ЕСМ и СЭД в одном флаконе – как правильно использовать платформу электронного документооборота EOS for SharePoint (разработчик – компания «Электронные офисные системы»)

Как известно, портальные технологии обеспечивают решение множества задач. Это, например, организация корпоративных порталов и сервисов, коммуникации сотрудников, поиск данных и аналитика, создание общей рабочей среды для внутренних нужд компании, работа с заказчиками, поддержка клиентов, оказание услуг и контроль дистрибуции для коммерческих компаний, оказание госуслуг населению и межведомственный документооборот в государственных структурах.  

Microsoft Office SharePoint Server (МOSS) по популярности, пожалуй, является лидером среди портальных технологий. В первую очередь – в силу своих широких функциональных возможностей: продукт объединяет в себе функции электронного хранилища, обеспечивая управление всеми видами информационных ресурсов, workflow, поисковой системы, инструмента управления взаимодействия сотрудников. К тому же, что бы ни говорилось, MS Office является для абсолютного большинства компаний стандартом де-факто, продукты этого вендора привычны и, кроме того, оптимальны по соотношению цены и функциональности.  

Платформа Microsoft Office SharePoint Server проста в развертывании своих многочисленных функций, имеет неограниченные возможности по их расширению, на ее базе создано большое число решений независимых разработчиков.  

Существует  только одно «но»: SharePoint ориентирован на западные подходы к управлению документами. Для того чтобы использовать продукт в качестве основы для системы документооборота в России, необходимо расширение возможностей платформы Microsoft Office SharePoint Server с учетом российской специфики. Исходя из этого, на волне интереса к ЕСМ-решениям на отечественном рынке, компанией ЭОС и было создано решение Enterprise Office Solution for SharePoint (EOS for SharePoint), выполняющее в связке с МOSS функции системы официального документооборота и хранения управленческих документов, то есть реализующее Records management. 

Таким образом, совместное использование платформы SharePoint и решения EOS for SharePoint позволяет объединить в одной системе классический документооборот, комплексное управление всеми информационными ресурсами, процессами и коммуникациями организации. Персональное рабочее место в системе имеет удобный веб-интерфейс, инструменты взаимодействия с коллегами, предоставляет быстрый доступ к любой информации, в том числе и удаленный мобильный доступ – и, что немаловажно, все это реализовано в привычной среде MS Office. 

Из истории создания продукта

Разработка решения EOS for SharePoint началась еще в конце 2007 года и проводилась на основе использования принципов и методов работы с документами, реализованных в основном продукте компании ЭОС – СЭД «Дело». В то же время разработчики сохранили идеологию SharePoint. Стимулом к созданию системы послужила активизация компанией Microsoft продвижения платформы SharePoint Server 2007 в России.  

Официальный старт продаж EOS for SharePoint произошел в начале мая 2008 года. Залогом успеха нового продукта на российском рынке стал тот факт, что в новую систему был интегрирован большой опыт компании ЭОС, накопленный в области разработки решений для работы с электронными документами, как для государственных структур, так и для коммерческих организаций.  

Функционал

Еще раз повторимся: EOS for SharePoint обеспечивает развертывание полноценного документооборота на базе МOSS 2007, а будучи компонентом единой корпоративной платформы управления контентом, позволяет объединить в одной системе комплексное управление всеми информационными ресурсами, процессами и коммуникациями организации. Рассмотрим его возможности более подробно.

EOS for SharePoint предоставляет одновременно мощные  универсальные средства совместной работы сотрудников с документами и готовые инструменты для автоматизации процессов документооборота и контроля исполнения поручений в соответствии с отечественной практикой и нормативными требованиями. Система позволяет, например, проводить совместное редактирование документов, автоматический контроль версий, пересылку документов на рабочие места, полностью автоматизирует совместную работу над проектами от подготовки документов до утверждения и регистрации, настраивать процессы совместной работы, проводить опросы в онлайн-режиме. 

Важно, что решение, хотя и создано на платформе SharePoint, изначально ориентировано на применение именно в отечественных условиях, для которых характерны сложные процессы документооборота, наличие стандартных делопроизводственных процедур, преимущественно вертикальное направление основных документопотоков, многоуровневый контроль исполнения и т. д. Причем все это в основном происходит в условиях параллельного существования «бумажного» и электронного документооборота.  

