ИТ-директор о том, как законодательство влияет на ИТ в ритейле

Первая ласточка - ЕГАИС

Историю череды проектов, о которой пойдет речь, хочется начать со второй половины 2015 года, когда мы дорабатывали нашу «1С» и тренировались в тестовом контуре, с тестовыми подписями. На тот момент наше новое решение «тормозило», работать было тяжело. Но мы справились со сложностями и освоили новые технологии, тем более, что того требовали регуляторы.

Первой ласточкой в нашей сети было внедрение ЕГАИС, и проходило оно в несколько этапов.

Первый этап, который нам предстояло пройти – реализация приемки алкоголя через ЕГАИС. Он должен был стартовать с 1 января 2016 года, но фактически из-за неготовности многих участников рынка был перенесен на пару месяцев позже. Основное, что было сделано в ходе этого этапа – на магазин поставлен отдельный компьютер с УТМ (универсальным транспортным модулем) с ключом электронной подписи. Кроме того, приемка магазина была дополнительно оборудована двухмерным сканером. Кстати, электронная подпись ключа имеет свойство заканчиваться, так что дополнительно пришлось вести учет сроков подписей. Первые несколько месяцев система работала медленно, потом стало легче.

Какие еще изменения принес нам этот проект? Каждый прием акцизного алкоголя с момента его реализации в 2016 году сопровождается помарочной приемкой алкоголя. Вот уже 8 лет мы получаем товарно-транспортные накладные с алкоголем из ЕГАИС, после чего отправляем ответ (полная приемка / приемка с расхождением / отказ). Наши ревизоры были «обрадованы»: появилась ревизия по алкомаркам. На каждом магазине появился робот ЕГАИС, в его задачу входит загрузка из ЕГАИС торгово-транспортных накладных, создание и отправка в ЕГАИС документов «Передача в торговый зал».

Руководитель департамента информационных технологий сети магазинов «ЁЁ», «Бонмарт», «Задарма» Надежда Коссе, член клуба ИТ-директоров «я-ИТ-ы»

Следующим этапом внедрения ЕГАИС было обеспечение выбытия в ЕГАИС проданных алкогольных марок. То есть, регистрация продаж алкоголя в ЕГАИС. При этом при продаже акцизного алкоголя должен был печататься чек с QR-кодом. Данный этап стартовал с 1 июля 2016 года. Тут основной удар на себя приняли кассы – пришлось перепрошивать все фискальные регистраторы сети, обновлять кассовое ПО, оборудовать кассы двухмерными сканерами. Перепрошили мы и почти все сканеры. Также мы подключили «валидацию» - проверку того, действительно ли мы продаем свою бутылку, а не «подкинутую сверху».

С момента реализации этого этапа продажи акцизного алкоголя напрямую отправляются кассой в УТМ, а продажи пива отправляет ежедневно наш трудяга-робот по итогам дня. Но первые месяцы снова оказались тяжелыми: служба УТМ постоянно «висла», алкоголь не продавался, наша техподдержка разрывалась, однако, мы пережили и это.

Переход с JaCarta на Рутокен

К осени 2016 годы мы «обуздали» ЕГАИС, и тут появился новый вызов для нашей ИТ-службы: начали «умирать» ключи с подписями (тогда это были JaCarta). Мы решили, что причиной этому могут быть недостатки архитектуры ключа, и приняли решение перейти на Рутокен, который, в отличие от JaCarta, работал намного стабильней и не выходил из строя, и оказались правы – проблема ушла. Но до сих пор наша корпоративная новогодняя ёлочка в ИТ-департаменте украшена отслужившими джакартами.

Онлайн-кассы в действии

Только сотрудники нашей сети привыкли к ЕГАИС, как в 2017 году пришло время онлайн-касс. Ритейлу стало возможно отказаться от ЦТО, ЭКЛЗ в фискальных регистраторах (ФР) заменялся на фискальный накопитель (ФН), стала возможна замена ФН и регистрация в налоговой службе своими силами. Данные с кассы начали передаваться оператору фискальных данных (ОФД), в чеке стало необходимым печатать не только штрих-код, а еще и QR-код.

В принципе, этот этап автоматизации мы прошли «лайтово» - заключили договоры с ОФД, привычно перепрошили все фискальные регистраторы, обновили кассы, доработали нашу «1С» в плане сверки данных продаж из ОФД и данных о продажах из касс.

И снова ЕГАИС…

И опять наш любимый ЕГАИС – теперь уже поштучный учет. Постепенный переход на него мы планировали с 2018 года до 2020 года, но опять сроки были перенесены, и системой мы начали пользоваться фактически с 1 августа 2021 года. Появились новые марки на алкоголь – с форматом кодов новых АМ, а поскольку это DataMatrix, марки стали мельче. Тут нам пришлось расстаться с некоторыми старыми 2D-сканерами – теми, которые не читали эти марки. Как оказалось, на самом деле это было хорошо: вскоре нам потребовалась маркировка табака, и наши сканеры уже были к ней готовы.

«1С» на этот раз пришлось дорабатывать сильно. Тут надо учитывать, что если ранее из алкомарки можно было узнать информацию о товаре, то в новой марке такой информации не было. Нам пришлось начать вести в «1С» реестр соответствия штрих-кода и марки для каждой бутылки. Ревизия алкоголя стала еще интересней: мы ведем учет всех марок, которые у нас должны быть по ЕГАИС, и после каждой ревизии списываем в ЕГАИС те марки, которые не нашли ревизоры.

