«АстроСофт» провела семинар на тему «Microsoft SharePoint: сценарии, возможности и решения»

Семинар начался с выступления консультанта по технологиям Microsoft Максима Бочарова, который рассказал о продуктах Microsoft, упрощающих процесс коллективной работы. «Для начала хочется сказать, что наша платформа закрывает все пять областей, которые отвечают за коллективную работу. Это управление корпоративным контентом, совместная работа (когда над одним проектом трудятся двое и больше человек), поиск информации внутри компании или группы компаний, бизнес-аналитика и так называемая область объединенных коммуникаций, которая отвечает за связь сотрудников внутри компании. На сегодняшний день Microsoft является единственной компанией, которая настолько масштабно охватывает области, необходимые для эффективной работы компании», – уточнил г-н Бочаров.

Среди продуктов компании, которые выполняют столь масштабные функции, г-н Бочаров назвал Exchange Server, Lynk Server, SharePoint Server и Office 2010 Professional Plus. Далее он подробно рассказал о каждом продукте. Exchange Server является сервисом для обмена сообщениями, в котором присутствует не только основная  функция электронной почты, но и обмен календарями, хранение и систематизация личных контактов, работа с поручениями и контроль процесса их выполнения. Также в Exchange 2010 появилась функция голосовой почты, также он обладает функцией голосового управления и сохраняет все введенные пользователем данные и переписку на сервере. Основным достоинством Exchange Server является его кроссплатформенность – он работает как в Windows, так и с MacOS, поддерживается всеми популярными браузерами.

Консультант по технологиям Microsoft Максим Бочаров рассказывает
о продуктах Microsoft, которые упрощают процесс коллективной работы

Следующим продуктом, о котором рассказал г-н Бочаров, стал Lynk Server. «Lynk – наш самый молодой продукт. Он объединяет все необходимые современному офисному работнику коммуникационные функции в одном месте. Так, Lynk Server дает пользователю единый почтовый адрес, который позволит ему отправлять и принимать мгновенные сообщения, SMS, проводить аудио-, видео- и веб-конференции, пользоваться услугами корпоративной связи. Основным достоинством данной разработки является более интеллектуальная функция присутствия, которая не просто автоматически через 15 минут меняет статус пользователя на «недоступный», а «видит», когда пользователь разговаривает по телефону, сидит за компьютером и имеет возможность связываться с информацией из календаря пользователя. Например, если человек ушел на встречу, то Lynk, имея эту информацию, высвечивает напротив его имени и фамилии, что пользователь временно недоступен и появится, допустим, через два часа», –  рассказал г-н Бочаров. Конференции, которые можно проводить с помощью Lynk Server, могут включать себя до 1 тысячи человек, и, если позволяет канал связи, качество видео будет очень высоким. Также Lynk может использоваться в качестве платформы для разработки каких-то индивидуальных решений для отдельных компаний, будь то какие-либо специализированные приложения или средства для интеграции рабочих процессов и бизнес-приложений.

Участники семинара вникают в особенности функционала Lynk Server

Далее Максим Бочаров рассказал о SharePoint Server: «SharePoint Server, как сказал один мой знакомый, – это все. В принципе, он прав, ведь данная разработка представляет собой набор сценариев, которые призваны сделать коллективную работу проще, удобнее и понятнее». Данная разработка предусматривает большое количество вариантов использования. Например, с ее помощью может быть создан  корпоративный  портал или внутренний сайт компании. На этих ресурсах может храниться вся необходимая информация. Каждый сотрудник, в зависимости от уровня доступа, может иметь к ней доступ. Использование такой платформы особенно удобно, если есть необходимость в создании отдельной страницы для каждого департамента компании. Здесь есть возможность общаться и быстро находить необходимую информацию.

