Управление архивом организации

Органы власти и предприятия повсеместно встают на «цифровые рельсы». Оцифровываются бизнес-процессы, фундамент которых - важная для решения производственных задач информация. От достоверности и оперативности получения такой информации зависит эффективность и качество работы подразделений. Поэтому определяющим звеном цифровизации становится архив, содержащий актуальные и уникальные сведения, накопленные знания, порой доступные только в единственном экземпляре.

Между тем, ведомства, госучреждения и промышленные предприятия регулярно сталкиваются с недостатками управления собственными архивными подразделениями. Головная боль – отсутствие унификации обеспечения архивных процессов по комплектованию и учету, низкая скорость поиска документов, риски безвозвратной утери информации, но главное колоссальное неудобство документационного сопровождения деятельности подразделений – долгая выдача из архива дел по запросу, потеря документов на местах, нехватка контроля перемещения документов и дефицит информации в цифровом виде. Все это не может положительно сказываться на общей эффективности работы. Более того, в отсутствие централизованной автоматизации совершенно бесполезны лоскутные попытки закрыть проблему на базе использующихся ИТ-решений или организовать работы по сканированию без подготовки инфраструктуры и методологии для управления полученными сведениями.

Руководитель направления ECM Корпорации ЭЛАР Александр Кузнецов

На данный момент, по мнению экспертов, самая эффективная стратегия цифровизации процессов ведомственного архива – та, которая автоматизирует управление и бумажными, и электронными документами. Стратегия, создающая комплексную технологическую среду для контроля бумажных фондов, преобразования бумаги в цифровой вид и использования электронных копий в деятельности подразделений.

Сейчас одно из лидирующих решений в этой области разработано Корпорацией ЭЛАР, оно было успешно апробировано в правоохранительной сфере. Проект был реализован на базе российских технологий с учетом требований законодательства и мероприятий по информационной безопасности, так как архивный фонд ведомства включал документацию ограниченного доступа. Опыт подобного масштаба позволил сформировать уникальную экспертизу и тиражировать решение на другие сферы.

Сегодня решение ЭЛАР по управлению архивом организации – это комплексная программно-аппаратная инфраструктура, позволяющая в кратчайшие сроки и с высоким качеством провести цифровую трансформацию архива любого предприятия или госучреждения.

Комплексный охват процессов управления архивом

Решение позволяет автоматизировать процессы хранения, поиска и выдачи документов с помощью ECM-платформы ЭЛАР Контекст и технологий радиочастотной идентификации (RFID). Использование подобных технологий значительно повышает оперативность работы с архивными документами и упрощает взаимодействие структурных подразделений и архива организации.

В рамках проекта создается электронный архив, позволяющий перейти к работе с цифровыми копиями документов и дел. Регламентируются все процедуры доступа к документам за счет разграничения прав при работе с электронным архивом и контроля использования бумажных оригиналов с помощью RFID-технологий. Дела маркируются RFID-метками, что позволяет автоматизировать инвентаризации, поиск, прием и выдачу документов. В системе контролируются места размещения бумаги, сроки хранения, формируется база данных и систематизируется статистика использования документов.

Повышение скорости поиска документов

Решение позволяет полностью удовлетворить документационную потребность подразделений и обеспечить безопасность хранения бумажных оригиналов. При этом применение RFID-технологий, интегрированных с электронным архивом, делает возможным полный контроль всех процессов, связанных с хранением и перемещением бумажных документов в пределах организации.

Общая схема решения

Основа решения - российская ECM-платформа ЭЛАР Контекст, которая позволяет объединить все задействованные компоненты. Система обеспечивает работу RFID-оборудования, быстрый поиск сведений и документов, безопасное хранение и использование как бумажных, так и цифровых копий документов.

В рамках проекта создаются автоматизированные рабочие места для регистрации архивных дел в системе – документы маркируются RFID-метками и записываются в базу данных, что позволяет обеспечить автоматизированный учет бумажных фондов. Благодаря мобильным считывателям производится поиск и инвентаризация дел по всей площади помещений архива. После регистрации документов в системе востребованная часть фондов отправляется на специализированный участок оцифровки для пополнения электронного архива. На нем запускаются работы по самостоятельному переводу накопленного архива в цифровой вид. Подобный участок оцифровки включает специализированное сканирующее оборудование для оцифровки сшитых дел и скоростной оцифровки расшитой документации и программные средства распознавания текста.

Для обеспечения долговременного хранения документов в электронном виде реализуется модуль страхового фонда на основе промышленных комплексов хранения, интегрированных c системой электронного архива. Технология позволяет передавать на «холодное» хранение страховые копии документов с гарантированным сроком хранения до 50 лет.

В рамках выполнения работ исполнителем производится массовая маркировка документов RFID-метками и их регистрация в системе, а также сканирование накопленного бумажного ретроархива и загрузка полученного информационного ресурса – сведений и документов в электронный архив. Тем самым формируется полноценный научно-справочный аппарат, и подразделениям предоставляется возможность получить адекватную замену бумажным оригиналам в виде достоверных и актуальных электронных копий, к которым всегда есть оперативный и протоколируемый доступ.

