Заместитель генерального директора «ЭОС ПВ» Иван Скородумов: «Вероятнее всего, в ближайшее время наше законодательство будет меняться в части регламентации хранения электронных документов»

Опыт ЭОС – один из самых больших на рынке систем электронных архивов. У компании много как региональных, так и федеральных проектов, один из самых масштабных в регионах - проект в Ростовской области. Традиционно развивается продукт ЭОС - «Архивное дело», в этом году вышла его новая версия, реализованная на Платформе ЭОС. Это полностью импортонезависимое решение, которое позволяет мигрировать с зарубежных СУБД и операционных систем на отечественные без потери данных. В настоящий момент проводится тестирование продукта на отечественных серверах на базе процессора «Эльбрус». Об этом рассказывает заместитель генерального директора «ЭОС ПВ» Иван Скородумов.

– Иван, как, на ваш взгляд, происходит развитие систем электронных архивов в России, успевают ли отечественные разработчики за потребностями клиентов?

– На сегодняшний день мы видим, что потребности в этой сфере только увеличиваются. Ранее был больше запрос на оцифровку бумажных архивов, причем как в классическом понимании (с учетом номенклатуры дел, фондов, описей, дел, документов), так и просто возможность оцифровки архивных россыпей. Последние годы мы видим возросший спрос на создание архивов электронных подлинников. Часто требуется решение, которое обеспечивает работу и классического архива с бумажными документами, и с электронными документами. И если первые потребности можно закрыть достаточно неплохо, есть большое количество решений, особенно легковесных, обеспечивающих просто сканирование и атрибутирование документов, то в части качественных продуктов по хранению электронных подлинников предложений пока мало, буквально единицы. Это объясняется необходимостью грамотных технических решений и хорошей методологической проработки. Приятно, что наша компания в этой части была пионером.

 

Заместитель генерального директора «ЭОС ПВ» Иван Скородумов

Заместитель генерального директора «ЭОС ПВ» Иван Скородумов

 

Насколько существенно отразились на рынке российских систем электронных архивов события этого года и необходимость в скорейшем импортозамещении?

Компания ЭОС приняла участие в Х Russian Enterprise Content Summit (RECS’2022), в центре внимания которого были наиболее актуальные современные технологии управления корпоративным контентом организации, а также тренды внутреннего и внешнего электронного документооборота. RECS’2022 проходил в онлайн-формате и собрал специалистов ведущих технологических компаний, госведомств и бизнеса (см. новость раздела «ЭОС» от 22 сентября 2022 г.).

– Вопросы импортозамещения стали крайне острыми не только на этом рынке, но и на всех остальных. Это просто уже должно быть и всё, размышлять тут бессмысленно.

Какие продукты и региональные проекты можно назвать передовыми в ЭОС, в чем заключается их инновационность и актуальность?

– Передовым среди регионов остается Ростовская область с проектом на основе продукта «Архивное дело». На сегодняшний день это самый успешный региональный кейс с большим объемом хранения электронных документов, имеющий грамотное техническое и методическое обеспечение.

Достаточно ли существующих законодательных инициатив для развития этого рынка, какие из них особенно важны? Отсутствие каких ощущается особенно остро?

– Мы видим большое внимание со стороны регулятора к этому направлению. Оценивать его можно с разных сторон, и просто здорово, что на эту тематику стали обращать внимание на самом высоком уровне.

Инициативы идут по нескольким направлениям. Есть инициативы как федерального, так и регионального уровней; есть инициативы по линии Росархива и по линиям других министерств и ведомств, создающих многочисленные государственные реестры, регистры и кадастры, содержащие правоустанавливающую и юридически значимую информацию, в том числе длительного и постоянного срока хранения.

Существующие инициативы пока что не обеспечивают твёрдой нормативно-правовой базы для создания и поддержания электронных архивов, поскольку не урегулирован до конца целый ряд ключевых вопросов, - поэтому заинтересованным организациям и учреждениям приходится принимать на себя определённые риски.

При отсутствии единой национальной концепции сохранения цифрового наследия России, которая должна определить, что в итоге должно быть достигнуто в плане обеспечения сохранности электронных документов, каждая из таких инициатив, как правило, имеет свои уникальные концептуальные, организационные, технические и технологические решения. В итоге может оказаться, что их трудно объединить во что-то целое и единое.

«Новые вызовы цифровой эпохи» - под таким названием пройдет конференция «Осенний документооборот», организуемой группой компаний «Электронные Офисные Системы» и техническим подкомитетом ПК 6. В этом году это традиционное, для нас, мероприятие состоится 21 октября 2022 г. И мы рады сообщить, что оно пройдет в очном формате (см. мероприятие раздела «ЭОС» от 21 октября 2022 г.).

В то же время существующее законодательство не создаёт и принципиальных препятствий для электронных архивов.

Если говорить о неурегулированных вопросах, то они есть буквально на каждом этапе архивной работы. В качестве примера можно назвать следующие.

