HP Access Control — комплексное решение по управлению печатью

Цена вопроса

Портал Leppert.com подсчитал, что средний объём печати в организации составляет более 3,7 млн страниц в год. ВЦИОМ утверждает: согласно его опросам, 61% сотрудников государственных и частных компаний печатают от 11 до 50 листов за один рабочий день. При этом половину персонала не беспокоит число печатаемых страниц, а соответственно, и возможность дуплекса (двусторонней печати), экономии тонера или использования черно-белого режима вместо цветного.

Недостатки неконтролируемой печати в организации

Зато это может беспокоить менеджмент, в том числе руководителей финансовых, ИТ и даже юридических подразделений, особенно в тех случаях, когда в компании больше пяти печатающих устройств, большой объем документации и внедрена СЭД. Ведь, наряду с явными затратами на бумагу, расходники и техобслуживание принтеров, существует целый ряд расходов скрытых, доля которых, между тем, зачастую превышает 50%: это издержки на ИТ-инфраструктуру, в том числе электроэнергию, административные затраты, связанные с количеством рабочего времени, потраченного на «бумажные» операции (поддержание запаса расходных материалов, утилизация ненужных документов и пр.), а также потенциальная опасность хищения расходных материалов и конфиденциальных документов. По мнению Gartner, на обеспечение печати компания тратит от 3% своей прибыли.

Сегодня организации, осознавая это и стремясь к экономии ресурсов, всё чаще прибегают к аудиту печати (который проводят как интеграторы и консалтинговые агентства, так и сами производители печатного оборудования), создают моновендорные парки устройств, которые без проблем связываются между собой в сети, а также приобретают решения для оптимизации печати и сокращения рисков ИБ.

Вариант решения

Один из таких продуктов — HP Access Control (HP AC), появившийся на рынке в 2012 году. Он предназначен для контроля расходов на печать, сбора аналитических данных и идентификации (авторизации) пользователей в системе печати. В аппаратную часть программно-аппаратного комплекса входят средства аутентификации пользователя на принтере (карт-ридер, внешний контроллер и др). Серверная часть решения отвечает за такие процессы, как сравнение данных пользователя с базой данных организации, ведение очереди печати. Программная часть устанавливается на  отдельный сервер и так же непосредственно в печатающие устройства.

Главное меню HP Access Control

Расходы на печать снижаются за счет отсутствия невостребованных распечаток, установки различных ограничений, пресечения нецелевой печати. Безопасность повышается благодаря авторизации пользователей в системе и большем контроле за документами, проходящими через устройства.

Решение HP AC реализуется в версиях Express (обеспечивает безопасную печать по запросу, аутентификацию, учет заданий и прав управления), Enterprise (полный набор функций) и Enterprise Pull Print. Версия HP AC Express ориентирована на SMB-рынок, предприятия с простой ИТ-инфраструктурой, одним доменом и сервером, небольшим количеством принтеров.

Административные настройки и модули  HP AC

После инсталляции HP AC системный администратор настраивает доступ к принтерам и политики безопасности — это можно сделать для всех найденных в сети устройств одновременно. Например, настройка One Touch Release разрешает для экономии времени печатать при авторизации все документ в очереди, а не выбирать из списка. Такая опция, кроме того, ставится для устройств без экрана, где невозможно работать со списком.

Регистрация печатающих устройств

В целом решение HP AC состоит из нескольких модулей.

HP AC Secure Pull Printing — «печать по требованию». Пользователи, зарегистрированные в системе, отправляют по сети задания на печать, которые затем выводятся на выбранном устройстве. После аутентификации сотрудника на устройстве при помощи карты или пароля ему открывается рабочее меню и возможность печати документа из очереди. Печать по запросу повышает безопасность сети, позволяя быстро и просто проверить подлинность отправителя, а также улучшает производительность и экологичность печати за счет меньших отходов. По сути, в лотках принтеров и МФУ больше не будут оставаться невостребованные документы, а необходимость регистрации удержит от лишнего использования принтера в случае, если документ можно просто изучить с экрана монитора. В определенных случаях сотрудники также могут делегировать полномочия по печати — разрешить воспользоваться устройством от их имени.

