Правильное управление проектами. Показали Microsoft и ТИМ

После приветственного слова специалист по технологиям Microsoft Павел Чужмаров обозначил три основные темы мероприятия: это аспекты внедрения КСУП (корпоративная система управления проектами) на предприятии, решения для управления проектами на базе MS SharePoint (на примере открытия нового магазина) и учёт человеческого фактора при внедрении на предприятии MS Project. Это уже третья встреча, на которой обсуждаются различные внедрения проектного управления с использованием решений от Microsoft. Последний подобный семинар, организованный компанией ТИМ, прошел в начале марта 2010 года и затронул тему управления коммуникациями проекта (см. новость раздела «Системная интеграция» от 2 марта 2010 г.).

ООО «Консультационная группа «ТИМ» появилась в России в 1992 году. На сегодняшний день группа компаний состоит из нескольких независимых организаций, объединенных единым контролем, стратегией развития и моделью оказания услуг. Каждая из компаний специализируется на определенном виде консалтингово-экспертных услуг. Непосредственно КГ «ТИМ» специализируется на комплексном сопровождении бизнеса. Компания оказывает консультационную юридическую и информационную помощь, помогая своим клиентам более успешно реализовывать себя в бизнесе. О новых разработках компании рассказал участникам семинара руководитель отдела управленческого консультирования ТИМ Иван Колпаков.

Как пояснил выступающий, для того, чтобы внедрять проектное управление на предприятии, необходим основательный фундамент, ведь MS Project – сложный и трудоемкий продукт. Фундаментом могут послужить более простые решения, такие как MS Outlook и MS SharePoint. Процесс обучения для дальнейшего внедрения КСУП должен выглядеть так: MS Outlook – MS SharePoint – MS Project. Только тогда можно использовать все необходимые возможности MS Project Server, ведь все продукты связаны друг с другом. Прежде всего, нужно понять, что хочется отслеживать, отчётность каких областей преимущественно важна для руководства предприятий. MS Project позволяет управлять всеми областями, включая в себя управление ресурсами, сроками, стоимостью, коммуникациями, качеством, закупками и рисками проекта. Для каждого предприятия создается индивидуальная модель системы. «План внедрения КСУП довольно прост. Для начала идет обучение кадров данной программе. Овладеть MS Project и уметь в ней работать – разные вещи. Не стоит отправлять на курсы всё предприятие: знаний двух-трех специалистов достаточно для дальнейшего обучения всех сотрудников. Далее идет построение проектного офиса, создание информационного котла, инициализация и планирование самого проекта», – пояснил г-н Колпаков. Управление ресурсами, сроками, бюджетом и рисками позволяет создавать аналитические отчеты для более тщательного анализа работы предприятия. MS Project позволяет видеть руководителям предприятий, на каком этапе происходит застой, из-за чего тормозится рост производства, как работают те или иные отделы, и оптимизировать различные бизнес-процессы всего предприятия.

Далее заместитель руководителя отдела управленческого консультирования компании ТИМ Андрей Колпаков продемонстрировал аудитории новое решение. MS SharePoint 2010 предоставляет пользователям возможности для управления портфелем небольших проектов. Эту технологию можно использовать в различных областях деятельности, к примеру, когда речь идет об открытии новых подразделений, магазинов, подборе персонала, замене парка компьютеров или лицензирования, реализации внутренних проектов. Участникам семинара «вживую» были показаны все этапы проекта: начиная от создания рабочей области с использованием «информационного котла», где хранится вся проектная документация, заканчивая приложением MS SharePoint Work Space для удаленной работы. Это приложение позволяет эффективно работать даже без выхода в Интернет, позже синхронизируя все данные с SharePoint. «Данное решение позволяет автоматизировать проектную деятельность и избежать в будущем глупых вопросов, экономя свое высокооплачиваемое время. Благодаря этой программе в открытом доступе компании будет находиться информация обо всех делах сотрудников, хранящейся документации и о ходе работы разных проектов. После внедрения подобного решения не нужно будет просить бухгалтера сделать отчет или ломать голову над вопросом, сколько денег было потрачено», – рассказал Андрей Колпаков.

После неформального обсуждения, где было задано множество вопросов по поводу увиденных решений для автоматизации предприятия, Иван Колпаков уделил внимание человеческому фактору при внедрении корпоративной системы управления проектами. «Управление временем – главная функция проектного менеджмента, так как MS Project, с нашей точки зрения, инструмент, который позволяет управлять, прежде всего, трудозатратами (рабочим временем – часами). Очень сложно заставить сотрудников прикреплять результаты своей работы и отчитываться в том, сколько времени они тратят на выполнение поставленных задач. Такие информационные системы могут внедряться долго, потому что сопротивление будет всегда. MS Project выступает как средство для борьбы с четырьмя «смертными грехами» сотрудников, такими как ложь, лень, глупость и безответственность. Сотрудники будут пытаться обмануть новую систему, но благодаря огромным аналитическим возможностям это будет невозможно сделать», – объяснил выступающий. По словам г-на Колпакова, для менеджера важно понимать, что происходит с проектом и быстро принимать управленческие решения. Осуществить это позволяют настраиваемые отчеты, которые и являются результатом внедрения EPM-системы. При помощи аналитической информации в виде «светофора» или «термометра фирмы» руководители могут эффективно управлять рисками, финансами, человеческими и материально-техническими ресурсами, держа «руку на пульсе».

«Все презентации вызвали интерес у наших слушателей и со многими мы уже начали работать. Кончено, вопросы еще есть, но основная цель мероприятия – знакомство с проектными технологиями – была достигнута», – прокомментировал Андрей Колпаков. На встрече присутствовали представители таких крупных компаний, как «Скартел» (Yota), «ПетерСтар», «Евросеть», «Элита», «ПетроЭлектроКомплекс». Компанию «Евросеть» представили как руководитель ИТ-отдела, так и тренинг-менеджер отдела розницы. С учётом возможного внедрения данной программы в корпорацию встреча была интересна не только ИТ-специалистам «Евросети», но и представителям отдела продаж, ведь некоторые программы от Microsoft продаются этой розничной сетью.

Напомним, на днях в Петербурге прошел семинар «Объединенные коммуникации Microsoft», где интегратор «Поликом Про» и Microsoft рассказали о новых возможностях с Microsoft Exchange Server 2010 (см. новость раздела «Поликом Про» от 31 марта 2010 г.).