К.и.н, ведущий эксперт по управлению документацией ЭОС, член ARMA International Наталья Храмцовская об обеспечении долговременной сохранности документов

Долговременная сохранность может быть обеспечена только комплексом правовых, организационных, технических и образовательных мер, взаимно дополняющих друг друга и взаимно компенсирующих недостатки.

Основной принцип достаточно прост: нужно делать то, что сегодня в наших силах (с учётом действующего законодательства, технических и финансовых возможностей располагаемых компетенций), с тем, чтобы через 20-30 лет передать электронные документы в целостности и сохранности следующему поколению специалистов. Если регулярно и систематически заниматься решением этой задачи, она вполне решаема, и имеющийся опыт, начиная с 1960-х годов, это подтверждает.

Сохранность содержащейся в электронных документах информации обеспечить не так уж трудно, достаточно отслеживать состояние документов и своевременно перемещать их на новые носители, в новые системы или форматы. Несколько труднее сохранить юридическую и доказательную силу, но способы решить эту задачу есть – причём давно уже опробованные в бумажном делопроизводстве и архивном деле. Главные из них – создание надлежащим образом заверенных копий и изготовление актов, подтверждающих подлинность массивов передаваемых на хранение документов.

Чего точно делать нельзя – нельзя оставить электронные документы брошенными лет на 10, отложив «на потом» конверсию и миграцию. В отличие от своих бумажных предшественников, уже через 7-10 лет процессы морального устаревания и физической деградации могут привести к тому, что документы будут утрачены.

К.и.н, ведущий эксперт по управлению документацией ЭОС, член ARMA International Наталья Храмцовская

Подробности см. в аналитическом материале раздела «ЕСМ» от 17 декабря 2019 г. «Работа с электронными документами. Проблемы, особенности российского рынка, решения, комментарии отечественных экспертов».