Загадки «Меркурия»

«Меркурий», он же «Ветис», для розницы стал обязателен с 1 июля 2018 года. Если кратко, его применение выглядит так: поставщики отправляют нам через систему «Меркурий» ветеринарно-сопроводительные документы (ВСД), мы должны их получить и дать по ним ответ (принимаем / принимаем, но с немного другим весом). Тут есть нюанс: если поставщик отправил в ВСД 100 кг рыбы, а привез только 50, то мы не можем просто принять по данной ВСД 50 кг рыбы. Можно только 50 кг принять, а на 50 кг отправить возвратную ВСД с указанием транспорта, которым мы отправили эти несуществующие 50 кг рыбы. Конечно, это неправильно, так как это называется «оформление ВСД без фактической транспортировки». Также, если нам отправили ВСД, а товар не привезли, мы не можем никаким образом зафиксировать, что товара не было. Как быть в таких ситуациях? Мы отправили запрос в местный Россельхознадзор, и на него нам ответили, что в подобных случаях мы должны «договориться» с поставщиком, чтобы он аннулировал неверно составленные ВСД. Если мы не даем ответа на такую несуществующую поставку, и поставщик не аннулировал ВСД - нас могут наказать, так как мы не подтверждаем ВСД. Вот так всё интересно!

Чего нам стоил «Меркурий»? Для работы с этой системой мы зарегистрировали в «Меркурии» каждый магазин, отдельно оформили получение доступа к API и в очередной раз очень существенно доработали «1С». На наших роботов легла новая обязанность по загрузке ВСД. Появились и другие роботы, которые сверяют поступления с ВСД и отправляют ответ, а так как «Ветис» весьма нетороплив, то два робота трудятся круглосуточно. Плюс добавился учет пользователей «Меркурия» для каждого магазина (от их имени работают роботы).

ФФД – критерий актуальности ФР

ФФД – это формат фискальных данных, в котором фискальные регистраторы (ФР) должны отправлять данные о чеках в ОФД. Переход с ФФД 1.0 на ФФД 1.05 у нас занял срок с 1 мая 2018 года по 1 января 2019 года. На этом этапе нам пришлось перепрошить ФР сети, а с теми, которые не поддались перепрошивке под новый формат, пришлось расстаться.

Честный Знак – система цифровой маркировки

Дальше, с 1 июля 2019 года, началась наша «любимая» маркировка, она же Честный Знак. Сперва мы начали регистрацию в Честном Знаке продажи марки табака – запустили функционал Честный Знак Табак – выбытие. При такой системе касса отправляет проданную марку в ОФД, а ОФД уже - в Честный Знак. Сначала мы зарегистрировали все наши организации в Честном Знаке, потом традиционно обновили все кассовое ПО и перенастроили сканеры.

Данный этап прошел почти «бескровно» благодаря тому, что за полгода до этого мы «научили» сканеры на кассах читать новые акцизные марки, в рамках продажи табака донастроили сканеры на чтение инвертированных штрих-кодов и долго-долго объясняли продавцам, что надо не махать сканером рядом с маркой, а навестись и ждать, когда оборудование прочтет штрих-код. Кроме того, нам стало удобней работать с максимальной розничной ценой (МРЦ), по которой должна продаться пачка. Ранее магазин давал список МРЦ с пачек, «1С» выгружала это в кассу, кассир при продаже выбирал нужное МРЦ. Теперь МРЦ зашита в марку, кассир «пикает» марку, и пачка продается по МРЦ.

К реализации функционала Честный Знак Табак – приемка мы приступили с 1 июля 2020 года. Тут оказалось интересным следующее: чтобы принять в магазине маркированный табак, надо заключить договор с оператором ЭДО, затем написать интеграцию «1С» с оператором ЭДО.

Нашего робота ждала новая нагрузка: ему пришлось грузить еще и так называемые универсальные передаточные документы (УПД) Честного Знака (УПД с маркированной продукцией, переданные поставщиком через ЭДО). То есть, теперь магазин при приемке выбирает УПД, сканирует марки, все это сравнивается, отправляется ответ (принято / не принято).

Интересно, что в УПД мы проверяем марки блоков, а какие марки включены в данный блок - в Честном Знаке мы можем узнать, только подтвердив УПД и приняв марки на баланс.

Честный Знак Белье – сразу выбытие и приемка – начал использоваться у нас с 1 января 2021 года. В сигаретах в марки был включен штрих-код, поэтому при получении УПД мы знали, о каком товаре идет речь. Первые поставки белья были с марками начальных остатков, и нам пришлось договариваться с поставщиком о добавлении штрих-кодов, артикулов и так далее в УПД, отправляемые через ЭДО. Причем, фактически, у каждого поставщика маркированного белья есть свой формат дополнительных реквизитов.

И снова ФФД

Переход на ФФД 1.2 в октябре 2021 года еще раз потребовал от нас перепрошивки всех ФР сети, использование только новых версий ФН, обновление касс.

История продолжается

Сейчас мы снова готовимся к очередной «генеральной репетиции» - запускаем Честный Знак Молоко. Применение нового для нас функционала должно было начаться с 1 марта 2022 года, но событие было перенесено на 1 сентября 2022 года. Мы уже готовы, что снова, скорее всего, поначалу это будет тяжело: молоко есть почти во всех чеках, оно от разных поставщиков, в марках могут быть допущены разные ошибки, у некоторых поставщиков до сих пор нет ЭДО, и при всем при том сроки реализации молока очень короткие.

Впереди нас ждут различные маркировки, изменение подхода к электронным подписям, полный переход на ЭДО. Технологии в ритейле не могут стоять на месте, и очевидно, что ИТ-департаменту розничного магазина скучать не придется никогда.

Автор: Надежда Коссе, руководитель департамента информационных технологий сети магазинов «ЁЁ», «Бонмарт», «Задарма»