Про автоматизацию документооборота в вузах на вебинаре ЭОС: отраслевые особенности и изменения в период пандемии

В ЭОС уверены: будущие ИТ-специалисты должны получать востребованный практический опыт с самыми современными информационными системами. От этого напрямую зависит скорость сокращения дефицита компетентных кадров в профильных подразделениях государственных организаций и бизнесе и, в определенной степени, долгосрочные результаты государственной программы «Цифровая экономика».

Вебинар «Как решения ЭОС помогают организовать удаленную работу сотрудников и обучение студентов» стал еще одной площадкой для обмена опытом между разработчиком, вузами и заинтересованным ИТ-сообществом. Во вступительном слове руководитель управления маркетинга ЭОС, координатор программы «Электронный документооборот со студенческой скамьи» Надежда Шалимова отметила: у компании накопилось много актуальных тем для диалога с вузами, на многие вопросы хотелось бы ответить, многие моменты работы обсудить. Цель вебинара – поговорить о том, как в удаленных условиях лучше всего организовать работу сотрудников в учебных заведениях и безболезненно принять новый формат для обучения студентов.

Руководитель управления маркетинга ЭОС, координатор программы «Электронный документооборот со студенческой скамьи» Надежда Шалимова

Компания ЭОС, поддерживая отечественное образование, предлагает учебным заведениям решения для реализации различных задач, в рамках поддержки проводит лекции, вебинары, обучения, а также предлагает антикризисные программы. Так, программа «Электронный документооборот со студенческой скамьи» действует более 15 лет, в рамках нее ЭОС бесплатно предоставляет рабочие места для обучения студентов, что дает им возможность изучать актуальные дисциплины, позволяющие отвечать вызовам современности. Для ведения внутреннего документооборота имеются антикризисные предложения. «Школьная лицензия» позволяет приобрести решения ЭОС со скидкой 80 % школам, техникумам, колледжам, гимназиям и лицеям. «Академическая лицензия» дает скидку 50 % для высших учебных заведений. Системы ЭОС используют более 300 учебных заведений. «Среди  подключившихся участников вебинара много действующих клиентов ЭОС, и это также очень приятно», - отметила Надежда Шалимова.

Далее слово взял руководитель направления современных ECM-решений ЭОС Сергей Полтев, его доклад носил название «Технологические решения ЭОС и партнеров в новых условиях». Во всем мире технологические вызовы оказались одинаковыми для всех компаний, считает спикер. Всем было необходимо весной 2020 года очень быстро организовать возможность удаленной работы для всех сотрудников, и вузы не исключение.

Руководитель направления современных ECM-решений ЭОС Сергей Полтев

Именно СЭД нередко становится инструментом, помогающим совместно работать и фиксировать происходящее. СЭД «ДЕЛО» разработки ЭОС позволяет организовать распределенную удаленную работу, в том числе в гибридном режиме, и при этом обеспечить ее удобство, наглядность и безопасность. Более подробная информация по ряду кейсов содержится в обзоре «Удаленная работа и возврат на рабочие места. Практический опыт», опубликованном в августе 2020 года и доступном на сайте ЭОС.

В частности, СЭД «ДЕЛО» позволяет с минимальными затратами расширять контур взаимодействия организации. С точки зрения аппаратных ресурсов могут быть использованы как собственные сервера организации, так и аренда внешних мощностей у провайдеров – партнеров ЭОС. Системы ЭОС поддерживают технологии виртуализации, позволяют достаточно легко переносить данные из одной инсталляции системы в другую, что оказалось также востребованным в условиях быстро изменяющейся нагрузки.

У ЭОС есть целый набор решений по оцифровке бумажных документов, информации на бумажных носителях, напомнил Сергей Полтев. Это особенно важно, когда сотрудники находятся на удаленке, но есть бумажные документы, к которым нужно получать доступ и их обрабатывать. Также он упомянул возможности мобильной работы, в том числе в условиях отсутствия доступа к сети Интернет.

Еще одна важная в условиях удаленной работы функциональность – наглядная визуализации данных о том, что происходит в организации. В решениях ЭОС такие возможности продолжают развиваться.

Следующий спикер - почетный работник высшего профессионального образования, к.э.н., профессор РЭА им. Г.В. Плеханова Павел Музычкин - стоял у истоков цифровой трансформации академии Плеханова в 2006 году и на вебинаре рассказал о проекте развития СЭД «ДЕЛО» в вузе, который длится более 14 лет, а также о функционировании СЭД вуза в условиях пандемии.

