В национальных органах статистики Республики Беларусь ведется создание системы электронного документооборота на базе СЭД «ДЕЛО»

В ноябре 2010 г. в Национальном статистическом комитете Республики Беларусь (Белстат), включая базовые подразделения (Главное статистическое управление Минска, Главное статистическое управление Минской области) была принята в опытную эксплуатацию корпоративная автоматизированная система электронного документооборота (АСЭД), созданная на базе СЭД «ДЕЛО» разработки компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) (Москва). Все пуско-наладочные работы в национальных органах статистики осуществляет партнер ЭОС в Республике Беларусь – компания «Электронное ДЕЛО».

Проект по созданию АСЭД Белстата делится на несколько этапов. На первом этапе с июня по октябрь 2010 г. была осуществлена  адаптация программного обеспечения обеспечения АСЭД под особенности документооборота каждого подразделения, установлена и настроена клиентская часть АСЭД на рабочих местах пользователей, проведено обучение персонала согласно утвержденному графику.

В апреле 2011 г. начались работы по автоматизации управленческого документооборота территориальных органов статистики.

В итоге проекта АСЭД Белстата должна объединить общей технологией работы все подключенные к системе органы статистики на республиканском, областном и районном уровнях с соблюдением принципа «Однократный ввод информации и многократное ее использование».

Планируется, что на областном уровне АСЭД будет выполнять следующие технологические процессы обработки документов:

регистрация документов;
ввод резолюций;
исполнение документов;
контроль исполнения;
отправка документов;
поиск документов;
списание документов в дело;
автоматическое формирование отчетных форм.

Для каждого Главного статистического управления области создается отдельная система электронного документооборота, к которой подключены отделы статистики районов. Обмен документами между областным и районным уровнями происходит с использованием подсистемы «ДЕЛО-WEB» (разработка ЭОС). Обмен документами между территориально удаленными структурами осуществляется по электронной почте.

При разработке АСЭД территориальных органов в целях упорядочения и унификации документопотоков в корпоративной системе управленческого документооборота производится типовая настройка баз данных всех Главных статистических управлений области. Обучение персонала проводится на территории Главного статистического управления. Для основных пользователей системы – делопроизводителей, а также технолога АСЭД проводится индивидуальное обучение. Для остальных пользователей занятия проходят в учебном классе по группам категорий пользователей.

Организация АСЭД в структуре Белстата и территориальных органах статистики должна обеспечить:
создание и ведение технологической базы типовых процессов обработки документов;
автоматизированную регистрацию, размещение документов и информации в единой базе данных;
единые инструменты создания, редактирования и обработки документов;
контроль за исполнением документов и управленческих решений;
стандартизацию форматов электронных документов внутри системы;
ведение электронных карточек бумажных документов;
хранение сведений о местонахождении бумажного оригинала документа, списание документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел;
создание и хранение электронных документов, что обеспечивает применение встроенных механизмов для работы с ЭЦП;
типизацию рабочих мест пользователей;
формирование выходных документов и отчетов;
защиту документов и информации от несанкционированного доступа на основе системы паролей и иерархии пользователей;
контролируемое перемещение документов и карточек средствами электронной почты;
доступ к информации и многопользовательскую работу с документами по локальной сети.

В настоящее время завершены работы в Главном статистическом управлении Гродненской области, Главном статистическом управлении Брестской области, продолжаются работы в Главном статистическом управлении Гомельской области.

До конца сентября 2011 г. планируется завершить работы по автоматизации в Главных статистических управлениях Могилевской и Витебской областей.

Рубрики: Интеграция, ПО

Ключевые слова: электронный документооборот, ЭОС, внедрение