SharePoint Server может использоваться и для ведения документооборота. Использование данной разработки значительно упростит жизнь компаниям, в которых необходимо согласовывать большую часть документов. Платформа будет полезна и тем организациям, в которых над подготовкой одного документа работают несколько человек и у них есть обязательства по срокам их подготовки, при этом большая часть документов готовится на основе шаблонов. SharePoint Server позволяет создавать определенные маршруты доступа к документам, упрощает работу с шаблонами и в целом ускоряет выполнение определенных типовых операций. Важно, что благодаря ведению документооборота на SharePoint Server исключена вероятность потери документов, которые могут нанести материальный ущерб компании. Также SharePoint Server может использоваться для ведения бизнес-аналитики. Этот сервис значительно упрощает, а главное, ускоряет процесс создания отчетов, принятия решений на базе внутренней информации компании (продажи, маркетинг и т. д.) и уменьшает количество волокиты, если  у компании есть несколько систем с информацией, и каждая имеет свою отчетность. Чаще всего SharePoint Server используют в своей работе отделы по работе с персоналом (HR). Данная разработка позволяет им уменьшить количество рутинных действий, упростить процесс организации набора персонала, его обучения и оценки эффективности работы.

На данный момент существует несколько редакций SharePoint Server с различным функционалом, среди которых руководители компаний могут выбрать тот, что подходит им больше всего. Среди прочего существует и бесплатная версия SharePoint Server – у нее относительно небольшой функционал, но она по-прежнему может быть очень полезна организации. Также существует платная версия SharePoint Server для небольших компаний, со штатом не более чем в 25 человек. Плата за использование данной разработки составит 200 руб. за одно рабочее место и предоставит пользователям такие блага, как электронная почта с доступным резервом для хранения сообщений в 25 GB, доступ к которой пользователь может получать откуда угодно, обмен мгновенными сообщениями, использование аудио- и видеозвонков, совместная работа над документами, веб-сайт компании и т. д.

Второй блок семинара был посвящен конкретным решениям на базе SharePoint Server, разработанным компанией «АстроСофт». О них рассказал ведущий инженер компании «АстроСофт» Дмитрий Соловьев. Первым представленным решением стал СКИД (Система контроля исполнительской дисциплины). Данная система позволяет контролировать процесс выполнения поручений и работает с двумя типами объектов: поручение и распоряжение. Появление поручения начинается с документа, который сотрудник, ответственный за создание поручений/распоряжений в системе, отправляет на специальный e-mail. Система, получив документ, обрабатывает его и на его основе автоматически создает карточку документа, в которой содержится ссылка на первоначальный документ.  Далее референту необходимо дополнить карточку такой информацией, как имя руководителя и исполнителя, дата сдачи выполненного поручения и способ отчетности о проделанной работе. Затем уже полностью заполненная карточка задания поступает к исполнителю, который должен приступить к выполнению назначенного поручения. Изменить карточку задания исполнитель не может – ему доступны только такие функции, как «Отчет о выполнении», «Отчет о делегировании» и «Отчет о переносе сроков». Использование любой из этих функций подтверждается руководителем и заносится в карточку задания, по которой впоследствии можно будет отследить его выполнение.

Ведущий инженер компании «АстроСофт» Дмитрий Соловьев
рассказывает об особенностях СКИД

О том, как продвигается исполнение определенной задачи, можно судить по расположенному напротив нее цветовому индикатору, который может иметь три состояния: задание выполняется в срок (зеленый индикатор), задание просрочено (красный индикатор), задание требует вмешательства начальника или секретаря (желтый индикатор с восклицательным знаком). Статус индикатора меняется раз в сутки. Также была представлена система согласования договоров, которая позволяет автоматизировать процесс трехэтапного параллельного согласования. После внедрения заказчик получил возможность отслеживать, на каком этапе согласования возникают задержки, и контролировать весь процесс. Это позволило значительно уменьшить количество «просроченных» договоров. «Данная система также позволяет упростить процесс согласования документов: при отправке документа на согласование сотрудник в специальном окне отмечает людей, которые должны этим заниматься, и отправляет им договор. Единственный минус в том, что если сотрудник забыл кого-то указать, то исправить это уже нельзя», – уточнил г-н Соловьев.

