Конференция «Рынок СЭД-2013»: практический опыт и реальные проекты

Первый материал о конференции «Рынок СЭД-2013: новые требования» читайте в разделе «СЭД 2013» от 26 февраля 2013 г. 

Возвращаясь к проектам, главный специалист отдела сопровождения инфраструктуры департамента информационных технологий «МСП Банка» Надежда Скворцова рассказала об опыте данного банка по внедрению полнофункциональной СЭД CompanyMedia, продукта компании «ИнтерТраст». Проект начался в 2011 году. В качестве целей были поставлены ускорение обработки документов и принятия управленческих решений. Банковская специфика такова, что регулятор отрасли Центробанк РФ требует документировать в том числе и те процессы, которые в других отраслях вполне могут найти отражение лишь в электронных письмах. В процессе внедрения «МСП Банку» пришлось в обязательном порядке автоматизировать все документоориентированные бизнес-процессы. В связи с этим потребовалось включить в процесс электронного документооборота не только делопроизводителей, но и бизнес-специалистов, а также топ-менеджмент банка. На начальном этапе проекта в каждом подразделении было выделено по одному делопроизводителю, которые постепенно насыщали систему документами.

Главный специалист отдела сопровождения инфраструктуры департамента
информационных технологий «МСП Банка» Надежда Скворцова

Следующим этапом стало вовлечение топ-менеджеров. «Почему не менеджеров, а сразу топ-менеджеров? Потому что требовался переход на электронную систему принятия решений и на электронную систему поручений, а также электронное согласование документов», – отметила Надежда Скворцова. Этап электронного согласования, по ее словам, был одним из самых непростых. Сегодня в «МСП Банке» документ согласовывается всеми заинтересованными сотрудниками в электронном виде, а распечатывается лишь на последнем этапе, для визирования и проверки резолюций председателем правления. На третьем этапе, который пришелся уже на 2012 год, была автоматизирована договорная деятельность банка, а на последнем в электронный документооборот были вовлечены уже все остальные сотрудники «МСП Банка». По словам Надежды Скворцовой, СЭД в банке – это не хранилище документов, а эффективный инструмент быстрого принятия решений. «На принятие решений в банке часто отводится всего час, и если бы сотрудники бегали по офису с бумагами, этот норматив было бы невозможно соблюсти», – подчеркнула она.

Для того чтобы обучить сотрудников работе в новой СЭД, компанией «ИнтерТраст» в первую очередь были подготовлены инструкторы из сотрудников банка, которые уже, в свою очередь, обучали своих коллег. Переход на электронный документооборот осуществлялся не единомоментно, а поэтапно, точно так же внедрялись и модули СЭД. Это в целом помогло адаптироваться сотрудникам и положительно отразилось на всей работе банка. В ближайших планах «МСП Банка» – внедрение мобильного клиента CompanyMedia.

В компании Vesta-Trading используется стек продуктов Microsoft, как рассказал ее директор по информационным технологиям и системам Константин Мосягин, однако у Microsoft, как известно, в продуктовом портфеле нет СЭД. Возможности традиционных решений Microsoft, таких как, например, Microsoft Outlook, заказчика не устраивали. Первоначально компания пыталась решить задачи автоматизации бизнес-процессов на «чистом» Microsoft SharePoint 2010, однако потерпела неудачу.

Директор по информационным технологиям и системам Vesta-Trading Константин Мосягин

При выборе решения во главу угла был поставлен удобный и эргономичный интерфейс, быстродействие, возможность последующей доработки под бизнес-процессы заказчика, а также поддержку мобильных пользователей. В результате выбор пал на систему WSS Docs от компании WSS Consulting, в основу также лег Microsoft SharePoint. Она была внедрена всего за три месяца. Секретом успеха, по мнению Константина Мосягина, стало наличие в компании Vesta-Trading единого ответственного лица за весь проект. Больше всего сложностей возникло в области унификации бизнес-процессов в различных региональных филиалах компании. Принудительного перевода всех сотрудников на СЭД не было, система должна была «завоевать своего пользователя». Но в результате, как рассказал Константин Мосягин, по окончании внедрения были заявки на автоматизацию более десяти административных процессов, которые изначально не были запланированы для перевода в СЭД. Инициаторами проекта были топ-менеджеры, однако сегодня в электронный документооборот вовлечены все сотрудники Vesta-Trading.

Начальник информационно-аналитического управления компании «Учетно-финансовый сервис» (структура энергетического «КЭС-Холдинга») Дмитрий Капралов посвятил свой доклад созданию электронного архива, необходимость в котором возникла по причине создания общих центров обслуживания в территориально-распределенной компании и внедрения электронного документооборота. Для этой цели была выбрана система «1С:Документооборот 8.2», а для потокового ввода и распознавания документов – ABBYY FlexiCapture. В месяц обрабатывается 500 тыс. страниц. По словам Дмитрия Капралова, автоматизированное распознавание документов и включение их в архив позволило в полтора раза сократить время их обработки по сравнению с традиционным ручным способом.