HP AC Secure Authentication: удобство и безопасность в рабочей среде сочетаются благодаря интеграции блока проверки подлинности HP AC с существующими учетными записями, в том числе с Directory Access Protocol и Active Directory. Аутентификация пользователя в системе перед печатью, копированием, отправкой по электронной почте или сканированием происходит посредством буквенно-цифрового персонального кода (personal identification code, PIC) или личного идентификационного номера (personal identification number, PIN). Также возможен запуск печати с использованием NFC-совместимого смартфона или планшета, если в соответствующем устройстве есть модуль NFC.

HP AC Proximity Card Readers — настройки аутентификации при помощи карт-ридера. Поддерживается широкий выбор протоколов карт, тип которых в конкретной организации устанавливается администратором. Карт-ридер помещается в отсек Hardware Integration Pocket на передней панели устройства и обеспечивает считывание карт пользователей. Такой способ авторизации призван уменьшить простои, связанные с необходимостью набора длинного пароля.

Страница настроек HP AC

HP AC Mobile Release: с помощью этого модуля защищенная печать доступна в любое время с мобильного устройства — смартфона или планшета с установленным приложением, — которое находится в одной Wi-Fi сети с сервером и принтером. Аутентификация происходит путем сканирования QR-кода, после чего пользователю на его гаджете становится доступен список документов в очереди на печать.

HP AC Job Accounting Reporting Tool — модуль отчетности для сбора данных по использованию устройства и расходных материалов, а также для анализа полученных результатов, который впоследствии может лечь в основу планирования закупок и оптимального развертывания сети устройств в организации. Так, если на небольшой настольный принтер приходится значительный объем печати, логично заменить его на напольное устройство, где стоимость копии ниже. Помимо этого, результаты анализа могут свидетельствовать о нецелевом (к примеру, для личных нужд) использовании принтера со стороны того или иного работника.

Всего программа способна генерировать в формате PDF более 300 различных отчетов: статистику по пользователям (полный список, активность), принтерам, стоимости и режимам печати (например, по количеству напечатанных черно-белых и цветных страниц, в двустороннем или эконом-режиме), типам документов (в том числе распечатанным интернет-страницам) и т. д. Очень востребован суммарный отчет (Summary Report). Возможно создание диаграмм.

Отдельный модуль HP AC Device Analyze — выдает статистику по временным точкам: что и в каких объемах устройство напечатало в определенное время.

Настройка правил печати

HP AC Intelligent Print Management — модуль настройки пользовательских правил, в том числе ограничение цветной печати и принудительное использование двусторонней печати. Правил может быть несколько, в этом случае выставляется приоритет их выполнения (от верхнего к нижнему). Условия правила может транслироваться на одно или несколько устройств, типов задач или пользователей, а также включаться по расписанию (например, в ночное время устройство можно совсем блокировать). Возможно принудительное перенаправление с одного принтера на другой или использование двусторонней и черно-белой печати — в зависимости от количества страниц, типа документа или группы пользователей.

HP AC Intelligent Rights Management — обеспечивает ограничение или расширение функциональных возможностей устройства и доступа к нему. При помощи этого модуля можно назначать специальные коды доступа и функциональность устройств для отдельных сотрудников и отдельных видов деятельности (факсинг, копирование, сканирование).

HP AC Enterprise Spooler — масштабируемая система управления очередью печати. Способна поддерживать более длинную очередь, чем Windows Print Spooler, и, соответственно, экономить ресурсы сервера — такие, как потребление энергии и память.

HP AC Client Based Pull Printing — модуль для обеспечения безопасной печати по запросу в удаленном филиале без установки сервера на стороне конечного устройства. В таком случае данные сохраняются на рабочей станции пользователя.

HP JetAdvantage Connect — дополнительный способ печати с мобильных устройств.

HP AC Email Send — также работает с мобильными устройствами и позволяет им печатать документы в форматах Office и PDF через электронную почту.

Преимущества решений по управлению офисной печатью