Внедрение коммуникационной платформы корпоративного класса Microsoft Lync в компании «Оркла Брэндс Россия»

О заказчике

Компания «Оркла Брэндс Россия» (Orkla Brands Russia) образована в феврале 2011 года в результате  слияния двух крупных производителей кондитерских изделий: петербургской «Кондитерской фабрики имени Н.К. Крупской» и екатеринбургского «Кондитерского объединения «СладКо». На текущий момент в компании работает около 3000 человек. Компания располагает четырьмя производственными площадками: в Санкт-Петербурге, Екатеринбурге, Ульяновске и Ленинградской области. Кроме того, есть порядка 20 офисов в регионах. «Оркла Брэндс Россия» входит в десятку лидеров  кондитерской отрасли в России и производит все основные виды кондитерских изделий - шоколад, конфеты, карамель, печенье, вафли. На предприятиях внедрены международные системы менеджмента качества и безопасности пищевой продукции ISO и HACCP, а продукция компании представлена на всей территории России, в странах СНГ и даже в некоторых странах дальнего зарубежья.

Производственная площадка «Петергоф» в Ленинградской области

Об исполнителе

Компания «Динамика» является одним из ведущих системных интеграторов Северо-Западного региона, партнером Microsoft Corporation в России и странах СНГ с высшим статусом партнерства Microsoft Gold Certified Partner в 18 компетенциях. Также партнерами «Динамики» являются IBM, Citrix, Eset, Symantec и другие всемирно известные вендоры. Высококвалифицированные специалисты компании «Динамика» работают в сфере информационных технологий более десяти лет.

Предпосылки проекта

Компания «Оркла Брэндс Россия», образовавшаяся в результате слияния нескольких производителей, состоит из ряда отдаленных друг от друга подразделений и различных отделов. К 2012 году для коммуникаций на фабрике «СладКо» существовал Live Communications Server, сотрудники остальных подразделений пользовались аналоговыми и мобильными телефонами и электронной почтой. Таким образом, эффективность коммуникаций была не очень высока хотя бы по таким причинам, как обезличенность телефонного общения и невозможность координировать время звонка. Что касается конференцсвязи, то на производственных площадках были установлены телеконференционные системы с большими экранами, которые не удобны для повседневного использования, поскольку на каждый звонок невозможно и не целесообразно организовывать отдельную крупную конференцию. Появилась необходимость в многофункциональном и надежном корпоративном решении.

Кроме того, каждая из объединившихся компаний использовала собственные домены, которые необходимо было объединить в единый домен.

Цели проекта

Требования к необходимому решению со стороны заказчика были предъявлены следующие:

- обеспечение сотрудников единой, удобной, мобильной, функциональной связью;
- доступность на всей территории России;
- интеграция с другим программным обеспечением, имеющимся у заказчика;
- возможность работы с приложениями; удобство совершения звонков в городские сети;
- единое средство для аутентификации всех пользователей компании.

Ярослав Шадыря, руководитель департамента ИТ компании «Оркла Брэндс Россия»: «Нам нужно было средство, которое поддерживало бы не только голосовые коммуникации и чаты, но также и видеоконференции, и совместную работу с приложениями: отчетами, презентациями и т. д. Основное требование состояло в том, чтобы система позволяла организовывать мгновенные конференции, включая совместную работу с документами - тогда, когда это нужно менеджменту компании».

Заказчиком были рассмотрены разные варианты решений. Было проведено, в частности, сравнение таких продуктов, как Lync и корпоративная версия Skype, после чего на уровне директоров объединенной компании «Оркла Брэндс Россия» было утверждено внедрить в компании коммуникационную систему Lync.

Шоколадные конфеты фабрики Крупской — один из самых популярных «кондитерских» символов Петербурга

Ход проекта

В целом внедрение решения происходило в два периода: в 2012 году был установлен Lync Server 2010 и осуществлен переход на единый домен; осенью 2013, в связи с выходом новой версии, произведено обновление до Lync Server 2013.

