«Осенний документооборот-2012»: бизнес-решения ЭОС

Напомним, что работа форума проводилась в рамках пленарного заседания и двух последующих секций. В рамках пленарной части выступили ключевые спикеры, среди которых состоялось очень интересное выступление специального гостя конференции – руководителя проекта национального электронного архива Эстонии Сааревета Койта. По его словам, государственный закон об ЭЦП был принят в стране в 2001 году, и началось использование электронных документов в госучреждениях, планирование создания цифрового архива для их хранения началось в 2005 году, и в настоящее время осуществляется развертывание его инфраструктуры. Создающийся архив вечного хранения цифровых подлинников в Эстонии создается на принципах модульности и сервисно-ориентированной архитектуре (SOA). Штат обслуживающего персонала состоит из 14 специалистов, общая сумма, потраченная на создания цифрового архива, составила 2,2 млн евро. При этом, по словам Сааревета Койта, до сих остаются нерешенные проблемы, которые можно разделить на технические (архивирование баз данных, архитектурный план созданных в системе автоматизированного проектирования, ЭЦП) и организационные (поддержка системы, необходимость постоянно идти в ногу со временем). В целом в Эстонии уже много лет пытаются максимально использовать современные возможности для оказания услуг гражданам в электронном виде, и есть, конечно, как положительные, так и отрицательные примеры этого процесса. Если говорить об электронном документообороте, то здесь, по словам г-на Койта, ситуация значительно лучше, поскольку каждое государственное учреждение должно иметь систему электронного документооборота, которая может взаимодействовать с установленными СЭД в других ведомствах, при этом госведомствам запрещено использовать бумагу в переписке между собой.

Руководитель проекта национального электронного архива Эстонии Сааревет Койт (слева) приехал на «Осенний документооборт – 2012» по приглашению председателя совета директоров ЭОС Владимира Баласаняна (справа)

Что касается впечатлений от конференции, то г-н Койт отметил по этому поводу следующее: «Мы встретились с Владимиром Баласаняном год назад в Казахстане, и ему очень понравился мой доклад, поэтому меня позвали на конференцию «Осенний документооборот». Для меня лично было очень интересно узнать, что происходит в России в области электронного документооборота и архивирования, поскольку в Эстонии мы очень интенсивно общаемся с другими европейскими странами и никто из них не знает, что в действительности происходит здесь. Поэтому приглашение г-на Баласаняна сюда стало очень хорошей возможностью все узнать. И по моему мнению, в целом Россия находится на том же уровне развития в этой сфере, возможно, в некоторых отдельных направлениях отставая от нас, в других, наоборот, опережая. Сегодня все страны стремятся создать электронное правительство и массово внедрить безбумажный документооборот, поэтому мы находимся на одной и той же волне, поэтому понимаем друг друга очень хорошо». 

Между тем, по словам председателя совета директоров ЭОС Владимира Баласаняна, одним из самых ярких впечатлений конференции этого года стало выступление коллег из Брянска c пилотным внедрением совместной разработки ЭОС и «Ростелекома» – «облачной» СЭД «О7.ДОК» (более подробно см. материла рубрики «ЭОС» от 26 июня 2012 г.). «Нашему совместному с «Ростелеком» решению «О7.ДОК» как раз не хватало пилотного проекта, и не потому, что там были сомнения в системе электронного документооборота. Это всего лишь элемент всей цепочки – «Национальная облачная платформа», мощности «Ростелекома», необходимость регистрации всем задействованным участникам на портале госуслуг, установка данной сборки ПО для конкретного клиента и т. д. – то есть целая история. И вот, наконец, она была пройдена. В этом году запущен еще один проект по «О7.ДОК» – с Минздравом Владимирской области (сам центральный аппарат министерства и лечебно-профилактические учреждения)». По словам г-на Баласаняна, продукт приобретает совершенно новое качество, превращаясь из простой установки аналогичного решения ЭОС (eDocLib) на сервер «Ростелекома» в действительно самостоятельный продукт, который уже сейчас развивается, – новый релиз будет готов к новому году.

