Место, где СЭД... Ведущие игроки рынка – на СЭД и ECM Day 2020

ЭОС: интеграционные решения СЭД, единое окно входа и экосистема

Картина современного состояния и главных векторов развития СЭД была описана уже в самом начале конференции. В докладе «От регистрации к трансформации. Как сохранить лучшие наработки и внедрить новейшие технологии...» руководитель направления современных ECM-решений компании ЭОС Сергей Полтев указал на то, что за прошедшие полгода положение многих технологий на знаменитой диаграмме Гартнера «Цикл зрелости» качественно поменялось. Если еще в 2019 году до 80% взаимодействий во внутренних системах документооборота компаний сопровождалось бумажными документами (служебные записки, приказы и прочее), а СЭД часто воспринималась как вспомогательный инструмент, то с началом пандемии большинство руководителей были вынуждены расширять контур электронного взаимодействия сотрудников, и СЭД подошла на эту роль лучше всего.

Сергей Полтев, руководитель направления современных ECM-решений компании ЭОС

Повысился интерес пользователей СЭД к технологиям работы с электронными подписями. Это создало, в свою очередь, новые риски – например, связанные с действительностью сертификатов. Востребованными оказались такие функции системы «ДЕЛО», которые ранее считались второстепенными: например, модуль видеоконференций – когда прямо из СЭД можно организовать совещание руководителя с исполнителями. Широкое распространение получили мобильные приложения для СЭД. К слову, у мобильных приложений ЭОС в этом году юбилей: первая версия EOSmobile вышла десять лет назад.

«У нас в рамках СЭД стало гораздо больше процессов и пользователей. Это значит, что с точки зрения аналитики – появилось гораздо больше возможностей предоставлять документально подтвержденные данные, в том числе и с помощью извлечения данных из ранее накопленных материалов. Заметно больше пользователей  применяют электронные подписи – культура работы с ЭП тоже требует определенных навыков. Оказались очень востребованы многие дополнительные модули СЭД: всё, что связано с безопасностью, аналитикой, взаимодействием в рамках контура СЭД, – отметил Сергей Полтев. – Контур СЭД стал гораздо шире, ряд процессов были переведены в электронный вид. Это значит – то, о чем мы все начали говорить еще два-три года назад – про извлечение данных, аналитику, интеграцию и даже искусственный интеллект, – теперь пришло время действительно применять».

Схема передачи электронных документов из СЭД в систему архивного хранения

Поскольку бумажного взаимодействия никто не отменял, остался актуальным вопрос ведения и оцифровки бумажных архивов и удаленного доступа к ним, а также автоматического извлечения данных, структурирования, атрибутирования электронных архивов, предоставление прав доступа к ним, обеспечение долговременного хранения электронных оригиналов документов. Компания ЭОС ведет подобные проекты с 2013 года и сегодня разрабатывает новые варианты сотрудничества с технологическими партнерами. Например, с компанией Fujitsu, чье решение PaperStream Capture помогает автоматизировать извлечение и интеграцию данных в рабочие процессы. Перспективным здесь видится разработка интеграционных сервисов, которые позволят извлекать и размещать в архивных системах, обеспечивающих надежное хранение, данные из других информационных систем предприятия. СЭД, таким образом, становится единым окном входа, через которое можно получить доступ к различной информации – как к архивным, так и к текущим документам.

Традиционные интеграционные решения – API, веб-сервисы, обмен стандартизированными XML. Интересный новый интеграционный механизм – средства роботизации. Помимо популярной RPA-платформы UiPath, на российском рынке стали появляться и отечественные решения – в том числе зарегистрированные в Реестре отечественного ПО. В свою очередь, для массового применения в СЭД технологии искусственного интеллекта по-прежнему сохраняются сложности, связанные с необходимостью подготовки значительного массива данных для «обучения» и потенциальными рисками ошибок. 

