Эксперты «Актив» и «ЭОС» рассказали о трендах развития СЭД и ЭП

Применение электронной подписи в электронном документообороте стало темой выступления менеджера по продуктам компании «Актив» Андрея Игнатова. Он напомнил о законодательной базе электронной подписи – в частности, о N 63-ФЗ «Об электронной подписи», который определяет виды и условия применения ЭП, а также требования к инфраструктуре ЭП. А также призвал не путать основные понятия. Электронная подпись – это информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией; ЭП используется для определения лица, подписывающего информацию. Ключ электронной подписи - уникальная последовательность символов, предназначенная для создания ЭП. Ключ проверки электронной подписи - уникальная последовательность символов, однозначно связанная с ключом ЭП и предназначенная для проверки подлинности ЭП. Сертификат ключа проверки электронной подписи - электронный документ, выданный удостоверяющим центром и подтверждающие принадлежность ключа проверки ЭП владельцу сертификата ключа проверки ЭП.

Менеджер по продуктам компании «Актив» Андрей Игнатов

Электронная подпись бывает трех видов: простая (ПЭП), усиленная неквалифицированная (НЭП) и квалифицированная (КЭП). Условия признания ЭП таковы, что квалифицированная подпись равнозначна собственноручной подписи на бумажном носителе; неквалифицированная и простая подписи признаются в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами и соглашением между участниками электронного взаимодействия. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия должны предусматривать порядок проверки электронной подписи, разбора конфликтных ситуаций и т.д.

Участники электронного взаимодействия при использовании КЭП и НЭП обязаны обеспечивать конфиденциальность ключей электронных подписей, уведомлять УЦ и иных участников электронного взаимодействия о нарушении конфиденциальности ключа ЭП, не использовать ключ ЭП при наличии оснований полагать, что конфиденциальность данного ключа нарушена. Для КЭП и НЭП Андрей Игнатов порекомендовал использовать токен: ключи ЭП не могут быть извлечены из токена и скопированы, а значит и скомпрометированы (выполняется требование 63-ФЗ), подпись на токене удобно носить с собой, токен совместим с большинством российских систем ЭДО и Microsoft Office, а для подписания его достаточно подключить к любому ПК.

Представитель «Актив» завершил свое выступление рассказом о линейке производимых компанией форм-факторов и моделей линейки Рутокен ЭЦП 3.0 NFC, включающей как токены, так и смарт-карты.

Руководитель направления современных ECM-решений компании «ЭОС» Сергей Полтев продолжил вебинар выступлением на тему «СЭД/ECM в 2023: Заменить нельзя обновить». Проникновение СЭД сейчас близко к 100 %, практически каждая СЭД в той или иной мере позволяет использовать ЭП. В начале 2022 года пользователи получили новый стимул к импортозамещению, и перед многими компаниями встал вопрос, что целесообразнее делать с СЭД: развивать прежнюю или внедрять новую? По мнению спикера, для принятия верного решения нужно определить, какая часть взаимодействия внутри организации реализована полностью в электронном виде, где сотрудники находят необходимые документы, гарантирована ли поддержка необходимого системного и вспомогательного ПО, обеспечена ли поддержка и развитие СЭД на горизонте 1-3-5 и более лет. Также следует учитывать совокупную стоимость владения/возврат инвестиций, перспективные планы по развитию ИТ-инфраструктуры и риски проектов по обновлению и миграции.

Руководитель направления современных ECM-решений компании «ЭОС» Сергей Полтев

Говоря о вызовах 2022 года для СЭД/ЕСМ, Сергей Полтев отметил: кроме традиционной для отрасли задачи обеспечения бесперебойной работы существующих систем сейчас перед игроками рынка стоят задачи интеграции разрозненных источников данных, оцифровки бумажных носителей, обеспечения единого контура для надежной и безопасной работы с бумажными и электронными документами. Также приходится решать, как уберечь накопленные данные от превращения в «цифровой мусор» и что делать, если существующая СЭД окажется под угрозой отключения.

Кроссплатформенность, интеграционные инструменты, возможность поддерживать сквозные цифровые процессы, ЭП и различные форматы становятся очевидными требованиями к СЭД. Всеми этими качествами обладают решениям ЭОС – СЭД «Дело» и «Архивное Дело».

В 2022 году продолжился рост объемов данных. В связи с этим в своих решениях ЭОС развивает такие возможности, как наглядное отображение информации, визуализация ключевых показателей, аналитика с выбором уровня детализации, эффективный поиск, рассчитанный на неограниченный объем документов (по синонимам слов, с учетом морфологии русского языка, автоматическим исправлением грамматических ошибок ввода, подсказками при вводе поисковых запросов).

Все больше пользователей применяют мобильные устройства, следовательно, разработчикам СЭД/ЕСМ необходимо развивать мобильные приложения, а ЭП на мобильном устройстве также должна надежно сохраняться и безотказно работать.

Еще один актуальный тренд - широкое распространение получает взаимодействие систем внутреннего и внешнего документооборота, что влечет за собой необходимость архивного хранения документов, подписанных с контрагентом.

Наконец, трендом 2022 года стало включение в контур документооборота кадрового взаимодействия. Причины - распространенность удаленной/гибридной схемы работы, связанные с дистанционной работой изменения в законодательстве и экономическая эффективность.

«Таким образом, сейчас самое время подумать, насколько ваша СЭД соответствует требованиям и как планировать ее обновление. Кроссплатформенность, интеграционные возможности, наглядное представление визуализации, четкий поиск, работа с электронными оригиналами документов без бумажного оригинала, мобильный доступ - все это кратно повышает требования к безопасности решения. Применение всех возможных видов ЭП должно происходить в соответствии с 63-ФЗ. Тогда применение ЭП действительно будет не только удобным, но и безопасным и надежным», - резюмировал Сергей Полтев.

В завершение ведущие мероприятия ответили на вопросы аудитории и анонсировали новую совместную серию вебинаров. В том числе, в будущем году речь пойдет о программных разработках в части ЭП, интерфейсах ЭП, методах подписания документов, хранении электронных документов после того, как сертификат ЭП становится недействительным (спойлер: с помощью решения «Архивное Дело» компании ЭОС), а также о безопасной работе и интересных проектах. Ближайший, январский вебинар планируется посвятить взаимодействию СЭД и ЭДО на примере СЭД «Дело» и «Контур.Диадок».