Компания «АстроСофт» показала. На что способен SharePoint / Блиц-интервью с ведущим инженером Дмитрием Соловьевым

Основной темой для семинара «АстроСофт» стал выбор одной из версий SharePoint линейки 2013, осуществляемый на основе сравнения их функционалов. По словам докладчика, многие владельцы малого (и в ряде случаев среднего) бизнеса нуждаются в наличии корпоративного виртуального пространства. Обычно оно служит для размещения новостей, опросов, шаблонов документации, а также унифицированным хранилищем документов. То есть его основная функция – автоматизация стандартных бизнес-процессов и удаленного доступа к любой корпоративной информации. 

В этом случае приемлемым решением может оказаться SharePoint Foundation 2013 – система, пригодная для быстрого развертывания в компании, предоставляющая базовый функционал для организации совместной работы и не требующая дополнительных лицензий. Кроме того, при необходимости «точечного» расширения функционала в SharePoint Foundation существует возможность ее достройки приложениями SharePoint Apps, находящимися в SharePoint Market.

Одно из решений на базе SharePoint 2013 – Business Connectivity –
предназначено для работы с событиями внешней среды

В случае если необходимо объединить сотрудников фирмы на более детальном уровне, то есть создать корпоративную социальную сеть, Дмитрий Соловьев порекомендовал воспользоваться системой SharePoint Standard. По словам докладчика, помимо очевидного минимизирования затрат на внедрение, на базе SharePoint Standard можно реализовать полнофункциональную систему документооборота. Сотрудники, получившие доступ к системе SharePoint Standard, смогут на равных правах работать из разных узлов и систем, но при этом иметь централизованный единый доступ к корпоративным данным, видеть не только последние версии документов, но и историю изменений. Например, функционал работы с документами предполагает управление их подшивками, быстрый ввод узлов для совместной работы (например, для осуществления проектов на стадии подготовки или на любой из стадий внедрения). Кроме того, SharePoint Standard позволяет реализовать сценарии, требующие увязки документов с другими системами (например, данными, полученными из систем 1С, с их последующей проверкой и согласованием).

Посетители семинара компании «АстроСофт»

Как рассказал Дмитрий Соловьев далее, самая полная с точки зрения функционала редакция SharePoint Enterprise позволяет организовать на корпоративном портале полноценную работу с бизнес-аналитикой (сюда входит работа с данными и отчетами Excel, работа с Visio-диаграммами и т. д.). SharePoint Enterprise может предоставить полноценную систему управления документами и записями, включая политики архивирования, отзыва и удаления.

Дмитрий Соловьев сообщил, что для работы с SharePoint Enterprise 2013 необходимо приобрести серверную лицензию SharePoint 2013 и также лицензии для каждого пользователя или устройства, работающего с системой (User или Device CAL). Также нужно лицензировать основные серверные операционные системы на всех серверах фермы SharePoint (Windows Server) и СУБД (MS SQL Server). Кроме того, бизнесу придется потратиться на СУБД, разработку и внедрение решения, обучение и консультирование персонала, а также на техническую поддержку.

По словам г-на Соловьева, очень важное место в ходе проекта по внедрению решений на основе SharePoint 2013 занимает аналитика и, если необходимо, перестройка бизнес-процессов. «Нельзя внедрять, не имея четкого представления о бизнес-процессах компании. Нужно очень четко понимать, что вы хотите, для чего нужна подобная система, какого эффекта вы собираетесь достичь. Затраты на аналитику могут серьезно сэкономить ресурсы», – сказал Дмитрий Соловьев.

О том, почему важно «не промахнуться» с выбором версии SharePoint для бизнеса, о том, необходимо ли производить апгрейд до линейки 2013, а также о преимуществе серверного решения перед его облачными аналогами г-н Соловьев рассказал корреспонденту spbIT.ru.

 В каких случаях, на ваш взгляд, бизнесу необходимо апгрейдить используемый SharePoint до линейки 2013?

 - Новая версия платформы по-другому решает вопрос автоматизации рабочих процессов. В прежних релизах мы могли реализовывать только последовательные рабочие процессы с четким началом и концом. Допустим, в процессе выполнения бизнес-задачи сотрудник создал документ, который должен пройти несколько стадий согласования. Если согласование идет от одной стадии к другой, то оно осуществляется средствами программы. Но в случае, когда документ проходит согласование не последовательно, а возвращается на корректировку с какого-либо этапа, то в этой ситуации требовалось дополнительное программирование. Новая версия предлагает возможности полноценной системы согласования договоров, обработки заявок и т. д., настроить которую может обычный бизнес-аналитик. В новой версии можно проанализировать и сразу же красиво построить бизнес-процесс в SharePoint Designer. Это одно из ключевых изменений.

