Интернет-омбудсмен предлагает отказаться от бумажных документов

Интернет-омбудсмен Дмитрий Мариничев предлагает отказаться от хранения бумажных документов в пользу электронных. Такое предложение содержимся в проекте доклада уполномоченного по правам предпринимателей Бориса Титова (в его доклад в том числе входят предложения интернет-омбудсмена), которое в конце апреля будет отправлено Владимиру Путину.

— В повседневной деятельности в большинстве случаев оригиналы бумажных документов не используются, — рассказал Мариничев. — Вместо этого применяются электронные копии таких документов. Бумажные документы хранятся исключительно для использования в судах, представления в Федеральную налоговую инспекцию, Роскомнадзор и иные органы власти.

Мариничев уверен, что все документы, которые были созданы ранее и хранятся в бумажном виде, можно будет отсканировать и подписать электронной подписью. Хотя он признался, что такой метод подойдет не для всех документов, например, нотариальные доверенности, завещания, документы с недвижимостью и ряд других так заверять нельзя — их придется хранить в бумажном виде. Но для большинства документов оцифровка подходит и будет весьма полезна, а экономия — колоссальна.

По данным Мариничева, расходы предпринимательского сообщества на хранение договоров об оказании услуг связи составляют свыше 1 млрд рублей в год, а в целом совокупные расходы российской экономики на хранение, обработку и уничтожение бумажных документов оцениваются в 300 млрд рублей в год.

— Вместе с более широким использованием электронного документооборота между ведомствами это позволит потенциально экономить не менее 100 млрд рублей расходов бюджетов всех уровней, — отметил Мариничев.

«Проработать с заинтересованными ведомствами перечень изменений в ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» в части регламентации статуса электронного документа, электронного дубликата бумажного документа, — говорится в докладе уполномоченного по правам предпринимателей. — В частности, необходимо прямо закрепить возможность лица прекратить хранение бумажного документа после создания его электронного дубликата в установленном порядке. Кроме того, такие электронные дубликаты документов должны свободно приниматься органами государственной власти».

Официальный представитель компании МТС Дмитрий Солодовников рассказал, что на изготовление, подписание и передачу одного бумажного комплекта документов среднее предприятие тратит около 30 рублей.

— Электронный комплект обычно обходится в сумму от 4 до 7 рублей в зависимости от объема бумаг. За год такая компания оформляет около 1–1,5 млн документов, — говорит Солодовников. — C электронным документооборотм можно сократить издержки на документооборот до семи раз. Реальная экономия от внедрения электронного документооборота составляет несколько десятков миллионов рублей только у одной компании.

— Это не только снижает материальные и временные издержки, но и выводит качество услуг, защиту персональных данных на новый уровень, — добавила официальный представитель «ВымпелКома» Анна Айбашева.

Официальный представитель Infor в России и СНГ Дмитрий Мартынов добавил, что переход на систему электронного документооборота позволит не только значительно сэкономить деньги, но и ускорить время отправки документов адресатам. В пример можно привести конструкторские бюро, в которых информация об изделиях (чертежи, технология) уже давно хранится на электронных носителях и «оцифрована» для дальнейшего участия в процессе планирования производства и снабжения. Дальше важно выстроить процесс взаимодействия внутри компании, чтобы можно было быстро реагировать на появление новых документов, распоряжений или внесенных изменений. 

Координатор движения «Общество синих ведерок» Петр Шкуматов поддержал инициативу Мариничева, потому как переход на систему электронного документооборота повлияет на дорожную ситуацию в Москве. По подсчетам Шкуматова, ежегодно только продлевать страховой полис едут 4,5 млн машин. Если перевести получение этого полиса в электронный вид, трафик снизится.

Владимир Зыков