Почетный работник высшего профессионального образования, к.э.н., профессор РЭА им. Г.В. Плеханова Павел Музычкин

Выступающий представил диаграмму, показывающую структуру документооборота вуза: условные, но близки к реальности данные говорят о том, что 80 % приходится на внутренние документы, 15 % - на входящие и 5 % – исходящие. Это обязательно надо учитывать, начиная внедрение, чтобы верно расставить акценты. Особенно важная группа вузовских документов – ответы на запросы граждан.

Учебно-методическая документация вуза огромна. Павел Музычкин привел примерный расчет по одной кафедре и предложил аудитории представить, какой объем документов надо готовить, чтоб учебный процесс шел в соответствии с установленными правилами и стандартами.

Способы доставки документов в вуз самым непосредственным образом влияют на работу в дистанционном режиме. Если в «доцифровую» эпоху основными были почта или передача документов физическим лицом, то сегодня разнообразие больше. На момент начала пандемии способ доставки был крайне важен.

Почта все еще имеет большое значение, но электронная почта сегодня значительнее, также набирают силу обращения на портале, и их доля, скорее всего, будет расти. При этом большая доля документов все еще находится на бумаге. Поступающие на бумажном носителе документы должны быть оцифрованы для использования в дистанционной работе.

Для приема, регистрации, оцифровки и подписания документов на бумажном носителе необходимо постоянное присутствие на рабочем месте «дежурных» сотрудников вуза. В СЭДД регистрация документов централизована, поэтому число рабочих мест ограничено и, следовательно, проще организовать их работу в «дежурном» режиме. Стандартный делопроизводственный процесс в РЭА предполагает, что каждый регистрируемый документ переводится в цифровую форму и гарантированно доводится до исполнителей в электронном виде через СЭДД «ДЕЛО». Зарегистрированные подлинники документов на бумажном носителе сразу подшиваются в папки канцелярии в соответствии с номенклатурой дел.

Архив – чрезвычайно важная часть для документооборота вуза. Кто не побывал в архиве, тот не чувствует до конца, что такое электронный документооборот, считает Павел Музычкин. В архиве учебного заведения  хранятся личные дела сотрудников и студентов, приказы и распоряжения, протоколы ГЭК и ГАК, книги выдачи дипломов, протоколы заседаний, планы и отчеты кафедр. Множество архивных документов требуют оцифровки. Рабочие места регистраторов должны быть оборудованы высокоскоростными и надежными двусторонними протяжными сканерами, иметь на части рабочих мест систему оптического распознавания символов (OCR). В РЭА с самой лучшей стороны показали себя сканеры Fujitsu fi и OCR Fine Reader компании ABBYY: из шести протяжных сканеров Fujitsu, приобретенных в 2006 году, за 14 лет эксплуатации из строя вышел только один, и тот, вероятно, подлежит ремонту.

В каком же формате хранить электронные документы? По опыту РЭА, если у файла будет текстовый слой, то нужно отдать предпочтение формату PDF/A. Если нет текстового слоя, то полнотекстовый поиск в документе будет невозможен. Распознавание документа при сканировании (для создания текстового слоя, например, программой Fine Reader) замедлит процесс регистрации на порядок. Тогда лучше вести оцифровку бумажных документов с использованием формата TIFF. При этом сканирование документов Fujitsu fi идет со скоростью примерно 20-25 страниц в минуту. SQL-сервер индексирует файлы TIFF, поэтому полнотекстовый поиск по ним возможен без распознавания при оцифровке. Для работы с TIFF удобно использовать MS Document Imaging, а при предварительном просмотре СЭД автоматически конвертирует TIFF в PDF. Применение интеллектуальных технологий также возможно, если есть текстовый слой, но, с точки зрения спикера, оно пока представляет больше академический интерес.

Опыт работы РЭА в период пандемии показал: большая часть студентов, преподавателей и рядовых сотрудников воспринимают СЭД как «must have». Вопреки опасениям, вуз встретил пандемию в «боевой готовности», перестройки информационной системы в части СЭД не потребовалось. К дистанционной работе оказались готовы и технические средства, и программное обеспечение. Процессы согласования проектов приказов и распоряжений в СЭД позволили перевести на дистанционную работу большую часть АУП.

Пандемия способствовала развитию человеческого фактора в СЭД: росту квалификации должностных лиц, углублению знаний и преодолению скрытого противодействия персонала. Дистанционный режим увеличил число руководителей, которые стали самостоятельно использовать СЭД в повседневной работе, побудил многих сотрудников читать инструкции и регламенты, смотреть видео-инструкции и в целом подходить более ответственно к процессам, что уменьшило число ошибок. В этом заключается положительное влияние сложившейся ситуации, считает Павел Музычкин.