Еще один важный момент – полноценная интеграция со сторонними системами. Допустим, у нас есть программа, которая работает с другой системой управления базами данных – Oracle или 1С, например. Клиент хочет систему, которая будет бухгалтерскую документацию хранить в 1С, а согласование объектов – актов, договоров и т. д. – осуществлять в SharePoint. С помощью нового механизма службы бизнес-данных это процесс достаточно просто реализуется: 1С информирует о создании нового объекта SharePoint, в SharePoint создается на основании этой информации текст договора и отправляется на согласование. В предыдущих версиях этот процесс был гораздо более трудоемким.

 А какие еще есть отличительные черты новой версии?

 - Я бы отметил также более полную интеграцию с другим ПО Microsoft. SharePoint 2013 предоставляет гораздо больше возможностей для создания проектного офиса. Например, есть папки team folders, которые позволяют осуществлять доступ к информации как из SharePoint, так и из Outlook. Появилась возможность, актуальная для руководства компаний или для сотрудников, часто работающих вне офиса. В SharePoint 2013 есть расширенный механизм для работы с мобильными устройствами, в частности механизм push notification. Человек назначает задачу, а SharePoint отправляет уведомление об этом на мобильное устройство.

Если в SharePoint 2010 основной идеей была организация совместной работы, то SharePoint 2013 – это корпоративная социальная сеть. Это может быть внутренняя сеть или система, интегрированная с facebook, Twitter и прочими сетями. Прослеживается общий тренд, когда соцсети из запретного плода на работе становятся одним из механизмов общения и взаимодействия сотрудников.

 Можно ли сказать, как быстро окупятся инвестиции в новую версию?

 - Вопрос окупаемости инвестиций в ПО сложный. Не все компании, к сожалению, проводят такой анализ. На мой взгляд, SharePoint окупится за счет множества косвенных факторов: то есть повышения информированности людей в компании о ее деятельности, новых продуктах и услугах, сокращение затрат на бумажный документооборот. Можно посчитать сумму, в которую выливается упущенные контракты из-за позднего согласования.

В моей практике уже не раз были ситуации, когда SharePoint позволяла выявить узкие места в существующих бизнес-процессах, то есть платформа может выступать катализатором для перемен стратегического характера. Это влияет на затраты, но они окупаются за счет существенного повышения эффективности работы.

 Получается, что более-менее быстрый эффект от внедрения SharePoint можно получить только в том случае, если в компании отлажены бизнес-процессы?

 - Да, поэтому я настоятельно рекомендую сначала получить консультацию аналитика. Нужно четко понимать, ради чего компания тратит средства на новую систему. Может казаться, что приглашение аналитика – это дополнительные затраты, причем не только финансовые, но и временные. На самом деле, это возможность сэкономить на постоянных доработках системы, которые неизбежны в том случае, если будут неправильно учтены реалии работы всех подразделений, работающих в программе. В долгосрочной перспективе осознанное и тщательно подготовленное внедрение снижает затраты на суммарное владение и развитие системы.

 В чем преимущество локальной версии SharePoint перед облачной?

 - Ее главное преимущество в том, что SharePoint, развернутый в облаках, имеет существенно более ограниченный функционал по сравнению с SharePoint, развернутым локально. Решения, разрабатываемые для облачной версии SharePoint, не могут работать с серверным кодом, а во многих случаях без него очень сложно или невозможно обойтись. Для крупного бизнеса переход в облака в контексте SharePoint, на мой взгляд, не имеет смысла, так как зачастую требуется развивать систему и дописывать различные компоненты. Разумеется, если речь идет о малом бизнесе, то он будет постепенно мигрировать в облака. Однако для крупных компаний вопрос о том, какой подход является наименее затратным, является открытым. На сессиях конференции TechEd Russia 2012 вопрос о будущем SharePoint on-premise звучал не один раз, и эксперты, и представители корпорации Microsoft отвечали, что SharePoint и в дальнейшем будет существовать в двух ипостасях: cloud и on-premise. Весь бизнес совершенно точно в облака не уйдет.