Руководитель направления СЭД/ЕСМ управления бизнес-решений компании «Девелоника» (ГК Softline) Полина Дуйкова: «Чем шире мы применим опыт внедрения ЭДО в архивном деле - тем лучше»

– Полина, как, на ваш взгляд, происходит развитие систем электронных архивов в России, успевают ли отечественные разработчики за потребностями клиентов?

– Стремительное импортозамещение - главный тренд этого года. Всего несколько лет назад заказчики отдавали предпочтение зарубежным ECM-платформам для создания корпоративных информационных систем. Сейчас отечественные разработки удовлетворяют все технические запросы клиентов.

Российские решения для системы электронных архивов имеют преимущества в:

• гибкости;
• отказоустойчивости;
• возможностях масштабирования;
• производительности;
• стандартизации всех этапов бизнес-процессов;
• быстром поиске и выгрузке документов по запросам ФНС;
• многократном снижении затрат на хранение документов;
• работе с большими объемами данных.

Они обеспечивают надежное централизованное хранение электронных документов в соответствии с высокими требованиями к их защите и сохранности. Специалисты могут подключаться любым удобным способом: с локальных или удаленных компьютеров любой конфигурации, мобильных устройств. Продукты отечественных разработчиков снижают затраты на обновление, копирование и распространение документации.

Руководитель направления СЭД/ЕСМ управления бизнес-решений компании «Девелоника» (ГК Softline) Полина Дуйкова

– Насколько существенно отразились на рынке российских систем электронных архивов события этого года и необходимость в скорейшем импортозамещении?

– По данным Центра компетенций по импортозамещению в сфере ИКТ, в 2021 году доля российского ПО в государственных организациях составляла 30-35 %. В 2022 году использование отечественных решений из мейнстрима превратилось в необходимость. Заказчики все чаще переходят на отечественные аналоги ИТ-систем, потому что государство поддерживает развитие цифровой трансформации и отечественных разработчиков, а российские решения конкурентоспособны и являются альтернативой иностранным технологиям.

Также события этого года повлекли за собой дополнительную нагрузку на общие центры обслуживания (далее ОЦО), которые работают в бухгалтерских, кадровых, логистических, закупочных ИТ-системах. Внедрение новых проектов требует финансовых вложений, а после миграции на доступные на российском рынке системы нужно время на адаптацию и обучение персонала работе в этих программах. Важно учесть, что в переходный период будут работать параллельно решения - старое и новое, что также увеличит нагрузку на системы и людей.

– Какие российские продукты и проекты можно назвать передовыми, в чем заключается их инновационность и актуальность, насколько широко можно применить этот опыт?

– Наиболее востребованы сейчас три продукта:

• финансовый архив - это централизованное хранение финансово-хозяйственных документов, быстрый поиск документов, подготовка к налоговым и аудиторским проверкам;
• долговременный архив - это комплексная система для управления бумажным и электронным архивом c гарантией юридической значимости документов;
• управление документами - полный цикл работы с электронными документами, гарантия их конфиденциальности, удобное создание, хранение и поиск.

При внедрении финансового архива:

• в 15 раз сокращаются потери документов за счет их централизованного хранения;
• в 7-12 раз быстрее подготовка к проверке контролирующими органами;
• в 7-20 раз увеличивается скорость поиска документов.

Долговременный цифровой архив:

• централизованно хранит документы из разных информационных систем до 75 лет;
• гарантирует юридическую значимость документов в течение всего срока хранения;
• поддерживает правила российского архивного делопроизводства.

При переходе к управлению документами:

• сводится к минимуму риск потери документов;
• на 84 % сокращается среднее время поиска документов;
• гибкая настройка прав доступа помогает сохранить конфиденциальность данных.

Миссия цифровизации - облегчить людям жизнь, убрать рутинные процессы и освободить время для по-настоящему важных задач. Чем шире мы применим опыт внедрения ЭДО в архивном деле - тем лучше будет нам с вами. У нас есть все возможности и решения для повсеместной цифровизации документов.

– Достаточно ли существующих законодательных инициатив для развития этого рынка, какие из них особенно важны? Отсутствие каких ощущается особенно остро?

– Для нормативно-методического обеспечения работы с электронными архивами утвержден Приказ Федерального архивного агентства N 69 от от 15 июня 2020 г «Об утверждении типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов». Этот документ поможет частным компаниям и государственным учреждениям с цифровизацией бизнес-процессов. Как минимум, сократятся издержки на хранение и обработку бумажных документов.