Далее слово взял представитель Fujitsu в России и СНГ Антон Фролов и рассказал о решениях по сканированию Fujitsu. Он отметил, что не знает ни одной компании, даже высокотехнологичной, где бы полностью ушли от бумаги. Сканируя документы, важно сразу получать данные из них, чтоб потом разносить данные в различные карточки СЭД, по этим данным быстро находить нужные документы и использовать их. Решения Fujitsu, включающие сканер и ПО, позволяют быстро получить не только скан, но и данные для быстрой передачи в другие системы.

Представитель Fujitsu в России и СНГ Антон Фролов

Какие же задачи должно выполнять сканирующее оборудование применительно к вузам? Сканирование документов в вузах имеет следующие особенности: большая часть документов хранится на бумажном носителе, что требует каждодневной оцифровки и занесения в СЭД, высоки требования к надежности и удобству работы с оборудованием, важны распознавание отсканированных изображений и последующий поиск информации, интеграция с существующей СЭД, сканирование в дистанционном режиме.

Чтобы перевести работу в удаленный режим с помощью решений Fujitsu, существуют различные сканеры. Для каждодневного сканирования и оцифровки 2-4 тыс. страниц в день подходят настольные, для быстрой оцифровки большого количества страниц - 50-60 тыс. в день – есть специальное профессиональное оборудование. Отдельный продукт ScanSnap - это персональные небольшие сканеры, простые в использовании и настройке, их можно использовать дома, в том числе для дистанционной работы, они быстро создают файлы в форматах PDF, Word и Excel и отправляют их в СЭД.

В качестве примера Антон Фролов привел проект в Минобразования по сканированию бланков ЕГЭ с помощью программы ABBYY TestReader, где в разных случаях было использовано разное оборудование. Сканеры Fujitsu запускаются непосредственно из системы ABBYY.

Более подробно спикер рассказал про проекционный (книжный) сканер, который позволяет интегрировать любые СЭД, оптимизируя изображения для распознавания. С помощью встроенного ПО PaperStream Capture можно удалять ненужный фон или цвет, а также заполнять белым цветом поврежденные края, за это отвечает специальный драйвер, встроенный в процессор.

ПО PaperStream Capture может обеспечить взаимодействие с любыми системами, в частности, с системами документооборота, запускать сканирование сразу из приложений и систем организации, импортировать отсканированные изображения и извлеченные данные сразу в СЭД и электронные архивы организации.

Решение PaperStream поддерживает обмен данными с системами ЭОС, полученные изображения могут сразу передаваться в СЭД «ДЕЛО», заполняя карточки документов для последующего легкого поиска.

«Реализация образовательных программ с применением электронного обучения и дистанционных образовательных технологий в вузах» - так называлась завершающая презентация, которую представила заведующая кафедрой информационной безопасности ИИНТБ РГГУ Галина Шевцова. Она поделилась опытом работы вуза в период ограниченных возможностей очного преподавания, отметив, что РГГУ достаточно давно использует комбинированные режимы обучения, что позволило сохранить спокойствие в ситуации перехода на удаленку.

Заведующая кафедрой информационной безопасности ИИНТБ РГГУ Галина Шевцова

Галина Шевцова напомнила о разнице между электронным обучением и дистанционными образовательными технологиями: электронное обучение обязательно подразумевает использование в образовательном процессе баз данных, информационных технологий, технических средств и информационно-телекоммуникационных сетей, а дистанционные технологии - это взаимодействие студента и преподавателя в различных формах и видах на расстоянии.

Электронное обучение существовало в РГГУ и до пандемии, а к дистанционному взаимодействию надо было адаптироваться. Галина Шевцова, будучи преподавателем курса электронного документооборота, тоже встретилась с задачей перехода на дистанционные технологии, не нарушая образовательный процесс, и обратилась в ЭОС за поддержкой.

Галина Шевцова считает: то, что произошло в части перехода на дистанционные технологии - это навсегда. Конечно, будет адаптация и выработка новых форм взаимодействия. Обращаясь к вузовскому сообществу, она призвала коллективы вузов к сотрудничеству и обмену лекциями в дистанционном формате.

Завершая вебинар, Сергей Полтев поблагодарил его участников и заверил, что компания ЭОС будет продолжать всеми возможными способами поддерживать процессы обучения в учебных заведениях, особенно в части СЭД.