Семинар «Современные технологии делопроизводства»

Программа семинара

1. Обеспечение информационных, коммуникативных, управленческих процессов предприятия.Взаимодействие службы документационного обеспечения управления (ДОУ) с другими структурными подразделениями организации. Должностной статус специалиста ДОУ в структуре организации.

2. Законодательная и нормативно-методическая база делопроизводства.

• Государственные и международные стандарты в сфере делопроизводства и архивного хранения документов. ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов". Методические рекомендации Росархива. ГОСТ Р ИСО 15489-2007 "СИБИД. Управление документами. Общие требования".
• Основные нормативно-методические документы в сфере делопроизводства и архивного дела. Закон "Об архивном деле в РФ". "Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти". "Положение о системе межведомственного электронного документооборота". "Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов РФ". "Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций". "Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти". "Положение о порядке и сроках хранения документов АО". № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан РФ".

3. Разработка и внедрение локальной нормативной базы, регламентирующей делопроизводство в организации. Информационно-документационное обеспечение деятельности организации. Состав организационных документов на предприятии. Положение о службе делопроизводства и должностная инструкция сотрудника ДОУ. Инструкция по делопроизводству в учреждении. Порядок разработки, состав информации, порядок утверждения и внедрения. Нормирование труда работников службы ДОУ. Утверждение форм документов.

4. Требования к оформлению организационно-распорядительных документов. Особенности составления приказов, распоряжений, указаний, решений, протоколов совещаний и т.д. Разбор характерных ошибок. Юридические аспекты в оформлении.
Практикум по оформлению управленческих документов.

5. Современные технологии организации работы с документами. Разработка и ведение номенклатуры дел. Регистрация и учет документов. Прохождение документов внутри организации. Формирование и оформление дел. Текущее хранение документов. Формирование поисковой системы документов. Подготовка дел к передаче на архивное хранение. Ответственность руководства организации за состояние документального фонда.

6. Деловая переписка.

• Виды бланков, используемых в деловой переписке. Реквизиты делового письма.
• Ведение переписки внутри организации. Докладные, служебные, объяснительные записки и т.д.: характеристика, особенности текста.
• Особенности ведения и оформления протокола. Сопровождение совещаний.
• Композиция делового письма. Требования к языку и стилю делового письма. Стандартные языковые формулы (клише) в деловой переписке. Особенности ведения и оформления протокола. Сопровождение совещаний.
• Составление писем зарубежным партнерам в соответствии со стандартами ИСО.
• Употребление специальной лексики, сокращенных слов. Этикет делового письма.

7. Особенности работы с документами, содержащими коммерческую и служебную тайну.

8. Контроль исполнения документов и поручений. Культура работы с документами на рабочих местах. Организация работы специалистов службы документационного обеспечения с ответственными исполнителями в структурных подразделениях. Этапы контроля исполнения документов: текущий, промежуточный, итоговый контроль. Составление отчета.

9. Построение успешного делового взаимодействия. Понятие коммуникативной компетентности. Построение взаимодействия с сотрудниками на разных уровнях. Трудные ситуации общения.

10. Система электронного документооборота - основа корпоративной информационной системы организации.

• Нормативное регулирование использования электронных документов и электронной цифровой подписи. Особенности составления электронных документов. Использование и применение Интернет-ресурсов.
• Задачи и функции системы автоматизации делопроизводства и документооборота. Обзор современных систем. Демонстрация демо-версий программ.
• Постановка технического задания поставщику системы. Этапы внедрения / совершенствования системы автоматизации делопроизводства.

Практикум по составлению и обработке электронных документов.

11. Материально-техническое обеспечение работ по делопроизводству. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии.

Для эффективного участия в практикуме по оформлению управленческих документов необходимо иметь с собой формы управленческих документов (например, Приказ, Гарантийное письмо, Протокол) - обезличенные, без реквизитов предприятия.

Контакты: interclient@cntiprogress.ru, 8 (800) 333-88-44