Быстро и экономно: создание единой системы внутренних коммуникаций в ООО «Новый город» на платформе Office 365

О заказчике

ООО «Новый город» (г. Псков) – один из ключевых поставщиков строительных материалов оптом и в розницу в Псковской области. Компания работает с 2000 года. Сотрудничает с такими производителями, как «Кнауф», «Парок», «Текс», «Тиккурила», «Плитонит», «Церезит», «Крепс», «Аэрок», «Победа ЛСР». Клиенты ООО «Новый город» – крупные строительные компании, точки розничной торговли строительными материалами, частные лица. В настоящее время «Новый город» представляет собой распределенную систему площадок, включающую главный офис, крупную стройбазу и два магазина. Количество сотрудников достигло 50 человек, 25 из которых являются пользователями персональных компьютеров. Количество новых документов, создаваемых в компании ежедневно, за последние годы выросло с 20 до 700 в день. Это счета, коммерческие предложения, акты, договора и т.д.

В офисе компании «Новый город»

Об исполнителе

Группа компаний «Формоза» в Псковской области работает 20 лет. «Формоза» предоставляет полный спектр услуг: от выездной заправки картриджа до внедрения и сдачи «под ключ» всей информационно-организационной структуры предприятия (включая серверные, сети, видеонаблюдение, телефонию, лицензии ПО и все сопроводительные документы). Специализация игрока – комплексные современные решения в ИТ-сфере: от автоматизации бухгалтерского учета до систем дистанционного мониторинга пожаров. «Формоза» является официальным партнером Microsoft, 1С, Лаборатория Касперского, DrWeb, RISO, PCM, Canon, Xerox, Brother, OKI, Riso, Apple, AXIS и многих других уважаемых производителей. «Формоза» имеет лицензию на работы с информацией, составляющей государственную тайну и свидетельства СРО на строительство и проектирование.

Предпосылки проекта

К 2013 году в ООО «Новый город» было решено провести стандартизацию приложений Microsoft Office: стала очевидной проблема совместимости документов разных версий, и, как следствие, возникли трудности в ведении документооборота. Компании потребовалось оптимизировать процессы взаимодействия сотрудников и повысить информационную безопасность коммуникаций за счет внедрения корпоративного портала, телефонии и электронной почты.

Ход проекта

Выбирая решение из продуктов разных компаний, включая открытые системы, менеджеры ООО «Новый город» руководствовались целесообразностью и эффективностью использования продукта. В результате в ООО «Новый город» остановились на решении на базе «Office 365 для малого бизнеса расширенный».

«Интерфейс Microsoft Office хорошо знаком нашим сотрудникам, что обеспечивает легкую и быструю миграцию в обновленную среду. В отличие от бесплатных аналогов, Microsoft Office предоставляет высокие гарантии безопасности и более широкие возможности для корпоративных коммуникаций и документооборота. Что касается цены лицензий, то на стандартные средства лицензирования нам потребовалось бы направить порядка 400 тыс. рублей. Облачное решение «Office 365 для малого бизнеса расширенный» стоит 11 тыс. рублей в месяц за всех пользователей. Сэкономленная сумма участвует в обороте компании и приносит доход. Возможность в любой момент докупить или закрыть лицензии позволяет оперативно контролировать расходы на ИТ», – рассказывает менеджер по развитию ООО «Новый город» Дмитрий Хитрый.

Менеджер по развитию ООО «Новый город» Дмитрий Хитрый

Внедрение провел партнер Microsoft в г. Пскове ГК «Формоза». Реализация проекта проходила с марта по май 2013 года. Далее началась эксплуатация созданной системы.

Этапы внедрения «Office 365 для малого бизнеса расширенный» в ООО «Новый город»

Итоги проекта

Руководство ООО «Новый город» отмечает, что Office 365 стал для компании «рабочей лошадкой» – надежной, быстрой и послушной.

«Мы приятно поражены той экономией сил и средств, которую обеспечивает Office 365 для малого бизнеса расширенный. Длительность телефонных, личных, вербальных коммуникаций благодаря Microsoft SharePoint и Microsoft Outlook сокращается почти вдвое. Microsoft Lync обеспечивает конфиденциальность и безопасность коммуникаций между сотрудниками, взаимодействие в рамках единой корпоративной системы повышает их ответственность за счет формализации диалогов. Существенно возрастает скорость подписания документов, принятия решений, подготовки качественных высокоуровневых коммерческих предложений и презентаций, что, безусловно, способствует повышению репутации нашей компании среди партнеров и клиентов», – говорит Дмитрий Хитрый.

Единое ИТ-решение ООО «Новый город»

Немаловажно, что обновление решения до актуальной версии происходит автоматически. В результате при сохранении фонда оплаты труда на прежнем уровне оборот компании ООО «Новый город» вырос на 40 %. Так, раньше подготовка стандартного коммерческого предложения менеджером могла составлять 40 оплачиваемых минут рабочего времени, а сейчас за счет применения Microsoft Publisher и встроенной в него таблицы Excel эта же работа выполняется за 2 минуты. Если прежде сотрудник проводил в очереди у кабинета директора в среднем 12 минут своего оплаченного времени, то сейчас он может задать вопрос директору и генеральному директору за секунды. Например, ранее на отправку электронных документов внутри компании тратилось в среднем 3 минуты, в Microsoft Lync это происходит за 2 секунды. Microsoft OneNote позволяет делать быстрый сравнительный анализ документов.

«Раньше, чтобы запросить недостающий акт сверки, бухгалтер звонил сотруднику и просил предоставить некий акт с неким контрагентом к определенному сроку. Сотрудник в этот момент, возможно, общался с клиентом или находился за рулем, он мог неправильно запомнить информацию или просто ее забыть. Теперь просьба осуществляется письменно, с указанием всех данных, сотрудник видит сообщение и отвечает на него, когда действительно может дать аргументированный ответ. В результате сотрудник четко выполняет поручение. История переписки ведется в Microsoft Outlook в специальной папке «Журнал бесед». Другой пример – администратор может научить директора, например, очистке буфера обмена в Microsoft Excel просто при беседе в Microsoft Lync: запросить и получить разрешение от него на доступ к рабочему столу компьютера, открыть файл и продемонстрировать действие. Все это очень экономит время», – рассказывает Дмитрий Хитрый.

Office 365 – решение для повышения качества работы с клиентами ООО «Новый город»

С точки зрения информационных технологий внедрение принесло значительное увеличение скорости процессов интеграции совместимых систем, сделало реальным запуск СЭД Directum, открыло новые возможности обработки данных. Также важно, что данное ИТ-решение может администрировать специалист, не являющийся программистом, что тоже ведет к снижению затрат. К тому же в рамках одного решения администратору проще оказывать помощь пользователям.

В планах ООО «Новый город» – более широкое использование функций корпоративного портала и дальнейший перенос в облако корпоративной программной инфраструктуры. «Мы надеемся и дальше строить инфраструктуру на базе надежных и проверенных решений компании Microsoft», – отмечает Дмитрий Хитрый.