АИС архивной службы Приморского края на 80% ускорила работу регионального управления архивом БТИ

О заказчике

Приморский край – субъект РФ, занимающий обширную территорию более 165 тыс. кв. м. на юге Дальнего Востока страны. Граничит с Хабаровским краем, Северной и Южной Кореей. С юга и востока омывается Японским морем. Население количеством около 2 млн человек представляет более 160 национальностей. Доля сельского населения в Приморском крае составляет приблизительно 22-25%.

Краевое государственное казенное учреждение «Управление землями и имуществом на территории Приморского края» осуществляет предоставление копий технических паспортов, регистрационных книг, реестров, правоустанавливающих документов, оценочной и иной учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации и содержащихся в них сведений, хранившихся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации, расположенных на территории Приморского края.

Об исполнителе

Корпорация ЭЛАР — крупнейшее в Европе специализированное предприятие по созданию, комплексному оснащению и наполнению электронных архивов, внедрению передовой техники, информационных технологий и решений. Компания использует передовые достижения мировой науки и технологии в собственных уникальных разработках с учетом отечественной специфики и многолетней практики обработки документов, реализации комплексных проектов. Обладает более чем 20-летним опытом выполнения объемных и сложных проектов национального масштаба.

Предпосылки и цели проекта

Согласно части 2.3 ФЗ № 221 от 24.07.2007, введенной ФЗ № 452 от 30.12.2015, учетно-техническая документация, хранившаяся в региональных БТИ, передается в ведение органов исполнительной власти субъектов РФ. Те же либо оставляют ее в прежних БТИ, либо передают на хранение сторонним подрядчикам по договору с субъектом РФ. В Приморском Крае, согласно решению местной администрации (постановление от 30 сентября 2016 г. N 454-па), постоянное хранение указанной документации, а также реализация услуг по обработке, учету и предоставлению на платной основе сведений и копий документов по запросам государственных органов, физических и юридических лиц (управление документами), поручено подведомственному казенному учреждению «Управление землями и имуществом на территории Приморского края» (КГКУ «УЗИ»), расположенному во Владивостоке.

Обработка заявок до автоматизации

С момента передачи архива в Управление его сотрудникам приходилось во многом вручную обрабатывать заявки: обращения (лично, по обычной или электронной почте или через МФЦ), межведомственные запросы (СМЭВ), запросы от Росреестра, Кадастровой палаты, ФСБ, МВД и других организаций. Документация хранилась в огромных бумажных архивах, состоящих из подшивок инвентарных дел, в каждом из которых могло быть множество документов. При этом заявка должна была пройти сложный путь согласования и исполнения между делопроизводителями, архивариусами, бухгалтерией, юристами. При этом в заявках отсутствовало разделение по физическим и юридическим лицам. Иногда присутствовали ошибки в прикреплении файлов к электронным заявкам. Все описанные процессы происходили с использованием парка различных учетных систем и программ, без какого-либо централизованного взаимодействия между подразделениями Управления. Подобная организация управления технической документацией представляла собой проблему, прежде всего, с точки зрения скорости обработки заявок для соблюдения установленных государством соответствующих нормативов.

Соответственно, целями проекта автоматизации архивной деятельности КГКУ «УЗИ» стали упрощение и ускорение процесса согласования и обработки заявок, обеспечение полной сохранности массива оригинальных бумажных учетно-технических документов (первоисточников) и минимизация обращений к ним. Одним из требований, предъявленных заказчиком разработчикам решения были различные виды интеграций платформы и с внутренними и с внешними информационными системами, в том числе с порталом Госуслуг для удаленного приема обращений граждан.

О решении

Государственная информационная система Приморского края «Автоматизированная информационная система архивной службы Приморского края», созданная и внедренная компанией ЭЛАР, состоит из двух контуров:  автоматизация архивной деятельности региона и автоматизация хранения и использования учетно-технической документации БТИ.

Два контура информационной системы

Первый из этих контуров реализован на базе ПО АИС «ЭЛАР-Архив»: автоматизировано хранение архивных документов, реализована передача электронных документов на архивное хранение. Подобную систему специалисты ЭЛАР внедрили в Татарстане.

Второй контур, платформа «Архив учетно-технических документов БТИ», построен на основе ECM-системы «ЭЛАР Контекст», в 2015 году пришедшей на смену другой системы данного вендора – «Саперион». Это полноценная российская ECM-система, занесенная в «Реестр отечественного программного обеспечения», которая способна управлять практически неограниченным по объему контентом и адаптироваться под задачи разных (по типам документов) архивов.

Ход проекта

Для организации участка оцифровки на площадке КГКУ «УЗИ» учреждением были закуплены профессиональные сканеры, специально разработанные для оцифровки прошитых документов бесконтактным способом. На данный момент система постоянно пополняется в текущем режиме. В электронном архиве реализована подсистема ввода отсканированных бумажных документов и возможность индексирования по соответствующим полям документа.

Карточка запроса

Бизнес-процессы учреждения упростились и консолидировались. В системе работают несколько групп пользователей: делопроизводители, юристы, бухгалтера и архивариусы. Все запросы из разных источников и от различных типов заявителей обрабатываются в одной системе. Там же наглядно и открыто происходят процессы согласования между подразделениями учреждения: производителями, бухгалтерией, юристами, архивным отделом. Последний в этой же системе осуществляет поиск документов в электронном архиве.

В системе возможен поиск электронных документов и инвентарных дел внутри них по любым комбинациям значений и атрибутов, доступно создание необходимых подборок документов с возможностью выгрузки для предоставления комплектов документов смежным подразделениям КГКУ «УЗИ». Удобный интуитивно-понятный интерфейс позволяет быстро найти, просмотреть и выгрузить необходимое количество страниц документа.

Маршруты согласования, в свою очередь, четко прописаны. Они созданы с учетом разграничения прав доступа, с возможностью распределения заданий и рассылкой уведомлений.

Интерфейс поиска документа

Итоги проекта

После внедрения проекта весь процесс предоставления госуслуги производится в рамках одной системы и максимально оптимизирован. Соответственно, КГКУ «УЗИ» решило ряд главных задач:

• обеспечение надежного и долговременного хранения учетно-технической документации за счет оцифровки востребованной части бумажного массива,
• организация оцифровки текущей документации с помощью профессиональных сканеров на местах сотрудниками управления,
• создание единого информационного поля по исполнению запросов и хранению всего многообразия документов, с подключением заинтересованных подразделений для коллаборации,
• организация оперативного доступа к документации в любое время из любого источника,
• быстрый поиск и гибкое форматирование подборок электронных документов, возможность их выгрузки,
• снижение операционных расходов,
• централизация архива бумажных документов.

Количественными результатами проекта стало увеличение скорости обработки заявок на срок до 80% и увеличение поступлений в бюджет за счет ускорения выполнения запросов.

Преимущества автоматизированной системы

Учреждение обеспечивает сохранность документации и ее автоматизированное использование. Обращение к «бумаге» сведено к минимуму: только для текущего сканирования. Все процессы отработки заявок реализованы в единой информационной системе региона.

Перспективы проекта

По мнению сотрудников корпорации ЭЛАР, кейс, реализованный в Приморском крае, можно воспринимать как решение многих проблем в управлении документацией, которые стоят сегодня перед государственными органами. При этом проект рассчитан на расширение объема документов в перспективе.

Подчеркивается, что при необходимости система может быть в короткие сроки внедрена в других регионах страны, а также адаптирована под другие виды документов: имущественные, договорные и т. д.