Использование EOS for SharePoint в связке с MOSS 2007 дает пользователям дополнительные преимущества, а именно: электронное хранилище позволяет объединить все виды контента предприятия, организовать централизованное хранение и управление всеми корпоративными информационными ресурсами, а также предоставляет быстрый и удобный доступ к любой информации. В частности, пользователи получают возможность работать со справочниками и создавать новые, регистрировать документы с автоматической нумерацией, осуществлять сканирование, отслеживать ход обработки документа, оповещать об изменениях информации, управлять сроками хранения документов.

Наличие корпоративного портала создает единое информационное пространство и обеспечивает удаленный и мобильный доступ к данным, позволяет организовать on-line взаимодействие с сотрудниками и клиентами, в результате чего выводит персонал на новый уровень корпоративной культуры. Поиск и бизнес-аналитика осуществляются при помощи единой точки поиска по всем информационным ресурсам (включая данные из других приложений). В том числе есть возможности построения систем «управления знаниями». Доступ к обновляемым отчетам общий для всех сотрудников. Имеющийся в MOSS контур безопасности защищает корпоративные данные от несанкционированного доступа и позволяет организовать юридически значимый электронный документооборот.

Кроме того, система является универсальной платформой интеграции, которая позволяет заменять ряд разрозненных бизнес-приложений, интегрировать данные, обрабатываемые в различных системах, а в итоге – выстроить единую ИТ-инфраструктуру компании на основе технологий Microsoft.

Позиционирование EOS for SharePoint

Целевые отраслевые сегменты решения – это, прежде всего, крупные и средние предприятия, занятые в различных секторах промышленности, таких как машиностроение, энергетика, строительная, добывающая, нефтегазовая, фармацевтическая; банки/финансы, проектные и архитектурные организации, торговля, строительство/недвижимость, транспорт и логистика, образование, государственные организации, сфера услуг, производство.  

Однако EOS for SharePoint оказался интересен и государственным органам, что подтверждает наличие как уже реализованных, так и идущих в настоящее время проектов в этой области.

Внедрение и техническая поддержка

EOS for SharePoint представляет собой «коробочное» решение, которое содержит базовый набор функциональных возможностей, необходимых для организации электронного документооборота. Данное решение может быть внедрено как специалистами компании ЭОС или региональных партнеров, так и силами заказчика. Кроме того, на базе продукта EOS for SharePoint компания ЭОС осуществляет разработку заказных решений в соответствии с требованиями заказчика.  

Приобрести продукт можно несколькими способами: при единовременной покупке лицензий, покупке лицензий в рассрочку (лизинг) и по модели SaaS.

В случае внедрения коробочной версии 2-3 дня занимает обследование документооборота, около 2 недель – установка и настройка системы (исполнение справочников, настройка веб-узлов, шаблонов документов, стандартных веб-процессов). Обучение пользователей может проходить как в офисе ЭОС, так и на площадке заказчика. Оптимальное число слушателей в группе – 10-12 человек. Курс обучения длится 20 академических часов.  

Служба технической поддержки компании осуществляет гарантийное и послегарантийное сопровождение продукта в течение всего срока эксплуатации системы. В случае внедрения коробочной версии первый год техподдержка осуществляется бесплатно.

Технические требования

Для успешной эксплуатации EOS for SharePoint необходим сервер с процессором не менее 2,5 ГГц (рекомендуется 3 ГГц), не менее 1 Гбайт оперативной памяти (рекомендуется 2 Гбайт), DVD-привод и 3 Гбайт свободной дисковой памяти для инсталляции системы. Для работы MS Office SharePoint 2007 необходима операционная система Windows Server 2003 (Service Pack 1), CУБД SQL Server 2005 (Standard или Enterprise Edition), MS Office SharePoint Server 2007 (Service Pack 1), Windows .NET Framework 3.0, служба ASP.NET и Internet Information Services со службой WWW.

Резюме

EOS for SharePoint автоматизирует такие бизнес-процессы  предприятия, как организация централизованного хранения электронных документов, классический документооборот (обработка входящих, исходящих и внутренних документов) с учетом отечественной специфики, подготовка проектов документов, включая процессы согласования, визирования и утверждения документов. Решение позволяет организовывать специфические для отдельного предприятия процессы обработки документов и форм, контроль и мониторинг исполнения поручений и документов, обеспечивать повседневную работу пользователей с документами. Возможности бесшовной интеграции с продуктами MS Office и относительная легкость внедрения дают EOS for SharePoint дополнительные конкурентные преимущества на рынке отечественных СЭД, ориентированных на предприятия среднего и крупного бизнеса.

Автор материала:  Дмитрий Володин, ведущий аналитик отдела корпоративных портальных систем компании ЭОС, www.eos.ru, тел. (495) 221 24 31