СЭД на базе системы «Логика СЭД» на СПО-платформе Alfresco. Введена в промышленную эксплуатацию в администрации Южно-Сахалинска

О заказчике

Южно-Сахалинск - шестой по величине город на Дальнем Востоке России, расположен в юго-восточной части острова Сахалин, в 25 км от Охотского моря. Является административным центром Сахалинской области. Общая площадь города составляет 90 тыс. га (1 % территории Сахалинской области), в том числе в городской черте 164,9 кв.км. Сам Южно-Сахалинск поделен на 22 микрорайона и на 25 районов. По данным на 2016 год, население Южно-Сахалинска составляет около 193 670 человек.

Южно-Сахалинск на карте

Южно-Сахалинск - шестой по величине город на Дальнем Востоке России

Управления информатизации администрации Южно-Сахалинска исполняет задачи, стоящие перед администрацией в части использования современных информационно-коммуникационных технологий, способствующих эффективной деятельности структурных подразделений города, а также обеспечивает эффективное функционирование системы технической защиты информации.

Об исполнителе

«Логика бизнеса» (ГК «АйТи») - компания, специализирующаяся на разработке и внедрении ведущих на российском рынке ECM-решений. «Логика бизнеса» реализует масштабные проекты по созданию электронных хранилищ неструктурированной информации и систем управления документооборотом в государственных структурах, крупнейших российских компаниях нефтяного, телекоммуникационного и других секторов экономики. По итогам работы в 2015 году оборот компании превысил 1,4 млрд рублей. Стратегические партнеры компании - ABBYY, Alfresco, IBM, Red Hat.

Предпосылки проекта

Прежняя СЭД на платформе IBM Notes/Domino была внедрена в городской администрации Южно-Сахалинска в 2011 году. Из-за высокой стоимости ежегодного техобслуживания и дополнительных лицензий (за период эксплуатации СЭД было потрачено порядка 25,7 млн рублей) возможности по развитию и масштабированию системы были ограничены.

Управление информатизации городской администрации сформулировало ТЗ для новой СЭД, переосмыслив опыт владения прежним решением. Проведя поиск, заказчики остановились на системе для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства «Логика СЭД», построенной на базе СПО-платформы Alfresco.

Решение

СПО-платформа Alfresco ECM (в России решение доступно на платформе МСВСфера Инфооборот) – лидирующее решение на рынке систем класса Enterprise Content Management, на протяжении уже более 5 лет входящее в квадрант лидеров систем этого класса, составляемый аналитическим агентством Gartner Group. «Логика СЭД» на Alfresco - это решение, наследующее все преимущества этой платформы и добавляющее к ней все необходимые функции по автоматизации документооборота по российским правилам. Принципиальное отличие от других СЭД-продуктов, созданных на платформе Alfresco, заключается в том, что «Логика СЭД» полностью наследует базовый пользовательский интерфейс Alfresco Share. Таким образом, заказчик получает из «одного окна» наряду с функциональностью СЭД все остальные возможности Alfresco: репозиторий документов любого типа, механизм организации пространств совместной работы (сайтов) и многое другое.

Интерфейс решения «Логика СЭД» на базе СПО-платформы Alfresco

Масштабирование в этой системе выполняется легче благодаря иной лицензионной политике для СПО и использованию «легкого» web-клиента (в прежней системе клиент был «тяжелый»). Система, в силу модульного характера платформы Alfresco, также обеспечивает широкие возможности для модификации и интеграции с другими ИТ-системами.

Для заказчиков из госсектора особенно важно, что система «Логика СЭД» на Alfresco включена в реестр российского ПО.

Задачи проекта

Внедрение системы «Логика СЭД» на СПО-платформе Alfresco в администрации Южно-Сахалинска решало три основные задачи:

• Замена СЭД на платформе IBM Notes/Domino в рамках политики импортозамещения в области ПО;
• Снижение стоимости ежегодного техобслуживания и развития системы;
• Возможность самостоятельной доработки системы.

Ход проекта

В ходе внедрения системы «Логика СЭД» на СПО Alfresco в администрации Южно-Сахалинска была проведена интеграция новой СЭД с другими ИТ-системами заказчика, в частности, с системой делопроизводства.

Были созданы собственные виды документов администрации вместо стандартных, реализованы собственные механизмы (например, такие как заключения при согласовании и рассылки), существенно переработаны интерфейсы карточек. За счет повышенного уровня кастомизации было проще вовлечь в проект по внедрению сотрудников администрации. Во внедрении также участвовал партнер «Логики бизнеса» компания «Крильон-Сервис» и даже сообщество Alfresco, с помощью которого были реализованы некоторые функции системы.

Из-за довольно большого объема переработок под конкретные требования администрации Южно-Сахалинска промышленная эксплуатация новой системы СЭД была несколько сдвинута относительно первоначально планировавшихся сроков:

• Ограниченная эксплуатация началась с середины 2015 года;
• Полноценная опытная эксплуатация – с начала 2016 года;
• Промышленная эксплуатация – с 1 сентября 2016 года (согласно первоначальным планам это должно было произойти с начала 2016 года).

Внедрение новой СЭД, на данный момент аналогичной по функциональности прежней, было реализовано за сумму, равную бюджету годовой технической поддержки старой системы. Обслуживание новой системы на СПО-платформе будет обходиться администрации Южно-Сахалинска существенно дешевле, а дополнительные рабочие места в системе теперь ничего не стоят.

Итоги проекта

Новая система запущена в промышленную эксплуатацию с сентября 2016 года и рассчитана на работу 1500 пользователей. В ней обрабатывается порядка 15 тыс. новых внутренних документов в месяц, не считая входящих, исходящих и некоторых других.

«Мы получили современную систему для работы с документами, и благодаря СПО-платформе, лежащей в основе прикладной системы «Логика СЭД», мы существенно снизили затраты на развитие и поддержку системы», - комментирует результаты проекта заместитель руководителя управления информатизации администрации Южно-Сахалинска Алексей Чан.

Заместитель руководителя управления информатизации администрации Южно-Сахалинска Алексей Чан

«Наши решения для управления контентом, построенные на СПО-платформах, позволяют заказчикам существенно экономить на внедрении и поддержке. К тому же госструктуры работают в рамках действующего законодательства. И, как показывает проект в администрации Южно-Сахалинска, внедрение современной СЭД обходится в стоимость годовой техподдержки старого решения на проприетарной платформе», - говорит коммерческий директор «Логики бизнеса» Георгий Подбуцкий.

Коммерческий директор «Логики бизнеса» Георгий Подбуцкий

Перспективы проекта

Алексей Чан называет такие планы по развитию системы, как расширение видов информации, учитываемых в системе, интеграция «Логики СЭД» с СЭД правительства Сахалинской области, реализованной на основе другого решения, а также запуск автоматизированной рассылки во внешние организации и интеграция с официальным сайтом администрации Южно-Сахалинска.