автоматизировали деятельность мировой юстиции в 4 субъектах РФ. Это 64 участка мировых судей в Тюменской области, 31 участок в ЯНАО, 28 участков в ХМАО, 3 участка в Архангельской области. В рамках проекта в каждом регионе были созданы системы электронных архивов мировой юстиции, которые обеспечили всех судей субъекта доступом к централизованному электронному хранилищу судебных дел. А также на участках мировых судей установлены отечественные комплексы оцифровки судебных дел на основе российских планетарных сканеров ЭларСкан из реестра РЭП Минпромторга, которые обеспечивают высокопроизводительное сканирование и распознавание сшитых бумажных документов.

Важными являются проекты по цифровизация сферы БТИ в субъектах РФ, которые состоят из внедрения системы электронного архива и установки специализированных комплексов оцифровки учетно-технической документации. На данный момент аналогичным образом автоматизирована деятельность БТИ в 14 субъектах РФ.

Отдельно хотелось бы подчеркнуть важность проекта в Тюменской области. Регион одним из первых смог внедрить практику создания единого цифрового хранилища субъекта РФ с использованием специального архивного формата усиленной квалифицированной электронной подписи с меткой времени. Это позволяет обеспечивать юридически-значимое долговременное хранение всех электронных документов органов власти в единой системе цифрового архива независимо от смены целевых систем и информационно-технической инфраструктуры. Решение является полностью импортонезависимым, оно было реализовано на базе отечественной платформы ЭЛАР Контекст, СХД с многоядерными процессорами «Эльбрус-8С», общесистемного ПО в составе СУБД PostgreSQL и серверной ОС Альт 8 СП Сервер.

– Какие события, по вашим прогнозам, ожидают рынок российских систем электронных архивов в ближайшее время и в более отдаленной перспективе? Будут ли эти события, изменения симметричны происходящим за рубежом, или путь развития российского рынка систем электронных архивов будет уникальным?

– Мы считаем, что у рынка есть потребность в специализированных системах электронных архивов и такой класс продукции не следует рассматривать через призму систем электронного документооборота. В ближайшем будущем с учетом сдвига законодательства в сторону информационной безопасности и защиты информационных ресурсов системы электронных архивов должны «учиться» хранить и обрабатывать любую категорию данных, а также обеспечивать полную импортонезависимость и постоянную доступность хранимой информации, безотносительно к уровню внешних угроз.

– Большое спасибо за беседу!