Крупнейшую отраслевую конференцию «Осенний документооборот – 2012» посетило более 350 участников со всей России, стран СНГ и Балтии

«Система должна быть простой, интуитивно понятной и массовой. Ведь современные «облачные» продукты должны быть доступны любым заказчикам, в том числе корпоративным, практически без участия внедренцев. Вы через Интернет узнаете о продукте, приобретаете право на его подключение, прокручиваете обучающие ролики по установке, запускаете мастер установки базовой конфигурации. При необходимости вы обращаетесь к консультанту, и уже в последнюю очередь вы привлекаете людей в учебные классы. Только тогда «облачное» решение будет работать на малых предприятиях и в муниципалитетах – там, где точно нет ИТ-персонала, мощностей, проблемы с подводом инфраструктуры. Кстати, это еще одно преимущество при внедрении решения, так как «Ростелеком» обеспечивает за свой счет организацию выделенных каналов и их защиту. К примеру, в рамках реализации пилотного проекта в Брянске «Ростелеком» покрыл кабелями территорию Брянска, очень большого по площади города. Что касается будущего развития «О7.ДОК», то, поскольку решение основано на нашей платформе eDocLib, мы дорабатываем под задачи «Ростелекома» и саму платформу. В частности, в ТЗ прописано, что определенное количество госуслуг будет автоматически поддерживаться в новой версии «О7.ДОК». Уже сегодня все наши системы поддерживают оказание федеральных госуслуг, теперь же часть услуг будет поставляться уже в коробочной версии», – подытожил Владимир Баласанян.

О дальнейшей эволюции платформы eDocLib рассказал в рамках своего выступления первый заместитель генерального директора ЭОС Юрий Назаров. По его словам,  выпуск новой версии 2.6 действительно задерживается до весны следующего года, но ее возможности будут существенно расширены (сервер управление бизнес-процессами на базе Windows WF, новый мощный редактор экранных форм, интеграция с MS Reporting Services). При этом радикально изменится пользовательский интерфейс, включая возможность размещения стороннего контента в документе и на рабочем столе. Кроме того, произойдет множество изменений в функциональных возможностях: пользовательская настройка Desktop, таблиц и списков, несколько представлений на один тип объекта (экран, печать) и т. д. Кроме того, по словам г-на Назарова, в версии 2.6 появится возможность работы в «облаках», а также система будет работать в режиме Windows Azure Multitenancy (множественная аренда, то есть один экземпляр будет работать в произвольном количестве организаций). Кроме того, eDocLib 2.6 будет поддерживать основные браузеры, обеспечит сокращение сетевого трафика расширятся поисковые возможности (поиск по связанным объектам), объединение критериев И/ИЛИ), улучшенное форматирование результатов, включая табличное, а также множество других изменений (более подробно об «облачной» стратегии ЭОС см. материал от 12 апреля 2012 г.).

Далее Юрий Назаров рассказал собравшимся о новом релизе популярной портальной СЭД на базе Microsoft SharePoint 2010 – решения EOS for SharePoint версии 3.4, при разработке которой основной упор был сделан на кардинальном повышении быстродействия системы (см. более подробно материал рубрики «ЭОС» от 26 сентября 2012 г.). Так, система была существенно оптимизирована по целому ряду параметров, включая переработку структуры данных, упрощение модели доступа, улучшение внутренней бизнес-логики приложения. В итоге ЭОС удалось добиться существенного увеличения производительности, тестирование продемонстрировало улучшение большинства контролируемых показателей в 2 – 3 раза. Значительно ускорились операции создания и открытия документов, выполнения основных действий с ними, исполнения поисковых запросов и т. д. – все это позволяет осуществлять крупные внедрения EOS for SharePoint (более 1000 рабочих мест).

Первый заместитель генерального директора ЭОС Юрий Назаров

Тем не менее, по словам г-на Назарова, в EOS for SharePoint 3.4 появилось и множество новых функций. В частности, новые функции для технолога: создание группы документов с возможностью копирования значения полей существующих групп, настраиваемый формат отображения данных о сотрудниках, слияние дубликатов организаций и контактов с автоматической заменой значений в полях карточек документов и проектов. Что касается новых функций для пользователя, то появилось следующее: поддержка мобильных решений, иерархические поручения, каскадное обновление статуса исполнения и контрольности, автозагрузка поручений из таблицы Excel, журнал исполнения (ведение истории изменения поручений и задач), поддержка механизма переноса срока на основании документа, подписание поручений ЭП (в том числе обязательное). Кроме того, добавилось автоматическое исполнение поручений (задач) после утверждения связанного проекта, поддержка групп рассылки для пересылки документа внутри организации, автоматическая запись адресатов в журнал и обновление статусов отправки, поддержка календаря рабочих дней в процессах совместной работы.