Одним из основных потребителей СЭД/ECM-решений являются государственные и муниципальные органы власти, перед которыми стоит задача внедрения перевода услуг в электронный вид и развертывания системы межведомственного электронного взаимодействия.

В органах власти Пензенской области работает уже упомянутая выше система CompanyMedia от компании «ИнтерТраст». Как рассказал начальник управления информатизации данного региона Александр Антонов, пилотный проект был запущен еще в далеком 2006 году. В целом внедрение разделялось на несколько этапов. На первом этапе к СЭД были подключены секретариаты и приемные правительства области, на втором – были созданы рабочие места делопроизводителей во всех органах власти, далее СЭД была установлена на рабочих местах уже всех сотрудников, а также внедрена в структурах местного самоуправления. Наконец, завершающим этапом стал полный отказ от ведения бумажных журналов и переход к регистрации всей без исключения входящей и исходящей корреспонденции. Сегодня канцелярия работает со всеми документами в электронном виде, в том же виде они поступают и в органы власти, где получают необходимые резолюции и согласования. Также в СЭД регистрируются обращения граждан. Распечатываются документы только в том случае, если они уходят из органов власти во внешние структуры. Проблема доступа к документам для мобильных чиновников была решена благодаря специализированному клиенту для iPad, разработанному «ИнтерТраст». Самым активным пользователем СЭД, по словам Александра Антонова, является губернатор Пензенской области, который полностью отказался от бумаги и в поездках использует iPad.

Начальник управления информатизации Пензенской области Александр Антонов

По пути отказа органов власти от бумажного документооборота пошла и Тюменская область, о чем рассказал ее директор регионального департамента информатизации Александр Албычев. В прошлом году в области были приняты все необходимые нормативно-правовые решения, и с 1 июня 2012 года область практически полностью (за исключением секретных документов) перешла на СЭД Directum. Портал областных органов власти, через который поступают обращения граждан, также интегрирован с СЭД. Реализован мобильный офис руководителя, позволяющий рассматривать входящую корреспонденцию, давать поручения, а также согласовывать документы с использованием ЭЦП. На текущий момент в нем обработано около двух тысяч заданий. Все поселения, подключенные к СЭД, работают по VPN-каналам, число которых составляет 188. Сегодня к областной СЭД подключено 135 организаций (органов власти и госучреждений), в ней зарегистрировано около 2800 пользователей, которые ежедневно создают 5000 и меняют 5500 документов, выполняют и контролируют 11500 заданий. Обучение новых пользователей осуществляется в онлайновом режиме, через специальный портал. В целом внедрение СЭД, по словам Александра Албычева, позволяет региону экономить в год более 5 миллионов рублей бюджетных средств только за счет отказа от покупки бумаги.

Директор регионального департамента информатизации Тюменской области Александр Албычев

Такой важной проблеме, как безопасность электронного документооборота, посвятил свое выступление генеральный директор компании «1С-Эффективность», работающей в том числе и с известной СЭД «1С:Документооборот», Евгений Питолин. Он напомнил, что сама идея документооборота отнюдь не нова. Еще в позапрошлом веке использовались всевозможные средства и механизмы регистрации – гроссбухи, амбарные книги и т. д., которые и сейчас еще можно увидеть у охранников во многих офисах. Сегодня, несмотря на то, что документооборот стал электронным, многие канцелярские «болезни» и проблемы просто перекочевали из прошлого. И самой серьезной среди них остается проблема безопасности информации.

По статистике «Лаборатории Касперского», в 2012 году зафиксировано 3 млрд локальных инцидентов в области ИБ. «Документооборот – это лишь следствие, нам не хватает культуры работы с информацией, – отметил Евгений Питолин. – Все знают несложные правила, однако сплошь и рядом офисные сотрудники оставляют на столах и выбрасывают в обычную мусорную корзину конфиденциальные документы, приклеивают на мониторы бумажки с паролями и делают много другого, что при неблагоприятном стечении обстоятельств может иметь для компании далеко идущие последствия».

Евгений Питолин, в частности, привел в качестве примера легендарного Кевина Митника, который находил много интересной для себя информации, изучая мусорные контейнеры возле органов государственной власти и крупных корпораций. Политики безопасности, права доступа – всем этим также не следует пренебрегать при внедрении электронного документооборота, поскольку это тоже неотъемлемые элементы культуры работы с информацией, работы с документами. Вместе с тем нельзя сбрасывать со счетов и столь важный момент, как обучение пользователей. «Без взращивания культуры работы с информацией никакая система, ни за миллион рублей, ни за миллион долларов не поможет вам решить ваши задачи», – резюмировал Евгений Питолин.