СЭД – центральный информационный ресурс

«Всегда актуальный вопрос – где место СЭД в инфраструктуре предприятия? Например, процесс согласования договоров должен быть организован в СЭД, в учетной системе или вообще проходить с помощью средств роботизации? Опираясь на опыт наших клиентов, мы считаем, что у каждой системы есть своя ниша, и с помощью интеграционных сервисов можно выстроить взаимодействие и обмен данными между ними. При этом сегодня кратно повышается ответственность каждого, кто занимается эксплуатацией СЭД. Никогда еще не было так критично обеспечить надежность, сохранность, безопасность информации в системе. Это связано и со стыками контуров бумажного и электронного документооборота, и с действиями пользователей», – резюмировал Сергей Полтев. В плане безопасности на стыке контуров, помимо взаимодействия с производителями сканирующих и печатающих устройств, ЭОС расширяет взаимодействие с разработчиками систем защиты от утечек: в частности, у одного из заказчиков реализуется совместный проект с компанией EveryTag.

Экосистема отечественных решений

В целом всё более важную роль в развитии отечественной инфраструктуры СЭД играет экосистема технологических партнеров – то, чем также занимается компания ЭОС. Например – проект «Деловые отечественные решения», куда, помимо ЭОС (СЭД «ДЕЛО»), входят такие компании, как BaseALT, МЦСТ (производитель процессоров «Эльбрус»), «Новые Облачные Технологии» (офисный пакет «МойОфис») и другие. Это интегрированный стек полностью совместимых друг с другом решений: СЭД, программно-аппаратных платформ, системного ПО, средств коммуникаций и защиты, офисного ПО и СУБД. Совместимость входящих в проект продуктов подтверждена испытаниями и двусторонними сертификатами.

СЭД как мощная платформа с целым стеком сервисов

Последующие выступления так или иначе подтверждали выводы, которые были озвучены спикером ЭОС. Так, рассказывая о переводе документооборота своей компании на отечественную ECM/BPM-платформу Tessa, представители «Газпром нефти» отметили необходимость различных уровней хранения (архива и контента, в том числе ограниченного доступа) и интеграции СЭД со смежными корпоративными информационными системами и процессами. Они рассказали о том, что архитектура выбранной СЭД понравилась заказчику  простотой, удобством работы, адаптированностью под существующие бизнес-процессы документооборота. С другой стороны, система соответствовала и техническим критериям, таким, как скорость работы, отзывчивость интерфейса, работы на тонком и толстом клиенте, с мобильных устройств.

Александра Клестова, руководитель проекта «Новый СЭД» в компании «Газпром нефть»

«Сейчас в системе ежедневно работают до 20000 человек. У пользователей есть быстрая СЭД (отклик системы не более 1 секунды), также мы реализовали конструктор отчетности, собираемся развивать гибкую отчетность», – добавила Александра Клестова, руководитель проекта «Новый СЭД» в компании «Газпром нефть»

Илья Зайчиков, Product Owner СЭД «ТЕЗИС»

Илья Зайчиков, Product Owner СЭД «ТЕЗИС», также обратил внимание на то, что реформа СЭД в сознании пользователей и поставщиков уже давно произошла. «СЭД – это не только про документ. Это базовая, мощная платформа, на которой можно и нужно автоматизировать 100% процессов, реализовывать абсолютно любые пожелания. Наступает смерть ECM-систем, к которым мы привыкли, рождаются новые платформы контент-услуг», – сказал спикер. СЭД представляется как мощнейшая платформа, лежащая в основе самого современного стека решений, которая постоянно развивается и получает обратную связь от пользователей. Связка Продукт-Платформа динамически дополняют друг друга.

Артем Роменский, исполнительный директор EveryTag

Исполнительный директор EveryTag Артем Роменский рассказал подробнее об уникальном решении EveryTag для защиты документов и расследования утечек информации. «Тяжело бороться с тем единообразием в цифровом мире, когда всё везде одинаково. Но мы пытаемся создать «цифровой почерк» – когда любой сегмент – печатный, отображающийся на экране, пересылаемый – имеет свою уникальность. По факту система, которая работает с помощью нашего решения, бесшовно встраивается в текущие бизнес-процессы (основная интеграция на уровне API) и каждый пользователь получает получает персонализированную копию тех документов, которые находятся кнутри системы. Если этот документ где-то «всплывает», то с помощью нашей системы можно провести расследование и найти источник – откуда и когда произошла эта утечка», – пояснил спикер.

Проверка документа в системе EveryTag: на экране видны различия копий

Технология EveryTag работает с помощью запатентованного алнгоритма: каждая копия документа, будь то открытый документ на экране ПК или распечатанная копия, маркируется уникальным образом – речь идет о  незаметных для человеческого глаза минимальных смещениях текста, которые может проанализировать система при расследовании, сравнив скан или фото «всплывшего» документа с сохраненными в собственной базе. Таким образом система может выявить источник утечки информации даже если документ сфотографирован с экрана ПК.

