Электронная трудовая книжка получила поддержку

Комиссия по законопроектной деятельности одобрила три законопроекта Минтруда, касающихся перевода трудовых книжек в цифровой вид. Сообщение об этом появилось вчера на сайте Правительства РФ. Далее законопроекты будут рассматриваться на заседании Правительства РФ.

По задумке авторов, принятие законопроектов позволит предоставить работникам и работодателям удобный и быстрый доступ к информации о трудовой деятельности, обеспечит дополнительные возможности трудоустройства для дистанционных работников и сохранность персональных данных в информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР). Согласно действующему законодательству, трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника. Работодатель ведёт такие книжки на каждого сотрудника в бумажном виде.

Первый законопроект – "О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ (в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде)" – предполагает ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Это информация о трудовом стаже работника: сведения о сотруднике, выполняемых им обязанностях, переводах и увольнении. Такие данные работодатели будут предоставлять в информационную систему ПФР.

Согласно проекту закона, работник сможет получать сведения о трудовой деятельности на бумажном носителе или в электронной форме: у работодателя по последнему месту работы, в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг, в ПФР и на Едином портале государственных и муниципальных услуг. Трудовые книжки на бумажном носителе с 1 января 2021 г. работодатель будет вести только для тех работников, которые подадут об этом письменное заявление до конца 2020 г. Работникам, не подавшим письменное заявление, трудовые книжки будут выдаваться на руки (работодатель освобождается от ответственности за их хранение). Таким образом, сведения о трудовой деятельности будут вестись в электронном виде.

Пресс-служба Минтруда заверила ComNews, что работодатели не понесут расходов, связанных с внедрением трудовой книжки в электронном виде, поскольку кадровые документы в организациях формируются и ведутся в настоящее время в корпоративных информационных системах (1С, Парус, SAP ERP и др.). Таким образом, используемые в настоящее время работодателями информационные системы позволяют формировать в автоматизированном режиме необходимые данные для передачи в информационную систему персонифицированного учета ПФР. Кроме того работодатели имеют опыт предоставления отчетности о застрахованных лицах в электронном виде в информационную систему персонифицированного учета ПФР с 2002 г., напоминают представители Минтруда.

По экспертным оценкам, предлагаемые законопроектом изменения затрагивают около 60 млн работников и 8,4 млн хозяйствующих субъектов, включая предпринимателей без образования юридического лица. По данным опроса, проведенным Министерством труда и социальной защиты РФ на этапе разработки законопроекта, 54% граждан высказывались за ведение электронных трудовых книжек наряду с бумажными.

Второй законопроект – "О внесении изменений в Федеральный закон "Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системе обязательного пенсионного страхования" – направлен на то, чтобы с 1 января 2020 г. ввести для работодателя (страхователя) обязанность представлять в информационную систему ПФР сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц. Для этого индивидуальный лицевой счёт авторы инициативы предлагают дополнить разделом "Сведения о трудовой деятельности". Туда войдут данные о месте работы, обязанностях сотрудника и её периодах (сведения о приёме на работу, наименование должности, специальности, профессии с указанием (при наличии) квалификации (разряда, класса, категории, уровня квалификации), сведения о переводах на другую работу, об увольнении и основаниях прекращения трудового договора, данные о документах, являющихся основаниями для оформления трудовых отношений).

За непредставление в установленный срок либо за представление неполных или недостоверных сведений о трудовой деятельности работодатель будет нести административную ответственность за нарушение трудового законодательства. Авторы предлагают наделить ПФР полномочием по передаче информации о таких правонарушениях в Роструд в электронной форме через единую систему межведомственного электронного взаимодействия.

Третий законопроект – "О внесении изменений в Кодекс РФ об административных правонарушениях в части установления административной ответственности за нарушение работодателем сроков представления сведений о трудовой деятельности либо за представление неполных и (или) недостоверных сведений" – предполагает внесение изменений в КоАП. Согласно им, должностные лица работодателя будут привлекаться к административной ответственности в виде предупреждения за неоднократное нарушение сроков представления необходимых сведений либо представление неполных или недостоверных сведений. При этом под неоднократным нарушением будет пониматься совершение работодателем таких действий два и более раза в течение года.

Эксперт по информационной безопасности компании Group-IB Сергей Никитин, комментируя подготовленные документы, обратил внимание ComNews на трудозатраты при оцифровке трудовых книжек. "Дело в том, что сейчас записи ведутся от руки, и за многие годы стажа, человек может сменить множество должностей и мест работы, оцифровка всех этих сведений может занять значительно время. И тут в дело вступает человеческий фактор, возможны ошибки, опечатки, неточности. Задача машинного распознавания рукописного текста, которая могла бы сверять данные о людях, тоже не решена. Таким образом, само качество и точность оцифровки находятся в прямой зависимости от почерка сотрудника кадров, который писал от руки", – указывает он.

