Бумаге.net: на электронные кадровые документы переходит 71 компания

Эксперимент не для всех

Проект приказа «Об утверждении перечня работодателей — участников эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой» Минтруд направил на рассмотрение в Российскую трехстороннюю комиссию по регулированию социально-трудовых отношений. «Известия» ознакомились с обращением за подписью заместителя министра Всеволода Вуколова. В эксперименте по электронному кадровому документообороту сможет принять участие 71 компания. В перечень вошли преимущественно крупные организации, в том числе РЖД, «Сбербанк», «Яндекс», «Почта России», «ПепсиКо Холдингс», «Юнилевер Русь», Wildberries, «Мобильные телесистемы» и «Мегафон».

«Известия» обратились в Минтруд с просьбой пояснить, по каким принципам отбирались компании и возможно ли расширение перечня.

Из пока не утвержденного проекта порядка проведения эксперимента следует, что возможность присоединиться к эксперименту у других фирм будет. Для этого нужно направить заявление в Минтруд до 1 декабря этого года.

По предварительным параметрам эксперимента, компании смогут заключать со своими сотрудниками ряд документов в электронном виде, без дублирования на бумажном носителе. К ним, в частности, относятся трудовой договор, приказ о приеме на работу, приказ о прекращении трудового договора, графики отпусков, сменности и работы на вахте, а также различные заявления, соглашения, обращения и уведомления. Предполагается, что сотрудник будет подписывать документы электронной цифровой подписью, если ее нет — за оформление платит руководство. Документооборот может проходить на базе госсистемы «Работа в России» или системы работодателя.

Слишком сложно

На первый взгляд может показаться странным, что во время пандемии и массового перехода компаний на дистанционную работу электронным документооборотом заинтересовалась лишь 71 организация, отметил проректор Финансового университета при правительстве Александр Сафонов. Однако если проанализировать международный опыт, заметно: другие страны не декларируют использование государственных систем в таких проектах, указал он.

— Нигде не создается централизованных систем. Можно ведь просто утвердить формы взаимодействия, — считает эксперт.

Впрочем, малое число желающих участвовать в эксперименте организаций связано и со спецификой российского рынка труда.

— Переход на электронный кадровый документооборот предполагает, что компания должна открыть все свои данные государственному ресурсу. Понятно, что к этому готовы только организации, у которых простые и прозрачные отношения с персоналом. Кроме того, важны техническая подготовка, соблюдение закона о персональных данных, сбор заявлений о согласии со всех сотрудников, — объяснил Александр Сафонов.

С учетом того что итоги эксперимента подведут только в следующем году, до реального безбумажного взаимодействия еще далеко, подытожил он.

От руки

Пока многие компании разрабатывают собственные варианты электронного документооборота без государственных экспериментов. В период пандемии работодатели, например, принимают от сотрудников документы от руки, переданные посредством камеры телефона или подписанные с помощью стилуса на планшете, рассказала партнер адвокатского бюро «Бишенов и Партнеры» Анжелика Решетникова. Такие факты возможны во внутренней переписке, но для третьих лиц необходимо подписывать бумаги с помощью электронной цифровой подписи, указала она. Однако договором между сторонами может быть предусмотрено, что скан-копии документов имеют юридическую силу до момента передачи оригиналов, рассказала эксперт.

Что касается предложенного Минтрудом перечня организаций — участников эксперимента по электронному кадровому документообороту, можно отметить, что в список вошли крупнейшие российские организации с наиболее высокой численностью штата, представленные филиалами во многих регионах РФ, относящиеся при этом к различным отраслям. Это позволит максимально полно протестировать систему, считает Анжелика Решетникова. Эксперимент начался 5 мая и завершится 31 марта 2021 года.

Ранее с 1 января в России вступил в силу закон о введении электронных трудовых книжек. Работник имеет право выбрать между бумажной и электронной версией этого документа в течение 2020 года. С 2021 года у всех, впервые устроившихся на работу, сведения о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде, без оформления бумажной трудовой книжки. Работодатели же должны предоставлять в ПФР в электронном виде данные о приеме на работу сотрудников, переводе на другую постоянную работу, увольнении и подаче соответствующих заявлений.

Анна Ивушкина