QIWI: Особенности разных видов ЭП

Валентин Черепащук, руководитель департамента автоматизации и роботизации QIWI, рассказал о переводе в электронный вид внутренних документов компании с применением простой электронной подписи. Дело в том, что во внутреннем документообороте, когда его участниками являются все сотрудники компании, применять усиленную квалифицированную или неквалифицированную подписи не всегда удобно и оправдано с точки зрения затрат.

Валентин Черепащук, руководитель департамента автоматизации и роботизации QIWI

«Когда речь заходит о юридически значимом документообороте, подразумевается, как правило, УКЭП. На самом же деле основное условие, при котором документооборот становится юридически значимым – признание документа всеми его участниками. С применением ПЭП все процессы подписания в компании стали намного быстрее и мобильнее. Простую подпись разрешает использовать регулятор, но практически не говорит о том, как это делать – это влечет за собой определенные риски  и необходимость внедрения дополнительных процедур и регламентов» – уточнил спикер. В компании разработали регламент применения простой электронной подписи и технический регламент, внесли некоторые доработки в СЭД для обеспечения неотказуемости от ПЭП и гарантии неизменности документа, подписали соответствующее соглашение с каждым сотрудником.

Роботизация СЭД: быстрее, проще, умнее

Значительная часть выступлений СЭД и ECM Day 2020 была посвящена оптимизации бизнес-процессов предприятий с помощью технологий RPA и искусственного интеллекта.

Полина Дуйкова, руководитель направления ECM и искуственного интелекта в документах Департамента бизнес-решений Softline

Например, по мнению руководителя направления ECM и искуственного интелекта в документах Департамента бизнес-решений Softline Полины Дуйковой, искусственный интеллект в ECM поможет избавиться от рутины в бизнес-процессах, уменьшить влияние человеческого фактора там, где не требуется творчество, а также увеличить скорость прохождения процессов.

Компания Softline видит следующие направления «интеллектуализации» ECM: занесение документов, маршрутизация документов и построение процессов, проверки и контроль, анализ прохождения процессов.

Алексей Пестерев, руководитель направления «Управление контентом и документооборот» компании КРОК

Руководитель направления «Управление контентом и документооборот» компании КРОК Алексей Пестерев, говоря о развитии электронных архивов, также упомянул об «умных» решениях в этой области: это интеллектуальный поиск, распознавание текста, комплектование пакета документов, система поиска дублей, скоринг ценности документов, виртуальный читальный зал. Подобные инструменты помогают в решении проблем, с которыми сталкиваются заказчики при работе с электронными архивами – таких, как отсутствие единой базы и длительный поиск документов, необходимость разделения документов для длительного хранения и оперативной работы, дубликаты в системе и на бумаге и т. д. 

«Если с бумажным архивом ни у кого вопросов не возникает, то с электронным архивом всё не так просто. Прежде всего, мы должны обеспечить безопасность, дешевый транспорт и определенные процедуры, которые всегда появляются в электронном долговременном архиве – начиная от перештамповки документов, заканчивая определенными форматами электронной подписи. Для бесшовной интеграции, чтобы мы могли действительно передавать документы без бумаги, – помогают и роботы, и интеграционные шины», – сказал Алексей Пестерев.

Елена Еремина, бизнес-партнер по информационным технологиям компании «АльфаСтрахование»

В докладе «Опыт реализованных кейсов: от ECM к RPA» бизнес-партнер по информационным технологиям компании «АльфаСтрахование» Елена Еремина рассказала о практике реализации проектов RPA. Спикер отметила, что проекты по роботизации не сразу принесли ожидаемый результат в виде сокращения издержек, что говорит о важности грамотного выбора процессов, которые будут роботизироваться.

«RPA и другие платформы автоматизации – равнозначные инструменты для команды разработки СЭД. Каждый раз мы рассчитывам предстоящие затраты и ожидаемый доход для того, чтобы понять, необходим этот проект или нет. Единственное – мы точно решили, что будем применять RPA в том случае, когда необходимо соединить две или несколько систем, но никакого API нет и не предполагается», – пояснила Елена Еремина.