Электронный документооборот пришел в НАО. При помощи ЭОС

Как сообщили в компании ЭОС, начало проекта было положено в конце 2008 года, когда Администрация Ненецкого автономного округа приобрела 70 рабочих мест системы электронного документооборота «ДЕЛО», 70 рабочих мест опции «Оповещение и уведомление», 3 рабочих места опции «Поточное сканирование» и 25 рабочих мест опции «ЭЦП и шифрование». Предпосылками для принятия решения об автоматизации документооборота стал ряд факторов, включая растущие объемы корреспонденции и бумажного документооборота, требующие регистрации и обработки вручную, необходимость обеспечения «прозрачности» работы с документами. Также стояла задача обеспечить непрерывный контроль исполнения управленческих решений со стороны руководства. Выбор в пользу системы «ДЕЛО» был сделан по нескольким причинам. В частности, это соответствие системы «ДЕЛО» всем нормативным требованиям делопроизводства в органах государственной власти. Напомним, что ЭОС является лидирующей на российском рынке компанией, работающей в области СЭД с госорганами. Опыт компании ЭОС в области сотрудничества с органами исполнительной власти различного уровня также был принят во внимание.

Недавно данный проект по автоматизации документооборота в структурах Администрации Ненецкого автономного округа был завершен, система «ДЕЛО» и опции были введены в опытную эксплуатацию. По сообщению компании ЭОС, внедрение и ввод в эксплуатацию системы «ДЕЛО» в структурах Администрации НАО позволило решить поставленные перед началом проекта базовые задачи (это автоматизация работы с документами, обеспечение контроля и повышение качества исполнения управленческих решений, а также сокращение сроков прохождения документов по всем соответствующим инстанциям). Кроме того, автоматизация документооборота позволила сократить трудовые и временные затраты и повысить производительность труда делопроизводственного персонала.

Помимо системы «ДЕЛО» – флагманского продукта ЭОС – в данном проекте были реализованы и дополнительные опции. В частности, внедрение опции «Оповещение и уведомление», предназначенной для автоматической рассылки уведомлений и оповещений в электронную почту о различных событиях, позволило организовать информирование системы обо всех изменениях в области работы с документами. Внедрение опции «ЭЦП и шифрование» обеспечило реализацию полноценного защищенного электронного документооборота. Опция «ЭЦП и шифрование» представляет собой аналог традиционного заверения бумажного документа при помощи подписи и печати. Помимо этого ЭЦП позволяет подтвердить личность автора или отправителя корреспонденции, а также является гарантией того, что в документ после его подписания не были внесены изменения.

В свою очередь при помощи опции «Поточное сканирование» заказчик получил возможность для упрощенного и ускоренного перевода бумажных документов в электронный вид, что позволило значительно сократить временные и трудовые затраты делопроизводственного персонала.

Проект реализовывал «Офис-Док» – дистрибьютор компании ЭОС в Северо-Западном ФО, который специализируется на автоматизации делопроизводства и организации электронного документооборота (комплексные решения). Напомним, что если говорить про СЗФО в целом, то ЭОС присутствуют здесь уже более 5 лет и, например, Калининградская область является одной из ведущих у разработчика. Сейчас у ЭОС на Северо-Западе работает более 10 партнеров (см. новость раздела ЭОС от 12 мая 2008 г.). Основными и исторически крупнейшими являются две компании – это петербургская «Офис-Док» и калининградская «Весткомп Плюс». Из последних событий – ЭОС в начале прошлого года заключила еще один партнерский договор, который позволил ей выйти на рынок Карелии – с петрозаводской компанией «Сигма», а в конце 2008 года ЭОС таким образом укрепилась и на Вологодском рынке.

Что касается «Офис-Док», то эта компания  вышла на рынок в 2001 году, и услуги по поставке, внедрению и сопровождению систем электронного документооборота и делопроизводства являются сейчас ее основным направлением работы. При этом компания располагает представительством еще и в Иркутске (развивается с 2005 года). «Офис-Док» сотрудничает с «Электронными офисными системами» с 2002 года, и сейчас география внедрений системы «Дело» охватывает не только Петербург, но и соседние регионы на Северо-Западе, а также некоторые другие области. На прошлогодней конференции «Весенний документооборот – 2008», проходившей в апреле, компании «Офис-Док» было присуждено звание лучшего партнера ЭОС по итогам позапрошлого года. Среди госзаказчиков у нее в СЗФО, например, Администрация Новгородской области и правительство Республики Карелия. Кроме того, заказчиками услуг «Офис-Док» выступают органы местного самоуправления, в частности, в Вологде. В целом у этой компании более 130 клиентов, в том числе органы исполнительной и законодательной власти в 17 субъектах РФ и органы местного самоуправления в 29 городах РФ.

Напомним, что в этом году ЭОС проводит партнерскую конференцию также в апреле – с 8-го по 10-е числа (см. новость раздела ЭОС от 20 марта 2009 г.).


Подробности

Компания «Электронные офисные системы» (ЭОС) вышла на рынок в 1994 году. Основной областью ее деятельности является разработка и внедрение систем электронного документооборота, систем управления и хранения документов. По данным исследования компании DSS Consulting, ЭОС принадлежит 38 % от общего количества проектов внедрения СЭД в России за 2007 год. Одним из приоритетов компании ЭОС является развитие партнерской программы. К настоящему времени число партнеров компании ЭОС превысило 220. Продукты ЭОС используют более 2 тыс. организаций, в числе которых крупнейшие коммерческие и государственные структуры России, а общее количество установленных рабочих мест превысило 150 тыс.