Lync Server 2010 был внедрен за один комплексный этап. Производился перевод пользователей на работу с Lync; параллельно пользователи переходили в новый домен для единой организации и, соответственно, - на единые адреса электронной почты. Перевод был осуществлен плавно, не затронув текущие бизнес-процессы объединенного предприятия. Параллельно специалисты компании-интегратора («Динамика») решали ряд задач, связанных с интеграцией использовавшегося у заказчика программного обеспечения Microsoft с новым решением.

Органичный переход на Lync Server 2013 происходил в рамках Enterprise Agreement: приобретя лицензии на Lync 2010, за счет программы Software Assurance, компания получила право использовать Lync 2013 без каких-либо дополнительных затрат. Для обеспечения непрерывного взаимодействия пользователей старой и новой платформы были созданы пограничные виртуальные серверы (на облачных технологиях).

Ярослав Шадыря: «Когда мы определились с технологией, которую будем использовать, мы обратились к одному из партнеров компании Microsoft в Санкт-Петербурге – в компанию «Динамика». В целом мы очень довольны сотрудничеством с этой компанией, «Динамика» для нас организовала и провела весь процесс внедрения. Взаимодействие получилось весьма эффективным как с точки зрения сроков, так и с точки зрения финансовых затрат. По ходу внедрения системы мы столкнулись с различными сложностями, которые на начальном этапе даже невозможно было предусмотреть. В частности, было принято решение о том, что всю серверную инфраструктуру мы будем выводить в облачные технологии. Мы не планировали непрофильные инвестиции на серверы и всю связанную с ними инфраструктуру - системы бесперебойного питания, охлаждения, контроля доступа. В любом случае, даже при всей имеющейся у нас ИТ-мощности, мы не смогли бы создать такие условия, которые предлагает облако. Для нас сейчас важен такой момент - мы берем оборудование тогда, когда нам нужно, а как только эти ресурсы перестанут быть необходимыми для нас, мы их освобождаем и больше за них не платим».

Дмитрий Макаров, технический директор компании «Динамика»: «Сложность подобного проекта в том, что для его внедрения недостаточно просто знать Lync - нужно представлять себе, как вообще устроена IP-телефония. Более того, практически каждый проект — это интеграция с чем-то уже имеющимся в организации... В «Оркла Брэндс» мы решали две основные задачи: обеспечение плавного перехода инфраструктуры всей компании на Lync и одновременный переход объединившихся компаний в единый домен. Кроме того, была произведена интеграция старого ПО Microsoft с новым. Большинство пользователей заказчика не испытали никаких проблем как при внедрении, так и в процессе тестирования продукта».

Дмитрий Макаров, технический директор компании «Динамика», руководил процессом внедрения Lync

Преимущества внедренного решения

Из прямых преимуществ Lync для бизнеса «Оркла Брэндс Россия» в первую очередь следует отметить такие, как:

- единая база данных всех абонентов компании,
- высокая доступность сервиса для пользователей (нужен только Интернет),
- не требуется дополнительных технологий подключения, существует поддержка на всевозможных мобильных устройствах (есть соответствующие клиенты на всех платформах),
- высокое качество сервиса (многоточечная конференция без всяких дополнительных затрат, высокое качество связи).

Ярослав Шадыря: «Lync может связываться с телефонными сетями общего пользования с помощью Mediation Server. У Skype даже в корпоративной версии очень велики «административные накладные расходы» - для каждого пользователя нужно завести отдельную учетную запись, необходимо администрировать пользователей, которые имеют личные аккаунты в Skype, - всё как-то очень сложно получается. По качеству передачи голоса и видео Lync также показал себя лучшим. Большим преимуществом стало то, что все пользователи имеют фактически одну регистрацию в Active Directory, под которой работают с Lync».

