Разработка блока учета сервисного обслуживания и рабочего времени на платформе 1С Предприятие в компании Матимекс

26.12.2008 |

Александр Абрамов.

На базе программ 1С Управление торговлей и CRM произведена разработка двух блоков для компании Матимекс. В рамках проекта с учетом поставленных задач специалистами компании Софт-Маркет были разработаны: блок "Поставок и сервисного обслуживания" и блок «Учет рабочего времени».

Компания Матимекс представляет ведущих мировых производителей оборудования, ароматических добавок и специй для мясоперерабатывающей промышленности. Эксклюзивный представитель австрийской фирмы "Almi" - лидера в производстве комбинированных вкусо - ароматических смесей, специй и декоративных обсыпок для мясоперерабатывающего производства. Все виды работ по проектированию и комплектации мясоперерабатывающих цехов и предприятий. Уже более 10 лет компания успешно работает на рынке СНГ и за это время клиентами Матимекса стали ведущие предприятия пищевой промышленности. Центральный офис расположен в Вене (Австрия), официальные представительства работают в Москве, Санкт-Петербурге, Новосибирске, Челябинске, Владивостоке, Киеве, Минске, Тбилиси. На территории России функционирует широкая дилерская сеть.

Основная цель разработки 2-х основных блоков стала детализация учета рабочего времени по работам и автоматизация работы отдела поставки и сервисного обслуживания.
Специфические особенности проекта были связаны со сложившейся системой управления в компании, основные задачи по доработке Управление торговлей и CRM:

большая часть оборудования продается в рассрочку. Отслеживание документооборота в ручном режиме создавала массу проблем и вело к существенным трудозатрат, как следствие неизбежные «человеческие» ошибки, ведущие к потерям компании и ухудшению отношений с клиентами.

Компания Матимекс занимается не только поставкой оборудования, но и установкой с последующим обслуживанием. Основные задачи в этом направлении:

полноценное взаимодействие сервиса и отдела запчастей
наличие информации о существующих и возможных заменах
совместное планирование заказов оборудования и запчастей
отслеживание сроков профилактического обслуживания
отслеживание снабжения, как специалистами, так и запчастями заявок, выполнения заявок,
анализ себестоимости работ

Поскольку Матимекс давно поддерживает партнерские отношения с компанией Софт-Маркет, сомнений относительно выбора подрядчика не возникло, и было решено продолжать плодотворное сотрудничество.
Учитывая, что для решения управленческих и учетных задач предприятие уже использует программный продукт 1С Управление торговлей и взаимоотношениями с клиентами (CRM), для решения поставленных задач выбор был сделан в пользу доработки установленного программного продукта.

Специалисты компании Софт-Маркет создали на базе конфигурации УТ+CRM блок "Поставок и сервисного обслуживания" и блок «Учет рабочего времени», который является дополнением к типовой конфигурации и позволяет планировать и отслеживать исполнение, как отдельных договоров, так и в целом доходов и расходов денежных средств в разрезе источников финансирования, видов контрактов и номенклатурных групп товаров.

В результате проекта оптимизированы участки предприятия:

Отдел сервисного обслуживания
Отдел логистики
Отдел закупок

Разработка и внедрение блоков заняло около 3 месяцев. Первый этап - разработка технического задания с описанием автоматизируемых бизнес-процессов заказчика, вторым этапом - произведена доработка системы. В ноябре успешно прошло тестирование системы, проект в декабре 2008 года успешно завершен ввод в промышленную эксплуатацию.
На текущий момент общее количество автоматизированных рабочих мест достигло 20.
Обработка основной конфигурации в компании Матимекс позволила :

Отдела поставки и сервисного обслуживания:

безошибочно формировать счета по договорам с рассрочкой, отслеживать график оплат и задолженностей в автоматическом режиме, сокращая тем самым рабочее время персонала.
отслеживать обеспеченность заявок запчастями и специалистами, снизить издержки на перемещения персонала благодаря возможности автоматической группировки.
электронный документооборот с поставщиками (заказы, подтверждения, платежи)
возможность учета себестоимости работ, запчастей, отслеживания надежности оборудования, анализ эффективности сотрудников.
вести контроль оборудования, находящегося на гарантийном обслуживании,

Сокращение времени выполнения заказов и увеличение скорости реакции на запросы клиентов

многофакторное прогнозирование и планирование потребностей для оптимизации процесса закупки и складских запасов
анализ ликвидности запасов
полноценное взаимодействие отдела сервиса и отдела запчастей

Автоматизация учета рабочего времени:

создание образцов графиков
определение графика работы для конкретной категории сотрудников, должности, смены
составление индивидуальных графиков для каждого сотрудника
контроль рабочего времени, исключение повторов при формировании заявки на проект.
в автоматическом режиме планирование работ.
начисление отгулов

На текущий момент специалистами Компании Софт-Маркет обеспечивается регулярная поддержка программного обеспечения Управление торговлей и CRM в Матимекс : сопровождение, консультирование, информационно-технологическое сопровождение