ЭОС/«Офис-Док»: внедрение СЭД «ДЕЛО» в Администрации Новгородской области

О заказчике

Администрация Новгородской области, г. Великий Новгород. Имеет территориально-распределенную структуру, включающую 21 районную администрацию, три городских администрации Великого Новгорода, Боровичей и Старой Руссы, а также 125 районных администраций уровня сельских поселений. Территория Новгородской области занимает площадь 55,3 тыс. кв. км. Численность населения региона на 1 января 2012 года составляет 629,7 тыс. человек, в т. ч. городское население – 444,5 тыс. человек (70,6 % от общей численности), сельское – 185,2 тыс. человек (29,4 %).

Об исполнителе

Компания «Офис-Док» (Санкт-Петербург) была создана в 2001 году и обладает статусом «Золотого партнера» ЭОС. Основное направление деятельности: автоматизация делопроизводства и организация электронного документооборота (комплексные решения). За это время клиентами «Офис-Док» стали более 300 организаций, в том числе органы исполнительной и законодательной власти 17 субъектов Российской Федерации (Архангельская область, Новгородская область, НАО, Республика Бурятия и другие), органы местного самоуправления – 29 городов Российской Федерации. Объемы и характеристика реализованных проектов до 3000 рабочих мест, внедрение от небольших компаний до крупных структур, состоящих из большого числа территориально распределенных объектов. 

О решении

Система «ДЕЛО», разработанная компанией ЭОС, – комплексное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства компаний различных масштабов и сфер деятельности, а также ведение полностью электронного документооборота в организации. В настоящее время программа электронного документооборота предприятия «ДЕЛО» – самая распространенная в России, фактически является отраслевым стандартом.

Цель проекта

Одним из основных требований заказчика было получение прозрачного сквозного защищенного и юридически значимого электронного документооборота с учетом разветвленной вертикально-направленной иерархической и территориальной структуры Администрации Новгородской области, а также возможность работать в СЭД удаленных сельских поселений. По мере развития проекта добавились актуальные задачи интеграции СЭД с АС «Обращения граждан» и федеральной системой МЭДО.

Cпециалистами «Офис-Док» был доработан встроенный модуль «Отчетные формы» СЭД «ДЕЛО» –
к 6 типовым отчетам были дополнительно разработаны еще 19 форм

Сроки и этапы реализации проекта

Первый этап, 2003 год – закупка 5 рабочих мест «ДЕЛО-Предприятие», запуск проекта в тестовую эксплуатацию.
Второй этап (2004 – 2009 гг.) – закупка 66 рабочих мест «ДЕЛО-web», 29 АРМ «ДЕЛО-Предприятие», опций сканирования и поточного сканирования. Автоматизация делопроизводства в Администрации области.
Третий этап (2010 – 2011 гг.) – закупка 189 «ДЕЛО-web» а также опций ЭЦП, «АРМ Руководителя». Автоматизация делопроизводства в администрациях районов области. Тестирование опций, подготовка регламентов использования ЭЦП. Организовано взаимодействие между всеми органами государственной власти Новгородской области.
Четвертый этап (2012 г.) – закупка 36 лицензий «ДЕЛО-Предприятие», 120 рабочих мест «ДЕЛО-web» и опций «Оповещение и уведомление». Автоматизация делопроизводства в администрациях районов области. Тестирование опций, подготовка регламентов использования ЭЦП.
Текущий этап (2013 г.) – расширение электронного документооборота на сельские поселения. Организация соединения с территориально-удаленными объектами по Vip-Net. Подключение СЭД «ДЕЛО» к МЭДО. Организация автоматизированной публикации документов на портале Администрации Новгородской области.