Для заказчика стала очень полезна такая важная опция в Lync, как возможность записывать проводимые посредством Lync конференции. Обычно во время традиционной конференции ответственному сотруднику нужно следить за всем ходом обсуждения, протоколировать мероприятие. Фактически автоматическая запись конференции в Lync позволяет впоследствии вновь просмотреть и прослушать ее, составить список основных обсужденных моментов и более качественно отразить результаты проведенных совещаний.

В Lync Server 2013 появились дополнительные полезные опции. В частности, Persistent Chat Rooms – «переговорные комнаты»: пользователи могут сами создавать для своих потребностей постоянную так называемую «комнату», где каждый из приглашенных может оставлять свои сообщения, и все могут делиться информацией на заданную тему. Это гораздо удобнее, чем электронная почта: во-первых, не захламляются «многоэтажной» перепиской почтовые ящики сотрудников, а во-вторых, если нужна информация по определенной обсуждаемой теме, то можно зайти в соответствующую «комнату» и почитать либо проработать новые сообщения - вся необходимая информация хранится в одном месте, причем столько времени, сколько нужно.

Другая важная функция Lync Server 2013 - прямая интеграция со Skype: с абонентами Skype можно общаться с помощью чата, также реализована возможность организовывать с ними голосовые конференции.

Итоги проекта

Сейчас все отделы компании «Оркла Брэндс Россия» используют для коммуникации Lync Server 2010. Наиболее полно функции продукта реализованы для топ-менеджмента. В компании функционирует централизованная система управления, в том числе и единый для всего производственного объединения отдел ИТ. Все коммуникации внутри компании осуществляются в основном с помощью Lync, телефоны используются только при нахождении сотрудников вне офиса.

Интересно, что после внедрения Lync руководство «Оркла Брэндс Россия», понимая важность этого шага, сразу же пошло на дополнительные затраты, связанные с приобретением всевозможных гарнитур, видеокамер и др. Такой системный подход к делу - внедрение системы с одновременной модернизацией рабочих мест, - практически сразу дал необходимый положительный результат.

Lync связал все отделы компании, включая производственные площадки

Предполагается, что внедренное в компании решение может развиваться в дальнейшем следующим образом. У «Оркла Брэндс Россия» разработана и реализована на платформе Microsoft собственная система для планирования трейд-маркетинговых акций. В перспективе - использование в этой системе функций Lync для уведомления согласующего лица о том, что ему пришла на согласование та или иная акция.

Ярослав Шадыря: «На начальном этапе мы не планировали, что внедрение Lync приведет к прямым финансовым выгодам - к сокращению затрат на связь и т. д., потому что мы не могли ручаться, что люди будут использовать его настолько широко, как это в итоге оказалось. Благодаря тому, что клиенты для Lync существуют для различных мобильных устройств, люди очень быстро научились им пользоваться, установив на свои смартфоны, начали самостоятельно использовать его для общения внутри компании. Прямой финансовый эффект, конечно, появился. По факту использования Lync я вижу, что затраты на фиксированную телефонную связь у нас снизились  на 20%.

У Lync есть три уровня лицензии: только чат; чат и конференции; Enterprise-уровень. Мы можем разделить пользователей по категориям: рядовые сотрудники пользуются чатами; менеджеры работают с голосом и видео; топ-менеджеру доступны все функции.

В сфере документооборота вариант использования Lync - оповещение сотрудников, а также возможность исполнителю и согласующему вместе посмотреть документ и разрешить возникшие вопросы, произвести уточнения. Раньше, через электронную почту, это происходило значительно дольше.

Когда выйдет новая версия Lync, мы будем смотреть, какие новые функции для нас будут полезны. Если там появятся только незначительные улучшения, то мы подождем более функционально наполненной новой версии.

Мы не имеем возможности и желания брать технологию ради технологии - ее использование должно быть оправдано с точки зрения бизнеса».