В Минэкономразвития России разработан законопроект «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части регулирования вопросов конвертации электронных документов, их хранения, создания электронных и (или) материальных дубликатов документов». Особенно важная инициатива этого проекта - разрешение хранить не только электронные оригиналы, но и электронные дубликаты бумажных документов. Переводить в электронное хранение по порядку, описанному в законопроекте об электронных архивах, можно практически все виды документов, кроме содержащих государственную тайну, удостоверяющих личность и тех, что юридически могут оформляться только в бумажном виде.

Ключевым моментом в цифровизации документов стало подписание Президентом РФ закона от 22.11.2021 № 377-ФЗ об электронном документообороте в сфере трудовых отношений, закрепляющий возможность и механизмы использования кадровых документов, связанных с занятостью граждан, в электронном виде без дублирования их на бумажном носителе.

– Расскажите об опыте вашей компании в этой сфере. Какие решения разработаны, используются?

– У нас есть комплексные решения для централизованного управления бумажным и электронным архивом организации. Принципы организации цифрового архива основаны на защищенности, гибкости использования и соблюдения всех норм хранения на законодательном уровне. Такой архив можно сравнить с хранилищем, в которое из системы электронного документооборота и других виртуальных источников поступают документы. Поток документации архивируется и упорядочивается, разбивается в соответствии с определенными нормами.

Мы работаем с лидерами российского рынка ЭДО.

DirectumRX - интеллектуальная система управления цифровыми процессами и документами, гибкая ЭКО-система. Цифровые архивы - один из функциональных блоков платформы. Она переводит в цифровой вид полный цикл документооборота. DirectumRX имеет интуитивно понятные сценарии взаимодействия с решением и лаконичный интерфейс. Решение легко интегрируется в общий ИТ-ландшафт организации. С помощью российской системы Directum RX была проведена модернизация документооборота крупных российских компаний, таких как «Хлебпром», ООО «Центр-СБК», ГК «Гулливер», телевизионной производственной компании «Спортивное вещание»

Docsvision - современная Low-Code CSP (СЭД/ECM/BPM)-платформа для управления процессами и данными крупного бизнеса и госкомпаний; преимущества Docsvision:

• работа с нагрузкой в 100 000 пользователей и от 20 млн документов подтверждена в ходе нагрузочного тестирования платформы;
• модульная архитектура: удобство установки, обновления и обслуживания;
• полная поддержка ЭЦП в соответствии с требованиями ФЗ-63 и требований к СЭД госорганов.

– Какие наиболее интересные проекты реализованы вашей компанией?

– Внедрение единой системы электронного документооборота (СЭД) для «Биннофарм Групп» стало одним из наших самых крупных ИТ-проектов, направленных на создание единой ИТ-инфраструктуры объединенной компании. За 5 месяцев работы на базе Directum RX было создано единое хранилище первичной финансовой документации для одной из производственных площадок компании, проведена интеграция с системами 1С:УПП и Диадок, настроено штрихкодирование входящих и исходящих документов.

Это решение предполагает:

• долгосрочное хранение документов с поддержкой юридической значимости и сроками хранения 10, 25, 75 лет, согласно требованиям законодательства;
• разгрузку оперативного хранилища других систем;
• специальные регулярные процедуры для архивного хранения, ведение фондов и т.д.
• регулярная проверка целостности и комплектности;
• хранение документов, поступающих из любых систем, в специализированном для архивов формате.

Мы интегрируем решения для цифровых архивов в ведущие отрасли страны: пищевую промышленность, агропромышленность, ритейл, фармакологию, нефтегазовый сектор.

– Какие события, по вашим прогнозам, ожидают рынок российских систем электронных архивов в ближайшее время и в более отдаленной перспективе? Будут ли эти события, изменения симметричны происходящим за рубежом, или путь развития российского рынка систем электронных архивов будет уникальным?

– Мы наблюдаем повышенное внимание к миграции на системы электронных архивов, а наши клиенты ожидают:

• снижения стоимости хранения за счет меньших требований к оборудованию и централизации всех архивных процедур в одной системе;
• ускорения работы архивистов и делопроизводителей благодаря автоматизации рутинных операций;
• уменьшения на оперативные хранилища, повышение быстродействия операционных систем.

На российском рынке представлен весь необходимый пул решений для качественного внедрения и работы собственных продуктов СЭД. Благодаря поддержке государства, решениям наших разработчиков и готовности предприятий к ведению всей документации в электронном виде, цифровая трансформация развивается вне зависимости от внешних обстоятельств.

– Большое спасибо за беседу!