Digital Design выиграла тендер на автоматизацию Канцелярии Правительства Грузии

Совещания Правительства Грузии – министров и премьер-министра – проходят раз в неделю. В течение недели от совещания до совещания Канцелярия Правительства формирует повестку и готовит для министров пакеты документов по вопросам, которые будут рассматриваться на совещании.

Чтобы минимизировать работу с бумажными версиями документов и скоординировать работу по согласованию повестки, руководство Канцелярии приняло решение внедрить у себя систему электронного документооборота. В будущем планируется подключить к ней всех специалистов в министерствах, которые отвечают за процесс отправки запросов из министерств в Канцелярию. Поставщиком решения была выбрана петербургская компания Digital Design.

Первым этапом проекта по автоматизации грузинского Правительства станет развертывание ИТ инфраструктуры. В настоящее время специалисты Microsoft Consulting Services проводят анализ и определяют необходимые требования к ее развертыванию и настройке. Специально для ИТ-персонала канцелярии Правительства Грузии, которые будут поддерживать инфраструктуру, специалисты Microsoft проведут тренинги по продуктам Microsoft Windows 2003, SQL 2005, Exchange 2007 и Microsoft SharePoint Server 2007. После обучения сотрудники канцелярии Правительства совместно с консультантами Microsoft Consulting Services смогут установить и настроить предложенную инфраструктуру. По завершении этапа настройки будет начато внедрение решения Digital Design по управлению совещаниями на базе DocsVision.

Длительность проекта по автоматизации составит 5 месяцев. За это время Digital Design осуществит внедрение DocsVision, разработает специфические бизнес-процессы по подготовке и согласованию документации к совещаниям Правительства. Также в рамках системы управления совещаниями Правительства будет спроектирована архитектура и интерфейс системы, организованы персональные рабочие области для министров на web-портале, и автоматизированы основные процедуры обработки документов. Компания DocsVision – разработчик одноименного ПО – в рамках проекта локализовала систему на грузинский язык.

После завершения процесса внедрения планируется, что в течение недели от совещания до совещания Канцелярия будет готовить в DocsVision черновую версию повестки и доставлять ее с помощью системы по министерствам. В министерствах ответственные лица будут ее дорабатывать, принимать или отклонять пункты повестки. После того, как повестка сформирована и утверждена, пакеты документов будут доставлены в электронном виде министрам. Для удобства отображения информации о повестке, она будет выводиться каждому министру на его персональный странице на web-портале, построенном на базе Microsoft SharePoint Server 2007.

После завершения проекта в работе с DocsVision будет занято порядка 100 человек. В дальнейшем планируется подключение к системе всех министерств. Специалисты Digital Design также проведут обучение сотрудников Канцелярии Правительства работе с внедренной системой, а для ИТ-специалистов будет проведен особый курс, посвященный администрированию и поддержке DocsVision.