В EOS for SharePoint 3.4 реализован документооборот сложных управленческих структур, решение можно развернуть на уровне правительства региона, где одновременно в единой подфункции должны присутствовать фактически различные юридические лица (министерства, ведомства, комитеты). EOS for SharePoint 3.4 адаптирован для работы в таких условиях, когда одним экземпляром обслуживается фактически целый куст юридических лиц. Также для этих целей в системе появилось следующее: однократная регистрация документа, контроль перемещения документа между самостоятельными структурными подразделениями организации (филиалами, министерствами, юр. лицами и пр.), запись отметок о прохождении документа в журнал передачи с возможностью указания рубрики и заголовка дела (перечень заполняемых полей настраивается), автоматическое формирование выборки документов, полученных от других подразделений, выдача доступа на документ ответственным сотрудникам от самостоятельных подразделений. Еще одна сфера, в направлении которой развивается EOS for SharePoint, – это оказание государственных услуг. Для этого версия 3.4 интегрирована со СМЭВ и порталом госуслуг, а также была реализована обработка основных государственных и муниципальных услуг в электронном в виде и при непосредственном рассмотрении. При этом система поддерживает режим «Потребитель данных» для запросов к ФОИВ, РОИВ и ОМСУ, а также режим «Поставщик данных» для предоставления сведений в ФОИВ и РОИВ. Если говорить о дальнейших работах по совершенствованию EOS for SharePoint, то они будут касаться переработки пользовательского интерфейса, повышения юзабилити и эстетики, а также будет изменена структура системы.

Направления дальнейшей эволюции EOS for SharePoint. Слайд из презентации Юрия Назарова

И наконец первый заместитель генерального директора ЭОС Юрий Назаров рассказал о грядущих изменениях флагманского продукта компании – СЭД «ДЕЛО», 13-я версия которой выйдет в следующем году. Ее разработка пройдет под знаменем нового пользовательского интерфейса. «Мы вообще в последнее время смещаем вектор нашей деятельности в сторону управленческого персонала всех уровней. Уже текущая версия системы принимает участие в оказании государственных услуг, в 13-й версии данная работа будет продолжена: взаимодействие с порталом госуслуг, интеграция со СМЭВ, выполнение запросов в ФОИВ и РОИВ, предоставление данных по запросам, обработка информации в привычном интерфейсе СЭД, использование бизнес-процессов «ДЕЛО» (более подробно см. материал рубрики «ЭОС» от 20 августа 2012 г.) Кроме того, мы сосредотачиваемся на документе, а не на карточке документа, – организациям, практикующим оборот карточек, а не документооборот, будет, конечно, неуютно, но времена уже действительно изменились и работать так уже нельзя. Нужно готовиться к тому, что при открытии документа пользователь будет видеть контент, все ключевые обобщения, а также работать непосредственно с документом (его электронным образом)», – рассказал г-н Назаров.

Один из возможных вариантов интерфейса будущей СЭД «ДЕЛО» 13.0: переход от электронной карточки к электронному образу документа

Движение в сторону управленцев побудило ЭОС к разработке целого спектра мобильных решений. Сегодня компания готова предложить такие решения для устройств под управлением ОС Windows 7, в ближайшее время выходит решение для Windows 8 и для ОС iOS (существуют еще два партнерских решения для iPad). «Мы расширяем бизнес-функции, поддерживаемые мобильными решениями: подписание, согласование, вынесение резолюций, работа с проектами резолюций, получение отчетов об исполнении, контроль исполнения, работа с помощниками и без, хранение личного архива. Таким образом, мы можем сказать, что, по крайней мере, для управленцев высшего звена наши мобильные решения становятся фактически единственным рабочим местом в СЭД. Если говорить о решениях с технологической точки зрения, то они дают возможность онлайн/офлайн-работы, клавиатурного, графического и звукового комментирования документа/ввода резолюции, полнотекстового поиска в личном архиве документов, использования ЭП (уже появилось сертифицированное ФСО решение от компании «Алладин» для iOS, для Windows 7 ЭП уже поддерживается, для Windows 8 – готовится), а также защищенного (s/mime, https) обмена данными», – отметил Юрий Назаров.

Мобильные решения ЭОС работают со всеми продуктами

«Главным лейтмотивом этой конференции стал показ отраслевых трендов и того факта, что ЭОС находится в них, – предвидит, знает, даже, я бы сказал, опережает. И нам это, действительно, удалось. Я поговорил с очень многими посетителями сегодня, среди которых есть как наши клиенты, так и не являющимися ими, – все они говорили, что им очень интересно. Да что уж говорить, мне самому было интересно слушать прозвучавшие доклады. Это значит, что мы угадали, говорили о вещах актуальных. Многие подходили со словами о том, что когда-то высказывали нам пожелание и предложения, благодаря за то, что мы их реализовали. То есть я испытываю нормальное чувство удовлетворения, что все, что ты делаешь, продуктивно. Надеюсь, что то, что мы делаем уже сегодня, будет столь же востребовано и в будущем», – отметил в заключение председатель совета директоров ЭОС, председатель ПК 6, к.т.н. Владимир Баласанян (об успехах компании и дальнейших планах читайте в интервью с г-ном Баласаняном от 12 сентября 2012 г.).