Сергей Полтев (ЭОС) на RECS-2020: «Кризис способствовал росту проникновения СЭД, развитию функциональности и повышению доверия к системам»

Начиная свое выступление, Сергей Полтев напомнил: два года назад на RECS-2018 активно обсуждались перспективные решения в СЭД – механизмы  искусственного интеллекта, геймификация, взаимодействие с социальными сетями. Но при этом базовые задачи управления документами в СЭД по-прежнему были не решены. Ситуация оставалась такой фактически вплоть до марта 2020 года. Последующие события, связанные с пандемией, кардинально изменили масштаб использования СЭД в организациях, оставив позади разговоры о необходимости взаимодействия в электронном виде. Проникновение СЭД за последние месяцы увеличилось до 80-100 %.

Из доклада Сергея Полтева на RECS-2018

Руководителям ИТ-подразделений пришлось преодолеть такие вызовы, как перестройка бизнес-приложений, интеграция ИТ-систем в едином контуре, онлайн-обучение пользователей, обеспечение непрерывности процессов и безопасности сотрудников, управляемости на «удаленке». Каждая организация за время изоляции прошла этот опыт. Чтобы систематизировать и выделить лучшие практики, ЭОС совместно с коллегами из Fujitsu в августе 2020 года провели опрос среди руководителей ИТ-подразделений и выпустили обзор «Удаленная работа и возврат на рабочие места. Практический опыт», в котором приняли участие представители компаний-клиентов ЭОС из разных секторов отечественной экономики.

Руководитель направления современных ECM-решений ЭОС Сергей Полтев

Сергей Полтев отметил: опрос показал, что СЭД «ДЕЛО» отлично справилась с задачей организации электронного взаимодействия сотрудников на «удаленке» в силу низких требований к системным ресурсам, подтвержденной отказоустойчивости и широкому функционалу. Пользователи в домашних офисах получили личный кабинет в СЭД «ДЕЛО», возможность работать через веб-доступ (при необходимости – с дополнительной защитой канала), и в целом проблем с ведением документооборота у них не возникло.

Домашний офис: личный кабинет в СЭД ДЕЛО, аналитика по выбранным вопросам, текущий документ, история работы над ним

Чтоб упростить введение специалистов в процесс удаленной работы, компания ЭОС подготовила серию коротких онлайн-инструкций. Вопрос обеспечения доверия к системе в новых условиях решался, в первую очередь, с помощью применения технологий работы с электронной подписью.

Еще один важный момент – события весны 2020 года помогли компаниями пройти этап изменения регламентов в соответствии с необходимостью использования документов в электронном виде. В рамках своих систем ЭОС рекомендовала перестроить процессы так, чтобы поступающие в организацию бумажные документы сканировались минимальным числом сотрудников, остальная работ велась в электронных офисах.

Параллельно ЭОС продолжала активно работать с технологическими партнерами, в том числе поставщиками офисного оборудования. Наиболее интересным оказался опыт партнерства с Fujitsu: интеграционное решение PaperStream и СЭД «ДЕЛО» позволяет отсканировать определенный вид документа и получить всю информацию в электронном виде в СЭД, распознать данные, передать атрибуты в СЭД и в целом заметно ускорить перевод документов в электронный вид, минимизировать число людей в офисах.

Комплексное решение: PaperStream и СЭД «ДЕЛО»

В части минимизации бумажного взаимодействия оказались наиболее востребованными опция обмена документами по электронной почте - пересылка не только самого файла, но и атрибутов документа, подключение к операторам ЭДО, обмен между СЭД по ГОСТ Р 53898-2013.

Все более востребованным становится также модуль видеоконференцсвязи, разработанный ЭОС в содружестве с одним из партнеров в 2015 году. Опция позволяет открывать видео совещания из интерфейса «ДЕЛО», вести архив видеозаписей (видео-протоколы) совещаний и многое другое. Сергей Полтев уверен: если каналы связи получат развитие в удаленных регионах страны, опция ВКС в СЭД станет еще более популярной.

Что касается собственных решений ЭОС, то для них проблема узких каналов давно и благополучно решена: мобильные приложения ЭОС работают на различных платформах, в том числе Windows, у пользователей есть возможность оффлайн-работы и корректной синхронизации сделанного с текущим состоянием документооборота.

В кризис возросла востребованность технологий удаленного доступа, мобильных приложений, ЭП и интеграционных механизмов. СЭД «ДЕЛО» многими компаниями была выбрана в качестве контура для взаимодействия и оправдала ожидания как ИТ-служб, так и пользователей. В силу всего вышесказанного заметно увеличилось наполнение процессов, которые покрываются системой документооборота, стало гораздо интереснее строить различные наглядные представления на основе информации из документов.

В завершение онлайн-встречи Сергей Полтев пригласил аудиторию на вебинары ЭОС и конференцию «Осенний документооборот – 2020», которая в этом году состоится в конце октября в онлайн-формате. Он также анонсировал выход обзора «Безопасность данных в системах документооборота» в сентябре 2020 года, в котором будут рассматриваться вопросы безопасности на стыке бумажного и электронного документооборота.