Электронный архив

Система электронного архива обеспечивает быстрый поиск в разрезе документов и дел в удобной структуре хранения. Процессы взаимодействия подразделений с архивом также перенесены в цифровой вид. Одна часть документов доступна для пользователей в соответствии с их правами, другая может являться закрытой и предоставляться только по запросу. Поэтому в электронном архиве реализован бизнес-процесс формирования заявок на доступ к закрытым электронным копиям или выдачу бумажных архивных единиц с гибкой настройкой цепочки согласования с привлечением необходимых должностных лиц. Система позволяет автоматически зарегистрировать факт выдачи или возврата документа, ведется полный контроль перемещения документов с отображением актуального статуса по наличию или изъятию документов, информации по держателям и срокам возврата.

Поддерживаются любые форматы хранения, в том числе PDF, PDF\A с созданием гиперссылок и оглавлений, а также электронная подпись и полнотекстовый поиск. Каждое дело имеет собственную атрибутивную карточку, содержащую информацию о бумажном первоисточнике, тем самым организуется удобная навигация и формируется поисковый аппарат с учетом топографии бумажных документов.

Контекстный поиск в электронном архиве

Обеспечена работа на любом устройстве, клиентская часть построена на web с полной поддержкой импортозамещающих технологий (ОС Астра, Альт, браузеры Спутник). Система имеет адаптивный интерфейс и встроенный просмотровщик на 300+ форматов файлов, таким образом для просмотра документа в исходном формате не нужно использовать отдельное приложение. Стоит отметить, что программная платформа является полностью кроссплатформенной и работает на любом серверном стеке, в том числе отечественном с поддержкой СУБД Postgres и СХД на архитектуре Эльбрус.

Автоматизация бумажного архива с помощью RFID

С помощью RFID проведение инвентаризаций архива не занимает много времени. Архивисту достаточно пройти вдоль стеллажей со считывателем, который принимает сигнал нескольких десятков меток одновременно. Это позволяет в кратчайшие сроки посчитать большое количество единиц хранения и выявить возможные расхождения, сравнив текущее количество единиц с эталонной базой данных.

Инвентаризация дел с помощью RFID-считывателя

Также система обеспечивает регистрацию новых поступлений силами сотрудников архива: маркировку дел RFID-метками, регистрацию в электронном архиве, сканирование и прикрепление цифровых копий.

Система электронного архива реализует достоверный научно-справочный аппарат, что позволяет пользователям находить всеобъемлющую информацию о документах, переданных в архив организации, и использовать цифровые копии в оперативной деятельности подразделений без необходимости обращения к бумажному архиву. Но в некоторых случаях (проверка, отсутствие цифрового экземпляра) необходимо предоставление бумажного оригинала. При поступлении запроса на выдачу документов сотрудник архива видит реквизиты запрошенного документа и адрес размещения (топографию) в хранилище. Если этого недостаточно, то возможен поиск по стеллажам с помощью мобильного RFID-считывателя.

Поиск документов в архивохранилище с помощью RFID-считывателя

После нахождения нужного документа сотрудник архива регистрирует факт выдачи дела путем считывания RFID-метки. Далее в системе электронного архива статус документа меняется на «выданный», и дело записывается на сотрудника, оформившего запрос. Запускается обратный отсчет срока возврата, который контролируется в системе автоматически. При возврате сотрудник архива повторно считывает метку, документ снимается с контроля и возвращается в архивохранилище.

Формирование электронной заявки в системе может быть связано с запросом создания цифровой копии бумажного экземпляра для загрузки в электронный архив и прикрепления к регистрационной карточке дела. В этом случае архивист находит бумажный оригинал и производит сканирования необходимых документов на участке оцифровки. Полученные копии загружаются в систему электронного архива, распознаются и регистрируются. После чего они становятся доступны для использования в работе.

Сканирование сшитых дел на участке оцифровки

Поиск бумажных документов в офисе

Использование RFID-считывателей, интегрированных с системой электронного архива, в виде удобных мобильных устройств с предустановленным программным обеспечением позволяет найти документы в любой точке офиса, где бы они не находились. Таким образом решение существенно повышает контроль исполнительской дисциплины.

Мобильный RFID-считыватель

Адаптированная для офисного применения технология и широкий диапазон покрытия считывателей предоставляют возможность искать промаркированные RFID-метками дела, забытые в ящиках столов, на полках или соседних кабинетах. Достаточно найти необходимые документы в системе электронного архива, выгрузить список на мобильный RFID-считыватель и запустить функцию поиска.

Поиск дел в электронном архиве и выгрузка базы на RFID-считыватель

Сотрудник, перемещаясь по коридору, производит сканирование офисного периметра, в случае обнаружения дела считыватель подаст звуковой сигнал, и на дисплее появится шкала интенсивности.

Поиск дел в офисе с помощью RFID-считывателя

При приближении к искомому документу звук будет усиливаться, и графическая шкала покажет пиковый уровень интенсивности, сигнализируя об обнаружении документа. Для повышения точности поиска и исключения помех – мощность считывателя регулируется.

Обнаружение забытого в столе документа

Решение по управлению архивом организации подходит для любых ведомственных архивов и архивных подразделений коммерческих и промышленных предприятий. Возможна реализация для документов с грифом различного уровня секретности.

Окончательный состав технических средств и услуг прорабатывается на этапе внедрения, исходя из требований заказчика. Более подробную информацию уточняйте в компании ЭЛАР.

Автор: Александр Кузнецов, руководитель направления ECM Корпорации ЭЛАР