В Новосибирской области создано единое пространство электронного документооборота

Построенная система реализует возможность информационного взаимодействия органов государственной власти всех уровней, а также с омниканальным доступом для обращений граждан.

В рамках проекта к СЭДД Правительства области подключены 454 органа местного самоуправления и 116 медицинских учреждений (больниц и поликлиник).

Перед проектом ставились следующие ключевые задачи:

• Создание единого пространства электронного документооборота в регионе, в рамках которого реализуется возможность информационного взаимодействия всех органов власти, государственных учреждений и граждан Новосибирской области.
• Реализация полного цикла обратной связи на обращения граждан за счет интеграции СЭДД с Интернет порталом органов государственной власти Новосибирской области -платформой nso.ru, на которой размещены сервисы электронной подачи обращений.
• Обеспечение100% прозрачности всех этапов рассмотрения обращений граждан с сохранением истории взаимодействия гражданина с властью.
• Полная автоматизация процесса контроля за соблюдением сроков рассмотрения обращений граждан согласно 59-ФЗ.
• Автоматизация процесса передачи данных о результатах рассмотрения обращений граждан на федеральный уровень (ССТУ.РФ) во всех органах исполнительной власти и местного самоуправления.

СЭДД на базе свободного программного обеспечения была внедрена в Новосибирской области в 2017 году. Тогда с помощью СЭДД был автоматизирован документооборот в аппарате Губернатора, в областных органах исполнительной власти и 35 муниципальных образованиях Новосибирской области.

В 2018 году прошли работы по модернизации СЭДД в рамках решения федеральных задач и поручений Губернатора области о повышении эффективности функционирования системы обращений в регионе, сокращению сроков ответов на обращения, автоматическому информированию граждан о ходе рассмотрения обращений в органах власти. Была реализована возможность работы СЭДД в корпоративном облаке.

Технология корпоративного облачного электронного документооборота

Поскольку каждое учреждение, каждый орган управления должны иметь свой независимый контур документооборота, до недавнего времени проект тиражирования подразумевал установку экземпляра СЭДД в каждой подключаемой организации. При этом требовалась установка и настройка базового программного обеспечения - СУБД PostgreSQL, серверы приложений (например, сервер полнотекстового поиска, конвертации содержания и т.д.), настройка сервисов (классификатор связей, каталог, нумератор, сервис для работы с электронной подписью и т. д). При таком подходе к тиражированию каждая подключаемая организация должна обеспечить наличие соответствующего серверного оборудования. Как показывает практика, в подключаемых подведомственных организациях обычно работает небольшое количество пользователей, и серверные мощности оказываются избыточными.  К тому же каждую такую инсталляцию потребовалось бы администрировать отдельно, вынужденно расширяя при этом штат администраторов системы. Все эти аспекты могли существенно увеличить стоимость проекта и предъявляли высокие требования к ресурсам на поддержку такого решения.

Принципиально иной подход к тиражированию был реализован в системе CompanyMedia с появлением сервиса корпоративного облака CompanyMedia. Этот сервис позволяет в рамках одного экземпляра СЭДД настроить практически неограниченное количество организаций, у каждой из которых свой независимый контур документооборота. Все организации работают через полнофункциональный веб-интерфейс. При этом в каждой подключенной организации настраиваются независимые права доступа пользователей к документам, своя структура организации. При этом к документам других организаций у пользователей доступа нет, таким образом, обеспечивается необходимая конфиденциальность и независимость в работе с документами.

Процесс подключения

Тиражирование СЭДД осуществлялось компанией «ИнтерТраст» совместно с компанией «АЙКАМСОФТ» следующим образом:

• компания "ИнтертТраст" - руководство проектом, установка и настройка CompanyMedia и базового программного обеспечения на серверах заказчика,
• компания "АЙКАМСОФТ" - сбор информации для конфигурирования по каждой организации, обучение пользователей и консультации пользователей.

Все работы по проекту проводились удаленно.

В рамках проекта: был развернут отдельный экземпляр СЭДД для органов местного самоуправления Новосибирской области на основе типовой версии CompanyMedia. Для получения информации о функциональных потребностях пользователей было проведено анкетирование ОМСУ. Для каждого субъекта документооборота проводилась настройка работы с документами и их учета в СЭДД.

Обучение

Обучение новых пользователей системы осуществляла компания «АЙКАМСОФТ» на основе центра удаленного обучения. Для каждой группы районов единожды проводилось общее обучение специалистов по документообороту в формате видеоконференцсвязи (ВКС), на котором проводился краткий экскурс по возможностям СЭДД. Далее с пользователями проводились индивидуальные практические занятия по работе с системой. Каждый пользователь получал информацию поэтапно, для лучшего восприятия, проводил самостоятельную работу с системой, имея при этом возможность всегда уточнить непонятные моменты на следующей консультации.

В рамках опытной эксплуатации СЭДД в органах местного самоуправления было проведено 1123 консультации. Было обучено 498 специалистов по делопроизводству, которые могут проводить работу со всеми видами официальных документов.