Более того, много вопросов остаются открытыми. "Например, из-за ошибок по оцифровке, и огромных объемов, непонятно что делать с трудовыми книжками работающих пенсионеров, требуется ли оцифровывать все предыдущие данные? Не ясно, что делать, когда у человека множество трудовых книжек, как и кто будет их сличать, если там есть накладки в сроках? Как будет реализованы защита от "накрутки" или "скрутки стажа" при оцифровке трудовых книжек? – задается вопросами специалист Group-IB . – С одной стороны, очевидно сложнее станет просто "купить" или завести новую книжку, если будет создан цифровой реестр. С другой стороны, не ясен механизм его создания и требуется проработка именно технических процедур, понимания которых  пока нет".

Пресс-секретарь компании "Доктор Веб" Максим Якушев полагает, что перевод трудовых книжек в цифровой вид будет плюсом в работе компаний. "Если все сервисы будут реализованы корректно, то с компаний снимется необходимость хранения трудовых книжек. Это для малого бизнеса может быть даже выгодно. Станет проще работать с удаленными сотрудниками – не будет необходимости пересылать трудовые книжки", – говорит он.

При этом представитель "Доктор Веб" предупреждает, что информация может "утечь" в процессе сбора. По его словам, мошенники могут имитировать запросы от якобы сотрудников организаций, где человек раньше работал, и получать нужные им данные. При этом гораздо больший риск связан с недостоверной информацией, ошибочно внесенной в единые базы данных, продолжает Максим Якушев. "Если раньше при уходе с работы можно было проверить соответствие записей реальной должности, то теперь сотрудник должен сам контролировать, что записи о его трудовой деятельности соответствуют реальным – он не стал, скажем, внезапно генеральным директором другой организации", – приводит пример он. Из-за риска компьютерного сбоя и ввода недостоверной информации Максим Якушев рекомендует пока сохранять бумажную трудовую книжку.

Говоря о хранении данных трудовых книжек в единой базе, менеджер по развитию направления DLP Solar Dozor компании "Ростелеком-Солар" Алексей Кубарев отметил, что для них будут актуальны те же риски, что и для баз данных, содержащих персональные данные. "Это могут быть риски, связанные с целостностью, доступностью, а также риски связанные с утечками данных. А именно, риски утечки данных из базы – случайные и намеренные. Риски утраты целостности этих данных – соответствуют ли данные, загруженные в базу, действительности, не были ли они искажены – случайно или намеренно в процессе оцифровки или обработки", – перечисляет он.

Обезопасить указанные данные от утечки, как и в случае с персональными данными, можно с помощью комплекса специализированных технических средств и организационных мер защиты от утечек, продолжает Алексей Кубарев. Что касается целостности, здесь могут быть применимы средства шифрования и контроля целостности, например, могут применяться технологии блокчейна, цифровые подписи и т.п.

Специалист "Ростелеком-Солар" не исключает возникновения ресурсных затрат у организации, которая будет хранить в своей информационной системе все необходимые данные. "Если предположить, что речь о Пенсионном фонде, то ему необходимо будет выделить серверные мощности, развернуть программное обеспечение для хранения и обработки этих данных. Из этого остается открытым вопрос, на чьи плечи ляжет оплата создания и поддержания деятельности такой базы, на население или бизнес?", – задается вопросом он.

Директор по методологии и стандартизации Positive Technologies Дмитрий Кузнецов отмечает, что в данный момент большая часть сведений, которые заносятся в трудовые книжки, уже хранится централизованно в ФНС, ПФР, фондах социального страхования. Поэтому каких-то новых рисков перевод в электронный вид записей в трудовых книжках не несет, успокаивает он. Можно говорить об опасности возможной утечки всего массива данных из государственного ведомства, но именно поэтому к подобным информационным системам нормативными документами ФСТЭК установлены требования безопасности самого высокого уровня, добавляет Дмитрий Кузнецов.

Основное преимущество электронной трудовой книжки заключается в том, что она лучше защищена от случайных опасностей, уверен специалист Positive Technologies. "Она не сгорит при пожаре, не потеряется при переезде отдела кадров, ее невозможно отказаться выдать работнику при его увольнении. У граждан, особенно у старшего поколения, бумажный документ вызывает больше доверия, потому что его можно "пощупать". Они опасаются, что их "цифровая личность" может быть случайно или преднамеренно стерта, хотя в действительности то же самое может произойти и с бумажным документом. Но обычно такие опасения связаны не с рациональными соображениями, а с отсутствием у граждан привычки сохранять свои экземпляры первичных документов (трудового договора, дополнительных соглашений к нему, копии приказа об увольнении и т.п.). При правильном обращении с такими документами перевод трудовой книжки в электронную форму вообще не должен заботить работника", – заключил он.

Анна Устинова