«РН-Бурение» перевел филиалы на систему «Логика СЭД»

ООО «РН-Бурение» создана на базе действующих в структуре «Роснефти» сервисных предприятий с целью оптимизации структуры управления профильными активами в сфере буровых услуг.

«РН-Бурение» оказывает до 50% необходимых «Роснефти» сервисных услуг. Доля компании на рынке буровых услуг России составляет примерно 6%, что делает ее одной из крупнейших российских сервисных компаний.

В связи с расширением деятельности, учреждением дочерних компаний, открытием региональных представительств объем документооборота в «РН-Бурение» за последние годы вырос в несколько раз. При этом обмен документами между центральным офисом и региональными подразделениями осуществлялся перепиской по электронной почте. Отсутствие электронного документооборота и единых подходов к делопроизводству стало сдерживающим фактором развития компании. Руководство «РН-Бурение» приняло решение о развертывании во всех офисах организации современной системы электронного документооборота.

Для внедрения информационной системы электронного делопроизводства была приглашена компания «Логика бизнеса», которая имеет большой опыт автоматизации документооборота в территориально распределенных организациях и уже успешно выполняла подобные проекты для других дочерних обществ «Роснефти». Основой для ведения электронного документооборота стало решение «Логика СЭД» на платформе IBM Notes/Domino.

Специалисты «Логики бизнеса» провели детальное обследование бизнес-процессов «РН-Бурение», выполнили анализ стандартов и внутренних процедур, проанализировали текущую и планируемую инфраструктуру в компании. На основе оценки текущего состояния документооборота в компании были сформированы требования к системе, разработана архитектура СЭД и концепция ее дальнейшего развития.

В частности, специалисты «Логики бизнеса» предложили оптимизировать процессы работы с внешней и внутренней корреспонденцией, приказами, распоряжениями, доверенностями, договорами и т.д. Учитывая специфику заказчика, было предложено выполнять обработку как электронных, так и бумажных документов, причем бумажный документ используется только в том случае, если без него нельзя обойтись.

Затем СЭД последовательно внедрили в центральном офисе в Москве и 8 филиалах в городах: Нефтеюганск, Иркутск, Красноярск, Губкинский, Усинск, Грозный, Сахалин, Краснодар.
В итоге в единую информационную среду включено 819 сотрудников «РН-Бурение», которые ежемесячно обрабатывают порядка 8 000 документов.

До проекта автоматизации существующие в компании четыре основных потока документации (входящие, исходящие, внутренние и договорные документы) регистрировались отдельно, при этом документы пересылались по электронной почте, что не соответствовало требуемому уровню информационной безопасности.

Достигнутые результаты:

• Повышение уровня информационной безопасности при работе с конфиденциальными документами
• Повышение эффективности информационного и документационного обеспечения управления
• Эффективный контроль рассмотрения и исполнения документов
• Сокращение сроков подготовки и согласования документов
• Введение единого стандарта работы с электронными документами, обеспечивающего защищенность, управляемость и доступность документов
• Упрощение процедуры и сокращение времени поиска документов по известным реквизитам вне зависимости от места хранения документа
• Сокращение объема «бумажного» копирования документов в процессе рассмотрения документов
• Повышение качества и эффективности работы участников процесса, как на уровне персональной деятельности, так и на уровне организационных образований

«В результате проекта мы создали единое информационное пространство для документооборота территориально распределенной организации, – комментирует Александр Шевцов, главный специалист по ИТ ООО «РН-Бурение». - Организовано единое хранилище документов, единые справочники, единая среда для налаживания движения электронных документов между сотрудниками по любым маршрутам. При этом система «Логика СЭД» обеспечивает ряд административных и контрольных функций для поддержки оперативной работы с документами».

«Проект был реализован всего за 4 месяца, - говорит Георгий Подбуцкий, коммерческий директор «Логики бизнеса». - Этого результата удалось достичь за счет использования нашего «коробочного» решения «Логика СЭД», которое не требует дополнительных разработок и содержит весь необходимый функционал, включая требования информационной безопасности «Роснефти» по работе с документами».