Периферийный «зоопарк». Что такое «Сервис печати» и как он поможет снизить затраты

Чаще всего на вопрос «как как вы пришли к периферийному хаосу» отвечают – «так исторически сложилось». Действительно, основными причинами возникновения мультибрендовой экосистемы периферийных устройств являются:

• Слияния и поглощения: в данном случае компании могут унаследовать различные периферийные устройства от организаций, участвующих в консолидации.
• Бюджет: ценообразование и бюджетные ограничения играют важную роль при принятии решений о закупках. Компании могут выбирать периферийные устройства от различных производителей, чтобы воспользоваться преимуществами конкурентных цен или рекламных предложений.
• Специализированная функциональность: различные производители предлагают уникальные функции в своих периферийных устройствах.
• Устаревшие системы: со временем, по мере развития технологий и изменения потребностей бизнеса, приобретаются различные устройства от разных производителей. Старые устройства все еще могут использоваться из-за требований совместимости с существующими системами или конкретными устаревшими приложениями. По мере появления новых вариантов техники компании могут предпочесть интегрировать их, не отказываясь полностью от старых, что приводит к смешению периферийных устройств.

Ярослав Хворостяный, руководитель группы технического пресейла RAMAX Group

В итоге организация получает тот самый «зоопарк» и непрерывную «головную боль» с его содержанием:

• Проблемы с совместимостью. Одной из основных сложностей, с которой сталкиваются компании, использующие мультибрендовую периферию, является совместимость между устройствами. Каждый бренд может иметь свое собственное проприетарное программное обеспечение, драйверы и коммуникационные протоколы.
• Проблемы с техническим обслуживанием и поддержкой. Работа с несколькими брендами означает работу с несколькими поставщиками услуг по техническому обслуживанию и поддержке. У каждого бренда могут быть свои собственные гарантийные обязательства, сервисные центры и службы поддержки. Координация графиков технического обслуживания, устранение неполадок и управление контрактами на обслуживание могут стать обременительными и отнимающими много времени для ИТ-отделов. Кроме того, необходимость обучения ИТ-персонала тонкостям работы с различными марками устройств может еще больше усложнить ситуацию.
• Управление расходными материалами. Использование периферийных устройств разных брендов также означает управление различными расходными материалами, такими как чернильные картриджи, картриджи с тонером и расходные материалы для бумаги. Для каждой марки и модели могут потребоваться различные типы расходных материалов, что затрудняет поддержание достаточного уровня запасов. Неэффективное управление расходными материалами приводит к простоям, задержкам в выполнении задач печати/сканирования и увеличению затрат из-за избытка или недостаточности запасов.
• Обучение и пользовательский опыт. Использование нескольких брендов периферийных устройств чаще всего требует обучения сотрудников различным операционным процедурам и программным интерфейсам, что зачастую занимает много времени, и сотрудники могут столкнуться с различиями в пользовательском интерфейсе и наборах функций на разных устройствах. Несогласованный пользовательский интерфейс приводит к ошибкам пользователей, снижению производительности и увеличению числа запросов в службу поддержки.

В итоге TCO системы печати ложится непомерным финансовым грузом на плечи компании.

В текущих геополитических условиях многие западные производители периферийных устройств прекратили свою деятельность на российском рынке. Это решение привело к серьезным проблемам для пользователей, оставив их без технического обслуживания и доступа к расходным материалам, усилив тем самым сложности содержания периферийного «зоопарка» добавлением новых вопросов – где отремонтировать устройства (раньше этим занимался вендор), где взять расходники, на что заменить вышедшие из строя устройства и пр.

Рано или поздно руководство компании задается вопросами, позаимствованными у Герцена и Чернышевского, – кто виноват и что делать?

Вы уже знаете ответ на первый вопрос: «так исторически сложилось». Ответ на второй – использовать сервис управляемой печати (MPS).

Поставщики услуг MPS могут взять на себя все аспекты обслуживания устройств, включая ремонт, пополнение расходных материалов и обновление программного обеспечения.

RAMAX Group работает на рынке MPS уже более 10 лет и является авторизованным сервисным центром таких брендов, как HP, Canon, OKI и др. Наши специалисты помогают обеспечивать полный цикл услуг по эффективному управлению расходными материалами, современному ремонту периферийных устройств, а также осваивать использование различной техники.

Сервис управляемой печати позволяет централизовать поддержку периферийных устройств, оптимизировать затраты на расходные материалы, исключив ситуации избытка или недостаточности запасов расходных материалов, а также упрощает процесс технического обслуживания.

Для бесшовного выхода из периферийного «зоопарка» и организации эффективного унифицированного сервиса печати на базе 1-2 вендоров специалисты RAMAX Group проведут аудит текущей инфраструктуры и подберут оптимальную стратегию. 

В итоге вы получите продуктивную внутреннюю ИТ-команду за счет снижения нагрузки, а также – довольного финансового директора, ведь вы в разы уменьшили TCO системы печати компании.

Автор: Ярослав Хворостяный, руководитель группы технического пресейла RAMAX Group