  • Нет определённости с составом материалов, потенциально имеющих архивную ценность и подлежащих передаче на архивное хранение. Ясность есть только с бумагоподобными организационно-распорядительными документами; при этом игнорируются электронная деловая переписка и обмен сообщениями, базы данных, сайты, электронная научно-техническая документация, электронные медицинские документы и многое другое.
  • Нет определённости с процессом передачи электронных документов (особенно вне узкой группы бумагоподобных ЭД) на архивное хранение. Мы видим разные крайности: если раньше говорили только о CD-дисках, то теперь – только об использовании электронных каналов связи. Зачастую непродуманно навязываются на все случаи жизни «контейнеры», технические спецификации и правовой статус которых также чётко не определены.
  • В условиях многоукладности в сфере управления документами и архивного дела единая технология хранения невозможна, и не имеется сколько-нибудь последовательного описания хотя бы какой-нибудь одной технологии архивного хранения электронных документов.
  • До сих пор не решен вопрос обеспечения долговременной сохранности ЭД, подписанных усиленными (впрочем, как и простыми) электронными подписями без ущерба для их юридической и доказательной силы. Не установлен правовой статус отметок времени, хешей и архивных вариантов усиленных электронных подписей. По сути дела, практически все современные технологии электронного архивного хранения могут использоваться либо на основании договоров между заинтересованными сторонами, либо на основе ведомственный нормативно-правовой базы.
  • Не решена проблема создания электронных копий бумажных документов, принимаемых на архивное хранение на правах и вместо бумажных оригиналов. Существующие законопроекты содержат принципиальные дефекты как правового характера, так и в вопросах безопасности, и вряд ли принесут какую-либо пользу.
  • Часто не продумывается вопрос ограниченного срока службы архивных информационных систем и необходимости регулярно переносить фонды и научно-справочный аппарат электронных архивов в новые системы – делая это эффективно и не вводя огромное количество информации заново вручную.
  • Разрабатываемые требования к архивных информационным системам, хотя порой и являются весьма неплохими, тем не менее оторваны от реальной жизни и неисполнимы на практике.
  • Продвигаемые некоторыми кругами типовые облачные решения, с учётом уже сложившейся ведомственной инфраструктуры, представляют интерес только для муниципальных архивов, вообще не имеющих ни сил, ни средств, и для небольших, небогатых и не очень передовых в информационном отношении коммерческих организаций. Все передовые ведомства уже создали собственную инфраструктуру, ориентированную на поддержку выполнения их основных задач, и отказываться от неё не станут. Кроме того, облачным решениям присущи серьёзные риски в плане безопасности.

 

 

 

Расскажите об опыте вашей компании в этой сфере. Какие решения разработаны, используются?

Юбилейный XX «PKI-Форум Россия 2022» прошел 13 – 15 сентября 2022 года в Санкт-Петербурге. ЭОС на этой международной конференции представляла Наталья Храмцовская, к.и.н., ведущий эксперт - аналитик компании «Электронные Офисные Системы», эксперт ИСО, член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International (см. новость раздела «ЭОС» от 21 сентября 2022 г.).

– Опыт компании ЭОС, наверное, самый большой на рынке на сегодняшний день. У нас много как региональных, так и федеральных проектов. Мы традиционно развиваем наш продукт «Архивное дело». В этом году вышла новая версия продукта, реализованная на Платформе ЭОС. Это полностью импортонезависимое решение, которое позволяет мигрировать с зарубежных СУБД и операционных систем на отечественные без потери данных. В настоящий момент мы ведем перевод на данное решение ряда федеральных ведомств, планируются региональные проекты. С новой версией система получила не только поддержку отечественных компонентов, но и значительно расширился функционал, появилась поддержка работы в одной системе территориально-распределенных, холдинговых организаций, расширены функции по учету, хранению и использованию электронных документов. В настоящий момент проводится тестирование продукта на отечественных серверах на базе процессора «Эльбрус», после успешного завершения решение также будет предложено рынку.

Какие наиболее интересные проекты реализованы вашей компанией?

– Проектов много, как упоминал ранее, одним из самых масштабных региональных проектов является проект в Ростовской области. В 2021 году было большое внедрение в Генеральной прокуратуре и более чем 20 органах прокуратуры РФ, активно пользуются продуктом в Совете Федерации и ряде других региональных и федеральных ведомств.

Какие события, по вашим прогнозам, ожидают рынок российских систем электронных архивов в ближайшее время и в более отдаленной перспективе? Будут ли эти события, изменения симметричны происходящим за рубежом, или путь развития российского рынка систем электронных архивов будет уникальным?

– Я не думаю, что мы глобально чем-то уникальны в отличии от всего другого мира. Во многих странах схожие задачи, есть огромные массивы бумажных документов, которые надо сохранить, есть уже огромный объем электронных документов. Вероятнее всего, в ближайшее время наше законодательство будет меняться в части регламентации хранения электронных документов, будут появляться новые инaициативы. Игроки рынка будут предлагать свои решения. Но, конечно, крен будет в сторону хранения электронной информации, не обязательно документов в классическом понимании, но и сайтов, данных из социальных сетей, аудиовизуальной информации и т.п. Абсолютно точно решения будут мигрировать на импортонезависимое системное программное обеспечение, это будет наша особенность, так как мир в этом году показал, что зависимость страны в этой части является критичным моментом. Очень надеюсь, что постепенно будет переход и на отечественную элементную базу, системы хранения, хотя это более отдаленная перспектива - разрыв с мировыми производителями пока большой, некоторых решений просто нет как класса.

Большое спасибо за беседу!

Рубрики: Интеграция

Ключевые слова: ЭОС, Электронные архивы, ЭДО