Органы исполнительной власти Самарской области перешли на новую версию СЭД CompanyMedia

Об АИС ДД органов исполнительной власти Самарской области

АИС ДД предназначена для решения задач документационного обеспечения управления органов исполнительной власти области с территориально-распределенной организационной структурой высокой сложности. В качестве программной платформы АИС ДД используется система CompanyMedia, адаптированная под специфику документооборота Правительства Самарской области.

Цели проекта

Основные цели развития АИС ДД:

• Импортозамещение, перевод АИС ДД на новую версию системы CompanyMedia, использующую в качестве базовых компонентов отечественное либо открытое программное обеспечение.
• Переход новый формат системы межведомственного электронного документооборота - МЭДО 2.7.1.

Ход проекта

Важной особенностью проекта была необходимость как можно более быстрого перехода заказчика на МЭДО 2.7.1. Контракт был заключен 10 августа 2021 г., а уже начиная с ноября 2021 г, то есть менее чем через три месяца, система должна была быть запущена в опытно-промышленную эксплуатацию.

Для соблюдения таких сжатых сроков крайне важно было наладить максимально эффективное взаимодействие между заказчиком и исполнителем по всем вопросам, связанным с проектом. Для этой цели на стороне заказчика была образована рабочая группа.

Новая версия системы были развернута специалистами компании «ИнтерТраст» на серверах заказчика, после чего стартовали работы по миграции данных из старой версии.

Важным этапом проекта было обучение пользователей. В старой версии CompanyMedia основным рабочим клиентом являлся Lotus Notes. В новой версии пользователи должны были перейти на работу через непривычный для них web-клиент. Для того, чтобы максимально облегчить переход, ключевые пользователи и делопроизводители были обучены по углубленной программе, в ходе которой на специально установленном тестовом стенде системы на примере реальных процессов с данными пользователями разбирали все нюансы и отличия работы в новой версии CompanyMedia.

Также на местах было проведено обучение нескольких групп инструкторов по каждому функциональному модулю системы.

Для широкого круга пользователей системы были проведены дистанционные вебинары. Обучение проводилось как на территории заказчика, так и дистанционно.

Параллельно велись работы по переконфигурированию новой версии системы с учетом специфики работы Правительства Самарской области, для соблюдения сжатых сроков проекта все необходимые адаптации максимально выполнялись штатными средствами системы.

После окончания работ по миграции данных, переконфигурированию и обучению были проведены приемо-сдаточные испытания, и система была передана в опытно-промышленную эксплуатацию.

В ходе опытно-промышленной эксплуатации специалисты «ИнтерТраст» присутствовали на территории заказчика для оперативного решения всех возникающих вопросов. Для консультаций пользователей привлекались специалисты сертифицированного партнера «ИнтерТраст» в Самарской области - ООО «ТераСистемы-C».

Итоги проекта

Проект по переходу на новую, импортонезависимую версию CompanyMedia охватил около 5000 пользователей органов исполнительной власти Самарской области и подведомственных им учреждений. В новую версию СЭД были перенесены документы за последние 2 года работы и все справочники. Был осуществлён переход на новый формат системы межведомственного электронного документооборота - МЭДО 2.7.1.

Все цели проекта были полностью достигнуты несмотря на сжатые сроки.

Планы по развитию

В дальнейшем планируется обновление на новую версию CompanyMedia ОМСУ Самарской области.