Ведущий инженер компании «АстроСофт» Дмитрий Соловьев
рассказывает об индикаторах срока выполнения заданий

Еще одним решением, о котором рассказал Дмитрий Соловьев, стал разработанный на базе SharePoint Foundation корпоративный портал для компании Piterra. Портал в соответствии с запросами заказчика должен был представлять собой единый информационный ресурс компании, который бы помог увеличить вовлеченность сотрудников в процесс принятия решений и информировал бы их о новостях из внутренней жизни компании. Также портал должен был иметь функции системы электронного документооборота, т. е. выступать в качестве хранилища для различных документов, позволять с ними работать и обеспечивать к ним постоянный доступ сотрудников. Также у портала должна была быть возможность разграничения прав доступа к внутренней документации. По словам г-на Соловьева, они смогли реализовать все требования заказчика, в том числе готовый корпоративный портал содержал всю ежедневно необходимую пользователям информацию: бланки, приказы, распоряжения, контакты, расписание мероприятий, а также различную внутреннюю документацию подразделений с ограничением доступа. Наличие такого портала позволило сотрудникам компании автоматизировать целый ряд различных рутинных процедур, вроде подачи запросов на техническую поддержку или заказ канцелярии и поиск различных документов.

Уже первые месяцы использования доказали простоту и удобство внедренного решения. Интерфейс портала интуитивно понятен, поэтому сотрудники Piterra освоили управление правами доступа и создание новых узлов и библиотек за очень короткий срок. На данный момент портал активно использует весь основной персонал компании – более ста человек. В компании Piterra отметили важность наличия такого ресурса как основного инструмента управления и эффективного взаимодействия сотрудников. Так, в будущем на его основе планируется создание системы дистанционного обучения сотрудников.

Последним решением на базе SharePoint Server, о котором рассказал Дмитрий Соловьев, стала новая версия автоматизированной системы управления процессом технологического присоединения (АСУ ПТП), которая была создана для компании «Ленэнерго», являющейся одной из крупнейших распределительно-сетевых компаний в России. Данное решение представляет собой систему, позволяющую регистрировать и обрабатывать все типы заявок  на технологическое присоединение по Санкт-Петербургу. На данный момент она используется приблизительно на 100 рабочих местах в ряде подразделений компании. Новая система создала возможности для планирования деятельности сотрудников на различные периоды времени, оптимизации взаимодействия подразделений и упрощения согласований в смежных организациях, что позволило значительно повысить качество и эффективность работы по заявкам, а возможность присоединять дополнительные документы в электронном виде снизила зависимость от бумажного документооборота.

Расширенный функционал системы позволил пользователям работать с более чем 15 типами заявок, настраивать маршрутизацию в зависимости от их типа и регламентировать сроки выполнения работ. Заявки система нумерует автоматически, с привязкой к уже существующим в предыдущей версии системы номерным пулом. Также АСУ ПТП фиксирует работу сотрудников с заявками, включая информацию об операторе, внесшем в заявку изменения, дату и время изменения. Также система разграничивает права доступа пользователей к элементам системы.

Завершился семинар выступлением менеджера по работе с корпоративными заказчиками компании «АстроСофт» Наталии Соловьевой, которая вкратце рассказала о лицензировании SharePoint Server 2010, типах и назначении различных лицензий.

Семинар прошел успешно, о чем позволяют говорить полученные отзывы. Около 90 % участников высоко оценили организацию семинара, а также актуальность и предметность всех докладов. Семинары и практикумы по SharePoint Server, по словам представителей «АстроСофт», будут регулярно проходить в офисе компании, начиная с сентября 2012 года. Уже сейчас идет прием заявок на интересующие IT-специалистов темы. Все предложения и пожелания можно присылать на e-mail: elenag@astrosoft.ru.