Особенности реализации проекта

С целью обеспечения прозрачности документооборота для руководства Администрацией Новгородской области была заказана разработка большого количества различных статистических отчетов. Это позволяет увидеть различные срезы документооборота (по кварталам, по месяцам, по районам, по тематике вопросов и т. д.). Специалистами «Офис-Док» был доработан встроенный модуль «Отчетные формы» СЭД «ДЕЛО» – к 6 типовым отчетам были дополнительно разработаны еще 19 для предоставления и вывода на печать статистической информации по работе с обращениями граждан, учету документов и т. д. Кроме того, было закуплено мобильное решение «АРМ Руководителя» для того, чтобы руководство администрации было всегда в курсе происходящего (облегченная версия СЭД «ДЕЛО» для ноутбука с сенсорным экраном на ОС Windows 7, дающая возможность работы с документами в офлайн-режиме). Помимо прозрачности, администрации необходимо было также обеспечить безопасность документооборота, поэтому были закуплены лицензии на электронную подпись (ЭЦП) – этот функционал будет доступен и для мобильного решения «АРМ Руководителя» (стилус, факсимиле, подписание и проверка подписей). Модуль ЭЦП позволит обеспечить внутренний и внешний юридически значимый электронный документооборот.
В настоящее время к СЭД «ДЕЛО» начато подключение сельских поселений (администрация закупает рабочие места «ДЕЛО-web» и самостоятельно внедряет). Для подключения к базе данных СЭД «ДЕЛО» используется защищенный протокол Vip-Net на основе VPN с шифрованием данных. Как правило, в администрации сельского поселения устанавливается одно-два АРМ для регистрации документов, их приема и передачи – в основном это организационно-распорядительный документооборот.

Интеграция СЭД «ДЕЛО» с другими ИС

В рамках проекта внедрения СЭД «ДЕЛО» была также проведена интеграция с сайтом Администрации Новгородской области, куда будет производиться автоматическая публикация документов (приказов, нормативных документов, постановлений и т. д.) после прохождения согласования их в электронном виде в системе «ДЕЛО». Кроме того, была также осуществлена миграция документов из системы «Обращение граждан» собственной разработки, существовавшей в администрации с 1995 года и в которой находилось около 65 тыс. документов. После переноса всех данных с 1 февраля 2013 года Администрация полностью перешла на рабочие места для работы с обращениями граждан уже в рамках СЭД «ДЕЛО» (используется также СУБД Oracle). В конце 2012 года Новгородская область была подключена к федеральной системе МЭДО (межведомственный электронный документооборот) благодаря наличию соответствующего модуля в СЭД «ДЕЛО» для работы с этой системой. Модуль МЭДО был установлен на 8 рабочих мест с декабря 2012 года. У администрации области появилась возможность приема и передачи документов по каналам МЭДО с Администрацией Президента, а также с другими регионами, подключенными к системе.

Возможности СЭД «ДЕЛО»

Итоги проекта

Всего с 2003 года в Администрации Новгородской области было внедрено 390 рабочих мест «ДЕЛО-web» и 74 АРМ «ДЕЛО-предприятие», половина из которых имеет опцию «ЭЦП и шифрование». В настоящее время проект продолжается в сторону планомерного увеличения рабочих мест. Пока в администрации реализована модель смешанного документооборота – оригиналы документов создаются бумажными и, проходя регистрацию, в обязательном порядке сканируются. Далее работа с их электронными версиями происходит уже в СЭД «ДЕЛО», а сами бумажные оригиналы подшиваются. На электронные документы накладываются резолюции, они могут проходить согласование в электронном виде, по ним осуществляется контроль и т. д. Поручения в территориально удаленные сельские поселения также передаются в электронном виде в системе «ДЕЛО». В то же время в СЭД создаются и проекты внутренних или исходящих документов, но в конце цикла эти документы распечатываются и проходят подписание на бумаге. Связано это с тем, что многие виды документов имеют длительные сроки хранения с использованием только бумажных носителей.

Дальнейшие планы

В ближайших планах – интеграция СЭД «ДЕЛО» с федеральной АС «Обращения граждан» для автоматизированного учета и контроля исполнения письменных и устных обращений граждан. Для работы с ней также необходим выделенный защищенный канал с отдельным рабочим местом, но с системой можно работать и по каналам МЭДО.
В этом году уже начнется работа с ЭЦП с обеспечением юридически значимого электронного документооборота.
Как одно из перспективных направлений – подключение к СЭД «ДЕЛО» областных государственных учреждений. Так, недавно было осуществлено подключение Государственного областного казённого учреждения «Центр муниципальной правовой информации» с 10 рабочими местами СЭД «ДЕЛО» для обмена данными в рамках одной базы данных с администрацией.