Все организации обеспечены руководством по эксплуатации СЭДД с учетом особенностей делопроизводства в ОМСУ и учреждениях для каждой функциональной роли СЭДД.  Компанией «АЙКАМСОФТ» оказываются услуги удаленного консультационного, технического и методологического сопровождения пользователей.

Функциональность

Развернутая в регионе СЭДД охватывает следующие функциональные области: делопроизводство, обработка обращений граждан, подготовка нормативных правовых актов, внутренних и организационно-распорядительных документов, работа с номенклатурой дел, организация заседаний и совещаний, работа с поручениями руководства разных уровней.

Обеспечена интеграция системы с личными кабинетами граждан на сайте Правительства Новосибирской области и на сайтах органов местного самоуправления, благодаря чему делопроизводители могут получать обращения граждан непосредственно в СЭДД, а также осуществлять передачу результатов рассмотрения обращений обратно в сервис «Личный кабинет».

Реализована интеграция СЭДД с закрытым порталом ССТУ.РФ через настраиваемый модуль выгрузки, который используют все органы государственной власти, подключенные к СЭДД.

Мобильные приложения CompanyMedia для планшетных устройств используются членами Правительства Новосибирской области и руководителями структурных подразделений областных исполнительных органов государственной власти.

Результаты проекта

В настоящий момент СЭДД охватывает всю структуру органов государственной власти Новосибирской области, включая органы местного самоуправления и государственные учреждения. Общее количество пользователей составляет более 8000 человек. В едином контуре электронного документооборота работают:

• все органы исполнительной власти, подведомственные учреждения;
• все 30 муниципальных районов;
• 5 городских округов;
• 26 городских поселений;
• 429 сельских поселений;
• КСП НСО, Законодательное собрание, члены СФ от НСО;
• 116 медицинских учреждений: больницы, поликлиники
• другие организации – Прокуратура, Управление юстиции.

Следует отметить высокий уровень компетенций по СЭДД в Министерстве цифрового развития и связи Новосибирской области, благодаря которому более 100 подведомственных учреждений Министерства финансов, Министерства образования, Министерства культуры – были подключены собственными силами Министерства за рамками этого проекта.

Реализованная система позволила обеспечить целостность, управляемость и прозрачность процессов подготовки, согласования и обработки документов в рамках выполнения различных деловых задач, предоставляет широкие возможности для подготовки отчетности по документообороту в масштабах всего региона.

Система реализована с соблюдением нормативных требований для реализации прав граждан на обращение в органы государственной власти и получение обратной связи в установленные законом сроки.

Система способствует повышению оперативности решения социальных проблем

Аналитические инструменты, встроенные в подсистему СЭДД «Обращения граждан» позволяют:

• определить уровень социальных проблем, как по территориальному признаку, так и по тематике и направленности;
• оценить возможные варианты развития событий и возможные пути решения проблем;
• в оперативном порядке получать информацию о точках социальной напряженности, за которыми следует принятие превентивных мер / оперативных мер.

Дюбанов Анатолий Васильевич, Министр цифрового развития и связи Новосибирской области: Одним из ключевых показателей федерального и регионального проектов по цифровому государственному управлению является доля внутриведомственного и межведомственного юридически значимого электронного документооборота. Наибольшее влияние на данный показатель оказывает уровень функционального развития и охват системой электронного документооборота органов власти Новосибирской области, органов местного самоуправления Новосибирской области, организаций государственной и муниципальной собственности Новосибирской области. Сегодня СЭДД – первостепенный элемент ИТ-инфраструктуры Правительства Новосибирской области, который ежедневно используется в управленческих процессах. К системе подключены все районы, городские и сельские округа, поселения нашего региона. К 2022 году планируется достичь 90% внутриведомственного и межведомственного юридически значимого электронного документооборота при 100% охвате.

Линев А.А., генеральный директор компании «ИНТЕРТРАСТ»:  К моменту, когда остро встал вопрос импортозамещения информационных систем в органах государственной власти, компания "ИнтерТраст" была готова предложить решение - перевод системы документооборота области на Java и компоненты свободно распространяемого программного обеспечения. Проект автоматизации СЭДД в Новосибирской области очень важен и интересен для нас. Фактически это - первый проект внедрения отечественной импортонезависимой единой для всего региона СЭДД, к которой  подключены все районы, городские и сельские округа и поселения региона. Сейчас можно констатировать тот факт, что проект успешно достиг своих целей.

Абушаев Р.Р., генеральный директор компании «АКЙКАМСОФТ»: В результате выполненного проекта осуществлена возможность надежного перемещения документов из Правительства НСО в ОИГВ и ОМСУ в двухстороннем порядке, а также контроль всех этапов работы с документами. При этом была проведена интеграция системы с личными кабинетами граждан на сайте Правительства НСО и на сайтах ОМСУ, благодаря чему делопроизводители могут получать обращения граждан непосредственно в СЭДД.